Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro
desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a
profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje.
Descrever o perfil atual desta profissional é nosso maior objetivo, pois, assim
estaremos divulgando aos empresários e demais interessados a capacitação de uma
Secretária Executiva formada em nível superior com competência e aptidão para
atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar,
participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões
organizacionais.
A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de
11/01/96, possuindo também o Código de Ética. O curso de Secretariado é
oferecido tanto em nível técnico, como superior.
Em atendimento às frequentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo
dos negócios, como a Globalização, MERCOSUL e outras, o mercado profissional
exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um
espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades
específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais
diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:
Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas;
Assessorar direta ou indiretamente
executivos;
Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia
empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma;
Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a
comunicação geral e as técnicas secretariais;
Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta
social;
Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os
dentro de sua complexidade e importância;
Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade,
economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio
internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e
enquanto bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e
audio-compreensão) dos idiomas;
Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria,
gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a
mudanças.
O PERFIL SECRETARIAL ATUAL
Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas
de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já
é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as
necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar
com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do
mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para
Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da
empresa.
Cabe a Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde
a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise
levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas
em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a
organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz
necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham
também sugestões para resolução.
Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e
externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua
postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer
ou prejudicar a imagem da mesma.
Enfim, as atividades cotidianas das Secretárias Executivas requerem amplos
conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema
importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções
de problemas, que é o grande desafio na atribuição da Secretária do novo
milênio.
AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS
A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de
motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das
suas funções.
Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a
atuação eficaz de uma Secretária:
MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das técnicas gerenciais,
muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo essa, um elo de
ligações entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve
ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.
A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva
da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias.
Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos
com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas,
raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de,
lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho
realizado, contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se
sentem lembradas, reconhecidas).
LIDERANÇA - A liderança é mais uma das técnicas
gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a
praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do
contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém
que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as
tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha,
delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é
sempre positiva.
COMUNICAÇÃO - A comunicação é um tributo essencial da
atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional.
O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da
habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara,
objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois,
para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja
plenamente entendida e recebida pelo interessado.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A administração do tempo é
nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de
que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto
pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma
adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo
prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea
vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as
organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os
diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a
importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do
executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem
feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.
RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As atividades de uma
Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com
que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos
organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho
executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro
desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às
organizações.
INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma
das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que,
sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o
mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras
atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que
motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de
cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução
profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender
que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar
sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas
buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e
que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas
e resultados.
IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em
torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um
segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de
ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está
dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um
diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para
profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando
para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se
conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom
curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e
aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para
cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em
diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que
transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera
requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e,
se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.
O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA
Já foi o tempo e há muito tempo atrás, a Secretária Executiva era considerada
uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários, porém, este
conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o
desenvolvimento das entidades e empresas.
Com o avanço da tecnologia, a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos
necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim,
mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio,
para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo
assim, as necessidades das organizações. O executivo começou a reconhecer e
valorizar o papel da Secretária Executiva, quando essa passou a preparar
materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em
reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado
por ele, mas criado, realizado e administrado pela profissional Secretária
Executiva.
A Internet trouxe muitos avanços para a profissão, já que possibilitou a
comunicação com todos os segmentos organizacionais, principalmente com
Secretárias Executivas de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de
experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações
interpessoais. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão,
solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões,
pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A Secretária Executiva também
desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral, fala e traduz textos em
vários idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo.
Hoje, essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o
tempo, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os
clientes, têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe,
resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a
produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização,
cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de
perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando
a evolução científica e tecnológica. Tornou-se uma profissional com postura
aberta a mudanças, atitude empreendedora, presta assessoria a executivos e
dirigentes no desempenho de suas funções.
O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação das
Secretárias Executivas, e a procura é por profissional com postura de gerente,
gestora e assessora. A beleza pode ser importante, mas deixou de ser
fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos
negócios, com competitividade, segurança e qualidade
SUPORTE SECRETARIAL
Diante das profundas alterações por que vem passando o mercado de trabalho, o
Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes
de atividade como: assessor, sendo o agente executor mais próximo do centro de
deliberação do processo decisório; gestor, exercendo funções gerenciais;
empreendedor, com idéias e práticas inovadoras; e consultor, orientando a
empresa, sua razão de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da
organização, transformando ameaças em oportunidades, utilizando seus
conhecimentos para criar estratégias, aumentando assim as vantagens
competitivas.
A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior
produtividade nas organizações, tendo como atribuições: administrar eficazmente
o tempo; coordenar o trâmite de papéis, compras e cotação com fornecedores;
atender aos clientes internos e externos com eficácia; manter atualizados os
arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as
funções gerenciais; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação;
resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a
produtividade dos serviços; obter uma visão geral da cultura da empresa;
conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar
relatórios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as técnicas
secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a
informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos,
correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a
transmissão e difusão de informações.
CONCLUSÃO
A Secretária Executiva é uma profissional, que academicamente está sendo
preparada para estar apta a assessorar e articular a área administrativa das
empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral. A
administração, planejamento e organização são conceitos que a Secretária
Executiva deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparada para
ser inovadora, criativa, empreendedora, comunicadora e articuladora. Como
assessora e facilitadora, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes
internos e externos e como coordenadora de informações administra
relacionamentos e conflitos, ou seja, a profissional Secretária trabalha para a
organização e não somente para o executivo. Estas características estão
diretamente relacionadas com as mudanças políticas, econômicas e sociais tais
como, a globalização, que exige cada vez mais um novo perfil deste
profissional, que vem conquistando um espaço de grande relevância não somente
na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto
direcional e gerencial das mais diversas organizações, como mostra a própria
organização das Nações Unidas, no livro titulado “O Trabalho das Nações”, que
cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica entre o
seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”, definindo
a profissão como uma das mais proficientes e promissoras, esclarecendo que a
profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas.
Os pontos fortes da profissão são a expansão de limites com aumento de
responsabilidades, cargo considerado de alta confiança, com relativa
estabilidade e bom salário, considerando o padrão brasileiro. Os pontos fracos
ainda são a grande variação de salários, muitas denominações para a profissão,
falta de plano de carreira e de salários específicos para a profissional
Secretária.
A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim
para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas
finalidades e a administração, é fundamental. É necessário também dominar outro
idioma e saber tomar decisões. Para se atender a demanda, a Secretária
Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou
seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua
atuação. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e
o executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais da
Secretária para os resultados esperados.
A profissão de Secretária é afetada diretamente com as mudanças e tendências do
mercado por sua atuação nas organizações, pois, dentre suas habilidades estão
as funções de assessoria, participação e tomada de decisão.
BIBLIOGRAFIA
ALONSO, MARIA ESTER CAMBRÉA. A arte de assessorar
executivos. Edições Pulsar, São Paulo, 207 p., 2002.
CARVALHO, ANTONIO PIRES; GRISSON, DILLER. Manual do Secretariado Executivo. 3ª
ed., SP, Editora D’ Livros, 606 p., 2000.
Registro Profissional. Lei de Regulamentação. Obtido via Internet, endereço
www.fenassec.com.br. Acessado em 18/09/2005.
Suporte secretarial. Obtido via Internet, endereço
http://www.vestibular.ufba.br/guia/secretariado.html.
