MOTIVOS QUE FAZEM VOCÊ PROCRASTINAR

"A procrastinação pode ser causada por uma sensação de confiança. Você acredita que algo não é urgente e acaba adiando"

Você sempre deixa tudo para a última hora, evita tomar decisões importantes e vive adiando compromissos? Não se preocupe, você não está sozinho. A procrastinação é um problema na vida de muitas pessoas, hoje. E para largar esse hábito, primeiro é preciso saber os motivos por trás dele.

O site Fast Company conversou com o escritor Sebastian Bailey, autor do livro Mind Gym: Achieve More By Thinking Differently (em português, algo como Academia da Mente: Realize mais pensando diferente), que explicou as razões que nos fazem procrastinar e apontou maneiras de superá-las. Confira abaixo:

1. Sensação de confiança

A procrastinação pode ser causada por uma sensação de confiança. Você acredita que algo não é urgente e acaba adiando. É o caso de quem sempre adia aquela visita de checkup ao dentista, por exemplo. Claro, como toda procrastinação, pode levar a maus resultados: sem a consulta preventiva, você pode gastar muito tempo depois.

2. Evitar o desconforto

Outra razão que nos leva a procrastinar é achar que a tarefa será dolorosa, como pedir demissão ou acabar um relacionamento. "Em vez de entrar em uma situação confortável que levará a um final mais feliz, ficamos em posições desconfortáveis. O desconforto antecipado impede você de agir", afirma o especialista Sebastian Bailey.

3. Medo de fracassar

As pessoas também procrastinam quando se trata de algo muito importante, como lançar um novo negócio ou tomar uma grande decisão. Segundo Bailey, o medo do fracasso pode levar a preocupações irracionais. Alguém prestes a abrir uma empresa, por exemplo, pode acreditar que se seu negócio não der certo, sua família não conseguirá pagar o aluguel nem terá dinheiro para se alimentar. Fantasias assim, causadas pelo medo, podem impedir você de agir.

4. Barreiras emocionais

Depois de um longo dia de trabalho, você chegou em casa querendo dormir, mas estava tão cansado para arrumar a cama e trocar de roupa que acabou ficando acordado até tarde. Já aconteceu com você? De acordo com Bailey, é uma situação comum. Às vezes, estar muito estressado, animado ou cansado pode fazer com que você evite sair do lugar.

5. A ilusão da falta de tempo

Você pode achar que não está procrastinando e que apenas não tem tempo para completar alguma tarefa porque está "muitíssimo ocupado", mas não se engane: se você estiver adiando algo importante, é procrastinação. E do tipo perigoso, porque é fácil de acreditar que se está progredindo ao dar atenção a outras coisas.

Como parar de procrastinar

Agora que você já sabe por que procrastina, está na hora de tentar maneiras para livrar-se do hábito. Claro, não existe exatamente uma receita mágica, e é importante que você não se deixe entrar no "piloto automático" para não cair no costume. Essas dicas podem ajudar:

1. Comece com cinco minutos

Se o seu problema é começar, comprometa-se a trabalhar em sua tarefa por pelo menos cinco minutos. Você pode usar o cronômetro do celular e marcar o tempo. Depois dos cinco minutos, escolha se quer continuar ou não. Essa pode técnica funcionar para quem tem barreiras emocionais ou medo do fracasso, já que a ideia dos poucos minutos não intimida. Uma vez que você inicia o trabalho, entra no ritmo e supera os impedimentos.

2. Elabore punições para si mesmo

Essa técnica é boa para quem é fã de evitar o desconforto ou adia tarefas que não são urgentes. Decida uma punição que você receberá caso não cumpra com alguma tarefa. Deve ser alguma coisa que estimule você a agir. Você pode, por exemplo, escrever um cheque para o time de futebol que odeia passar a um amigo, pedindo a ele para depositar caso você não complete a meta estabelecida. Será difícil permanecer inativo se houver consequências. 

3. Crie novos processos

 Outra solução é colocar as tarefas temidas em novos contextos, criando um novo processo para lidar com elas. Você pode estabelecer deadlines para seus trabalhos ou compromissos, ou dias temáticos para seus projetos pendentes. Você pode escolher a sexta feira, por exemplo, como o dia de pagar contas, ou a segunda como o dia de responder todos os e-mails. 

   

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/5-motivos-que-fazem-voce-procrastinar/93581/

VOLTANDO A SER CRIANÇA

Vivemos uma realidade tão dura que às vezes queremos voltar à infância, à época de fantasias, convivência com os pais, tendo nosso próprio mundo, sem as múltiplas preocupações, tantas decepções e as constantes pressões. Mas nem todos tiveram um lar, ou não foram felizes na infância, e nem essa volta é possível. Mas ser adulto também não é sinônimo de carrancudo e só pensar na dura realidade. Jesus disse que precisávamos nos tornar como crianças para herdar o Reino dos céus. Viva o momento presente da vida, mas não mate o espírito de criança que um dia houve em você. Cultive a simplicidade, o mundo de sonhos a alegria, o amor à natureza e a confiança em Deus. Com toda a certeza sua vida terá mais sentido e muito mais beleza.

http://www.mensagenscomamor.com/homenagem_a_crianca_dia_da_crianca.htm#ixzz3FvjgvTb3

TEORIA ESTRUTURALISTA DA ADMINISTRAÇÃO

A Teoria Estruturalista surgiu por volta da década de 50, como um desdobramento dos autores voltados para a Teoria da Burocracia que tentaram conciliar as teses propostas pela Teoria Clássica e pela Teoria das Relações Humanas. Os autores estruturalistas procuram inter-relacionar as organizações com o seu ambiente externo, que é a sociedade maior, ou seja, a sociedade de organizações, caracterizada pela interdependência entre as organizações.

A Teoria Estruturalista, assim como a Teoria da Burocracia, faz parte também da abordagem estruturalista. O enfoque da teoria estruturalista é na estrutura e ambiente, assim, de acordo com Chiavenato (2003), essa teoria trouxe uma importante ruptura com relação às anteriores. Ela mostra a organização como sendo um sistema aberto que se relaciona com o ambiente e com outras organizações. A Teoria Estruturalista baseia-se no conceito de estrutura, que é um todo composto por partes que se inter-relacionam. Portanto, o todo é maior do que a simples soma das partes. O que significa que os sistemas organizacionais não são a mera justaposição das partes.

De acordo com Chiavenato (2003), esta teoria caracteriza-se por sua múltipla abordagem, englobando em sua análise a organização formal e informal, recompensas materiais e sociais e entre outros, reconhecem os conflitos organizacionais, ditos como inevitáveis. Por fim, os estruturalistas fazem uma análise comparativa entre as organizações, propondo tipologias, como, a de Etzione (1980), na qual ele se baseia no conceito de obediência, e a de Blau e Scott (1970), que se baseia no conceito de beneficiário principal.

Origem da Teoria Estruturalista

A Teoria Estruturalista foi criada a partir de um desdobramento da Teoria da Burocracia e como contrapartida da reviravolta na Administração, causada pelos princípios sociais e filósofos da Teoria das Relações Humanas.

Ao final da década de 1950, as Teorias Clássica e Relações Humanas criaram situações sem saída que a Teoria da Burocracia não deu conta de resolver, e a Teoria Estruturalista foi criada na tentativa de suprir essa carência de soluções na Administração. (CHIAVENATO, 2003).

A Teoria Estruturalista teve como origem os seguintes fatos:

• A oposição surgida entre a Teoria Clássica e a Teoria das Relações Humanas – incompatíveis entre si - tornou necessária uma posição mais ampla e compreensiva que integrasse os aspectos considerados por uma e omitidos pela outra e vice-versa. A Teoria Estruturalista pretende ser uma síntese delas, inspirando-se na abordagem de Max Weber.

• A necessidade de visualizar "a organização como uma unidade social complexa na qual interagem grupos sociais" que compartilham alguns dos objetivos da organização (como a viabilidade econômica da organização), mas podem se opor a outros (como a maneira de distribuir os lucros). Seu maior diálogo foi com a Teoria das Relações Humanas.

• A influência do estruturalismo nas ciências sociais e sua repercussão no estudo das organizações. O estruturalismo influenciou a Filosofia, a Psicologia (com a Gestalt), a Antropologia (com Claude Lévi-Strauss), a Matemática (com N. Bourbaki), a Lingüística, chegando até a teoria das organizações

• com Thompson, Etzioni e Blau. Na teoria administrativa, o estruturalismo se concentra nas organizações sociais.

• Novo conceito de estrutura. O conceito de estrutura é antigo. Heráclito; nos primórdios da história da Filosofia, concebia o "logos" como uma unidade estrutural que domina o fluxo ininterrupto do devir e o torna inteligível. É a estrutura que permite reconhecer o mesmo rio, embora suas águas jamais sejam as mesmas devido à contínua mudança das coisas. Estrutura é o conjunto formal de dois ou mais elementos e que permanece inalterado seja na mudança, seja na diversidade de conteúdos, isto é, a estrutura mantém-se mesmo com a alteração de um dos seus elementos ou relações. A mesma estrutura pode ser apontada em diferentes áreas, e a compreensão das estruturas fundamentais em alguns campos de atividade permite o reconhecimento das mesmas estruturas em outros campos. O estruturalismo está voltado para o todo e com o relacionamento das partes na constituição do todo. A totalidade, a interdependência das partes e o fato de o todo ser maior do que a soma das partes são as características do estruturalismo.

Homem Organizacional

Enquanto a Teoria Clássica caracteriza o "homo economicus" e a Teoria das Relações Humanas "o homem social", a Teoria Estruturalista focaliza o "homem organizacional", a pessoa que desempenha diferentes papéis em várias organizações. Na sociedade de organizações, moderna e industrializada, avulta a figura do homem organizacional que participa de várias organizações. O homem moderno, ou seja, o homem organizacional, para ser bem-sucedido em todas as organizações, precisa ter as seguintes características de personalidade:

• Flexibilidade, em face das constantes mudanças que ocorrem na vida moderna e da diversidade de papéis desempenhados nas organizações.

• Tolerância às frustrações para evitar o desgaste emocional decorrente do conflito entre necessidades organizacionais e necessidades individuais, cuja mediação é feita através de normas racionais, escritas e exaustivas.

• Capacidade de adiar as recompensas e poder de compensar o trabalho rotineiro na organização em detrimento de preferências pessoais.

• Permanente desejo de realização para garantir cooperação e conformidade com as normas organizacionais para obter recompensas sociais e materiais.

As organizações sociais são conseqüências da necessidade que as pessoas têm de relacionar-se e juntar-se com outras a fim de poder realizar seus objetivos. Dentro da organização social, as pessoas ocupam certos papéis. Papel significa um conjunto de comportamentos solicitados a uma pessoa; é a expectativa de desempenho por parte do grupo social e conseqüente internalização dos valores e normas que o grupo, explícita ou implicitamente, prescreve o indivíduo. O papel prescrito para o indivíduo é reforçado pela sua própria motivação em desempenhá-lo eficazmente. Cada pessoa pertence a vários grupos e organizações, e desempenha diversos papéis, ocupa muitas posições e suporta grande número de normas e regras diferentes.

Reengenharia

Segundo Ferreira, Pereira e Reis (2002), reengenharia é uma reestruturação radical da empresa por meio de um conjunto de processos que tem como finalidade o rápido ajuste às condições do mercado. A reengenharia é realizada de uma só vez, apresenta resultados em longo prazo e é um processo de alto risco.

Segundo Abreu (1994, apud Ferreira, Pereira e Reis, 2002), a reengenharia apresenta quatro fases:

1. Estratégia: É a fase em que ocorre a elaboração do planejamento estratégico.

2. Ativação: É a fase em que há a ênfase nos ganhos de desempenho.

3. Melhoria: É a fase em que há a agregação de novos valores.

4. Redefinição: Neste último, há a criação de novas unidades de negócios.

Ferreira, A.; Pereira, I.; Reis, C. (2002) afirma que, por ser uma reestruturação radical, a reengenharia traz diversas mudanças. Os colaboradores passam a trabalhar em equipes de processo em vez de departamentos de função. Essa mudança tem como conseqüência o fortalecimento do espírito de equipe e uma maior autonomia dos funcionários que passam a ser instruídos em vez de supervisionados. Além disso, a habilidade passa a ser o principal critério de promoção, substituindo o desempenho.

Apreciação Crítica

Segundo Ferreira, A.; Reis, C.; Pereira, I. (2002), as críticas feitas ao Estruturalismo normalmente são respostas às críticas formuladas pelos próprios estruturalistas em relação à outras teorias, principalmente à Teoria das Relações Humanas. Dentre as críticas recebidas, destacam-se as seguintes:

§ Ampliação da abordagem: A Teoria Estruturalista ampliou o campo de visão da administração que antes se limitava ao indivíduo, na Teoria Clássica, e ao grupo, na Teoria das Relações Humanas, e que agora abrange também a estrutura da organização, considerando-a um sistema social que requer atenção em si mesmo.

§ Ampliação do estudo para outros campos: A Teoria Estruturalista alargou também o campo de pesquisa da administração, incluindo organizações não- industriais e sem fins lucrativos em seus estudos.

§ Convergência de várias teorias: Na visão de Chiavenato (2003), nota-se, no Estruturalismo, uma tentativa de integração em ampliação nos conceitos das teorias que o antecederam, a saber: A Teoria Clássica, a Teoria das Relações Humanas e a Teoria da Burocracia.

§ Dupla tendência teórica: Ainda para Chiavenato (2003), alguns dos autores estruturalistas enfatizavam somente a estrutura e os aspectos que integravam a organização, onde a mesma é o objeto da análise. Outros autores se atêm aos aspectos como conflitos e divisões na organização.

Diante da fragilidade e da insuficiência da Teoria Clássica e a de Relações Humanas, estas criando um empecilho que a própria Teoria da Burocracia não conseguiu transpor, os estruturalistas procuram ter em vista a estrutura formal, porém, integrando a uma abordagem mais humanística. Consideramos, portanto, que ela é uma síntese da Teoria Clássica (formal) e da Teoria das Relações Humanas (informal), tentando integrar as duas, numa perspectiva crítica, Darkson Silva 2014.

Referências

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. Revisada e atualizada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

FERREIRA, A.; REIS, C.; PEREIRA, I.. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias: evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002.

A IMPORTÂNCIA DE SABER COMO SE COMUNICAR

A comunicação é um processo que envolve a troca de informações e utiliza os sistemas simbólicos como suporte para este fim. A comunicação está dividida em duas maneiras:

 • Comunicação Verbal: Que é a expressão do pensamento através de palavras ou através do que é escrito;

• Comunicação Não Verbal: Que são gestos, a postura do corpo, o olhar, expressões do rosto, o que fazemos como agimos etc.

Comunicamo-nos o tempo inteiro. E são através desta comunicação que passamos para os demais, o que queremos, nossas vontades, nossas reações, os nossos conhecimentos e principalmente a nossa personalidades. Por esse motivo, é de extrema importância, saber se comunicar, pois ao contrário o receptor estará interpretando a sua mensagem de uma forma totalmente diferente.

Uma pesquisa realizada mostrou que em uma escala de 100%,por exemplo em um simples conversão receptor registra 55% a comunicação não verbal,38% a forma como a mensagem é passada e 7% pelo conteúdo em si. Isso traduz um dito popular "Não é o que você diz que fere as pessoas, mas como você diz".

Em nossa comunicação existe a Confiança, as Barreiras Inconscientes á comunicação e as Barreiras conscientes á comunicação. Abaixo segue a explicação de cada uma.

COMO DESPERTAR CONFIANÇA:

A confiança que você desperta no seu interlocutor é fundamental para a boa comunicação. Isso poderá ocorre se forem observados os seguintes aspectos:

• Saber ouvir;

• Acreditar no que diz;

• Sinceridade;

• Dar mais do que está pedindo;

• Falar o nome do seu interlocutor;

• Aparência;

• Aperto de mão;

• Tonalidade da voz;

• Olhos nos olhos.

BARREIRA INCONSCIENTE Á COMUNICAÇÃO:

• Egocentrismo;

• A percepção que temos do outro;

• A competição;

• A frustração;

• A transferência;

• A projeção.

BARREIRAS CONSCIENTES Á COMUNICAÇÃO:

• O emissor tem pouco conhecimento do assunto ou um preparo inadequado;

• O emissor não acredita na mensagem;

• O emissor não está interessado no assunto;

• Tanto o emissor quanto o receptor estão momentaneamente preocupados;

• O emissor e o receptor usam vocabulários diferentes;

• Uma falha não-intencional para dizerem o que pensam;

• As diferenças culturais dos comunicadores;

• Os "status" diferentes entre os comunicadores;

• Um dos comunicadores tem reações hostis ou negativas para com outro;

• A pressão do tempo;

• Palavras inadequadas para expressar conceitos difíceis, relacionamentos ou situações;

• Uso de sistema inadequado de "Feedback".

Comunicação depois da sobrevivência física é a mais primordial necessidade do ser humano.

Abaixo segue um vídeo que resume de uma forma bem humorada esse assunto. Confira.

http://www.admabrangente.blogspot.com.br/2011/06/importancia-de-saber-como-se-comunicar.html

COMPORTAMENTOS IRRITANTES NO TRABALHO

Não se pode agradar todo mundo o tempo todo, é verdade. Sobretudo no mundo dos negócios. Conhecemos muita gente, temos contato com as mais variadas culturas e temos o dever de respeitá-las. Entretanto, existem alguns comportamentos que nos deixam à beira de um ataque de nervos!

O Agente da CIA

Você está trabalhando calmamente (ou não) e chega um colega e parece que ele não veio falar com você, mas sim com o seu monitor. É aquele cara que geralmente tem um problema e age como se você estivesse de prontidão só esperando para poder resolver. Este é um comportamento irritante, pois todo mundo tem sua individualidade, quer seja para escrever um email ou relatório confidencial ou mesmo para dar uma espiadinha no Facebook!

É quase como se você tivesse sua casa invadida por um agente da CIA em busca de provas de um crime que, talvez, você nem tenha cometido! Então, caros agentes, tentem focar sua atenção em seus interlocutores e use a mesma regra dos vampiros: só entre se for convidado!

O "Famiglia Mancini"

Todo mundo já viu filmes com aquelas famílias imensas italianas, onde todo mundo fala alto, gesticulando muito. E tem por aí algumas pessoas que parecem que possuem uma família italiana dentro de si de tão alto que falam!

Numa reunião ou num papo informal no café você não precisa chamar a atenção do andar inteiro. Existem outras pessoas por ali, sabia? Elas também estão trabalhando, precisam de concentração, ou estão ao telefone falando com pessoas importantes! Por falar em telefone, não assuma que a pessoa do outro lado da linha tem algum problema de audição só por que você não ouve direito o que ela diz.

O Conectado

Vivemos em um mundo altamente conectado! Hoje achamos estranho se alguém diz que não acessa internet pelo seu celular ou tablet. Mas existem poucas coisas mais desagradáveis durante uma reunião do que perceber que alguém na sua audiência "esconde" o celular debaixo da mesa e fica "com um olho no peixe e outro no gato". E o pior é que esse cara realmente acredita que está sendo muito discreto na sua olhadinha nos emails ou nas fotos fofas do Facebook!

O primeiro mito que deve ser desfeito aqui é que nenhum condutor, por pior que ele seja, é tão tapado que não percebe que existe algo ali mais interessante do que sua apresentação. Outra coisa é que é praticamente impossível manter o foco nas duas coisas. Nenhum apresentador no mundo é capaz de concorrer com fotos bonitinhas de crianças fofas ou de piadinhas da Whoever Sincera.

Foco é foco e você só tem um. Se você foi convocado para uma apresentação ou reunião, esqueça seu celular e demonstre o devido respeito pelo que está sendo apresentado.

O Desconectado

Trabalhamos em grandes empresas, distribuídas em vários andares, várias cidades ou vários países. Para encurtar essa distância, inventaram o e-mail ou programas de comunicação instantânea.

Só que tem um povo que, na contramão do Conectado, insiste em fazer pouco caso destas "modernidades" tecnológicas. Lembre-se que ninguém trabalha sozinho. Precisamos de apoio de outras pessoas para tomar decisões ou mesmo dependemos das decisões dela. Se você sempre "não tem tempo" para responder a esses meios de comunicação, que deveriam aproximar as pessoas, tenha certeza que corre o sério risco de passarem por cima de você! Ou tomarão decisões por conta própria ou falarão diretamente com o seu chefe. E não é nada bom ser reconhecido como "o cara que atravanca o processo".

Mas, bancando o advogado do diabo, entendo que existem muitas pessoas que tem um sério problema de falta de objetividade. E isso pode atrapalhar o seu trabalho. Mesmo assim, não é desculpa para você deixar alguns emails pra depois. Seja educado e tente levar seu interlocutor para o lado da objetividade, nem que você precise 

pedir diretamente isso.

O "Tô nem Aí"

Tem algumas pessoas que definitivamente parecem que não estão nem aí para o que os outros tem a dizer. Você está no meio de uma explanação, desenvolvendo uma ideia e o cara te atravessa, contra ou a favor e você perde completamente a linha de raciocínio.

Minha avó materna dizia que "quando um burro fala, o outro abaixa a orelha" e hoje acredito que tem muita gente precisando abaixar suas orelhas. Não estou dizendo que não se deve discordar de ideias ou que não se deve expor sua posição. Pelo contrário! Acho isso muito positivo! Mas faça com educação. Peça licença, levante a mão, espere uma pausa no discurso. Demonstre que você respeita o direito do outro de expor suas ideias. Certamente você receberá isso em troca.

O Hardy Har Har

Não importa quantas sugestões que você dê. Tudo tem um lado negativo, uma chance de não funcionar. Na busca pela ideia perfeita algumas pessoas acabam desmotivando outros. Afinal, se todas as minhas ideias tem algum ponto negativo prontamente atacado, por que eu continuaria esquentando os miolos?

Geralmente estas pessoas não fazem isso para defender suas ideias (embora também tenham casos assim); elas simplesmente buscam a solução perfeita, pensar exaustivamente em todas as possibilidades, não errar. Entretanto, não existe a ideia perfeita. Não se pode prever todas as variáveis num mundo tão complexo. Principalmente, não se pode controlar a complexidade do sistema em que vivemos.

Relaxe! Permita-se errar. Permita-se experimentar. O que você ganha com isso? Rapidez! Se você perde muito tempo debruçado em um problema (ou procurando novos problemas), a concorrência vai passar na sua frente.

El Chupa-cabra

Definitivamente, pra mim, este é o comportamento que mais me irrita no mundo corporativo. Existem pessoas que não são tão rápidas em ter ideias ou que não tem um processo criativo rápido, então, elas pegam carona ou se apoderam das ideias dos outros.

Quantas vezes você já ouviu, imediatamente depois de sugerir algo: "eu ia falar isso" ou "eu sabia que você diria isso"? Oras! Se sabia ou se ia falar, por que não abriu a boca? Este comportamento é identificado em pessoas inseguras, que acreditam que suas ideias não são suficientemente boas, então, quando algo se assemelha com seu pensamento, elas usam estas frases para apoiar as ideias dos outros e ficam pulando de ideia em ideia, apoiando todo mundo. Mas elas acabam passando uma impressão totalmente irritante, por que parece que estão se aproveitando de você. Parece mais uma líder de torcida volúvel.

Em outros casos, algumas pessoas simplesmente pegam pra si as boas ideias. Não tem muito o que falar sobre isso: é simplesmente antiético, feio, pequeno.

Todo mundo tem seu lugar ao sol, todo mundo erra ou acerta. Não tenha medo de se expor. No máximo, você será visto como o cara que está tentando fazer algo. Principalmente, tenha suas próprias histórias pra contar, no lugar de contar as histórias dos outros!

Ouça o que disse o Dalai Lama

Bem, existem muitos outros comportamentos que nos deixam loucos no dia-a-dia. Poderíamos ficar aqui falando por meses sobre o assunto. Eu até poderia escrever um livro sobre isso. Mas, no lugar de ficarmos aqui reclamando, convido o leitor a refletir sobre o que VOCÊ está fazendo que pode enlouquecer seus colegas de trabalho.

Será que você se comporta de alguma das maneiras descritas neste artigo? Ou outras maneiras, quem sabe? Ou você observa que gera algum outro incômodo nos seus pares? Olhemos para nós mesmos agora! Avalie-se continuamente, seja melhor a cada dia. Não espere apenas que os outros mudem!

Seja a mudança que você quer ver no mundo!

Eu, por exemplo, depois deste artigo, prometo que tirarei o celular de perto de mim nas reuniões!

http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/7-comportamentos-irritantes-no-trabalho/79633/

A FORMAÇÃO PROFISSIONAL DA SECRETÁRIA.

A competição nacional e internacional têm levado as empresas a recorrerem a profissionais especializados no auxílio ao gerenciamento dos seus serviços e projetos. Os executivos, incumbidos da ampliação de mercado, dependem da atuação de sua equipe de trabalho. Isso aumenta as chances para a profissional Secretária/ Assessora na edificação da sua posição, abrindo novos campos de atividades como colaboradoras qualificadas no desenvolvimento de tarefas no suporte administrativo.

Segundo a PSI - Professional Secretaries Internacional, uma agremiação de secretárias americanas, “uma secretária é a assistente de um executivo, a qual possui as habilidades técnicas da sua profissão, que comprova a capacidade de assumir responsabilidades, mesmo sem instrução direta, que possui iniciativa e capacidade de discernimento e toma decisões independentes dentro da área de responsabilidade que lhe foi transferida, a fim de auxiliar o executivo no cumprimento de suas tarefas complexas.”

É no staff que acontece o papel e a função secretarial, no qual ela assume, pelo seu desempenho, papel-chave na equipe administrativa, atuando na Inteligência Organizacional da empresa, realizando a integração logística, a fim de garantir, com eficácia, o resultado de seu departamento. Desta profissional é sempre esperado alto desempenho, pontualidade, retidão. Mas sempre dependerá de certa medida de iniciativa e autoconsciência para alcançar o sucesso.

Nos últimos anos, as secretárias vêm frequentando cursos de graduação em Secretariado na busca de conhecimentos técnicos e tecnológicos para a execução de suas atividade, a fim de conseguir maior destaque profissional. Um dos pontos positivos desse curso é o direito à obtenção do Registro Profissional que a tornará reconhecida como profissional da área, além de oferecer ao seu currículo um brilho especial. 

No percurso acadêmico crescerá, passo a passo, em direção ao exercício pleno da função, aprofundando-se em informações, experiências e conhecimentos que ampliarão seu campo de trabalho com mais preparo técnico e tecnológico das rotinas de sua profissão, tudo isso somado à inclusão de atividades inovadoras.

Uma secretária que queira ser qualificada tem de ser triplamente competente:

1. Competência técnica

Ter conhecimento exato da área de tarefas secretariais e responsabilidades do seu superior e do departamento;

2. Competência interpessoal

Compreende independência, iniciativa e consciência de responsabilidade, mostrando uma personalidade aberta, íntegra, que não pensa apenas de maneira analítica, porém reage a desafios de maneira flexível, desenvolve suas atividades de maneira amigável, decisiva criativa, resistente em picos de trabalho, e dá valor a uma aparência externa bem cuidada.

3. Competência de liderança

A capacidade de motivar, realizando o convívio humano de foram autêntica, justa e objetiva e com capacidade de empatia, enfrentando até mesmo as conjunturas desfavoráveis com serenidade.

Isto é o que lhe trará um diferencial e uma participação efetiva na equipe, através do desenvolvimento de novas ideias, medidas e melhorias em trabalhos que assumirá com iniciativa, criatividade, qualidade e integridade através de atitudes assertivas e humanistas.

Poderá ter como meta o objetivo de ocupar uma posição de maior independência e alta responsabilidade. Para isso, deverá acrescentar em seus anos de experiência efetiva dedicação profissional e acadêmica, o que lhe abrirá novas oportunidades em sua área, como tornar-se docente e/ou consultora.

POR: Eni Silva Antonio

http://aartesecretariar.blogspot.com.br/2009/05/formacao-profissional-da-secretaria-eni.html

TÉCNICAS SECRETARIAIS

O domínio das técnicas secretariais, seja talvez um dos fatores mais importantes para a secretária, pois compõe a utilização das ferramentas que a secretária precisa utilizar no dia-a-dia.

Check – List

 Quando necessitamos organizar algo, como reuniões, viagens, coffee Brian, casamentos, malas, etc., é sempre bom prepararmos com antecedência um check list, para evitar esquecer algo importante, e também para agilizar nosso trabalho.

Agenda

Ao planejar sua agenda, dê preferência às divisões semanais, que você pode ter a visualização da semana inteira num mesmo layout.

Bloqueie sempre em sua agenda, os horários de reuniões e compromissos. Antes de marcar um compromisso, SEMPRE verifique a disponibilidade na agenda, e procure evitar compromissos de última hora, os famosos “encaixes”. Sempre especifique se o compromisso será interno ou externo, isto lhe ajudará a definir intervalos dos outros compromissos que por ventura irá marcar.

Ao final de cada dia, analisa o próximo dia e faça os ajustes necessários.

Procure anotar de uma agenda para outra, todos os compromissos cíclicos, como por exemplo, aniversários e datas comemorativas, pois você saberá quando surgir algum compromisso neste dia, e que não será possível marcá-lo. Uma ferramenta útil que podemos utilizar em conjunto com a agenda é o follow-up.

Programas como  Microsoft Outlook pode ser útil, avisando os horários por meio de alarmes, e pela internet existem muitos outros programas com uma infinidade de recursos, mas não podemos confiar apenas em um, por questão de segurança, se utilizar agenda eletrônica, mantenha sempre a velha e boa agenda de papel.

Follow-up

É uma expressão técnica que significa acompanhamento, e ajuda a complementar a agenda da secretária. O follow-up é uma pasta sanfonada com as 12 divisões (meses do ano), ou com as 31 divisões (dias do mês), e a tradicional em ordem alfabética e temos também o modelo de follow-up eletrônico, que pode ser feito por meio de programas especializados, como agendas eletrônicas, que avisam com e-mails alarmes os compromissos. Podemos encontrar este tipo de ferramenta no Microsoft Outlok, e até mesmo em programas via internet, como o Google Alerts.

Para um auxilio mais eficaz, é necessária atualização constante do follow-up, de preferência ao longo de cada dia de trabalho, pois nela armazenamos nossos assuntos pendentes de cada dia, e conforme vão surgindo, vamos apenas adicionando às divisões correspondentes.  Sempre ao final do dia, checar o dia anterior, para evitar qualquer imprevisto no dia seguinte.

A secretária pode utilizar o follow-up para acompanhar seus trabalhos e também para acompanhar os trabalhos que devem ser feitos pela equipe, e principalmente para os assuntos de seu executivo.

Podemos utilizar o follow-up para arquivar:

• Memorandos, cartas, e-mails que necessitam de resposta que estão pendente, relatórios;
• Contas a pagar;
• Controle para renovação de contratos, assinaturas, contratos para assinar;
• Lembrete de assuntos que estão em andamento, como compromissos com clientes, reuniões, assuntos para resolver nas reuniões;
• Providências a serem tomadas, telefonemas para realizar, etc.

No follow-up não se guardam documentos originais, ou processos inteiros, procure deixar um bilhete de referência a eles, ou uma ficha de controle para fazer o acompanhamento sobre o assunto. Evite transmitir de um dia para o outro por que não pôde resolver.

Administração do Tempo

           

Administrar o tempo não é realizar as tarefas de forma cronometrada, e sim saber definir a prioridade de realizá-las. É impossível conseguirmos fazer tudo o que precisamos ou queremos. Mas falar em administrar o tempo é falar em conseguir realizar nossas prioridades, sendo assim, temos que saber com clareza o que nos é prioridade, pois as outras coisas que deixamos de fazer têm quer ter consciência que talvez nunca sejam feitas.

Quem não administra seu tempo, é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas com pressão, nervosismo, impaciência, e nunca na ordem, e muito menos no momento em que desejam. Dizer que as pessoas trabalham melhor sob pressão é talvez um dos mais absurdos mitos.

Pela lógica, devemos listar as coisas que nos são importantes e aquelas que temos urgência em responder. Com certeza que na nossa lista também estarão coisas que não são importantes nem urgentes, porém são coisas que queremos, e também sei que não estarão em nossas listas coisas que são importantes e urgentes, pois somos nós que não damos devida importância a elas.

Vamos entender esta questão; vamos dizer que você considera importante ficar mais tempo com a sua família, porém você trabalha 9 horas por dia. Se o seu trabalho é mais importante do que você ficar com a sua família tudo bem, o problema está resolvido, você trabalha e deixa sua família sem você, mas, se você acha que sua família é mais importante, então podemos classificar seu trabalho como urgência, no sentido de que é algo que deve ser feito, pois senão você poderá ser demitido, perderá clientes, deixará de cumprir com suas tarefas, etc., e sem trabalho você terá problemas em manter sua família. É neste exato ponto que as pessoas se perdem, o que é importante e o que é urgente.

Quando trabalhamos, não estamos ocupando o nosso tempo com isso. Quando somos contratados, estamos cedendo nosso tempo a outros, então quer dizer que este tempo não é mais nosso, não nos pertence mais. Temos “n” coisas para fazer com este tempo. Não mandamos em boa parte do nosso tempo, isso é algo real. Sendo assim, nosso tempo também é dinheiro, pois devemos lembrar que existem empresas pagando pelo nosso tempo, não é à toa que os ingleses dizem que “Time is Money” (tempo é dinheiro). A questão é que, tempo tem um valor monetário para quem tem objetivos. Na verdade o trabalho é uma troca de tempo por dinheiro, eu cedo meu tempo produtivo, e alguém me paga por ele.

O maior problema é quando administramos mal nosso tempo no trabalho, pois interfere no pequeno tempo que temos para nós, pois teremos que fazer horas extras e levar trabalho para casa para compensar este tempo perdido. Usar mal, quer dizer que usamos de forma incorreta o tempo, sem classificar o que é importante ou urgente. Administrar o tempo não é ficar escravo do relógio, mas ganhar autonomia de sua vida, sendo uma batalha diária, que temos que vencer.  Ser eficaz é fazer as coisas certas, porém, ser eficiente é fazer as ociosas certas com o menor recurso possível.

Perdemos a maior parte do nosso tempo produtivo com interrupções, tanto dos chefes, quanto dos colegas e o excesso de telefonemas também é um grande problema. No Brasil, o excesso no tempo das reuniões é algo mais problemático ainda, pois existem pessoas que não precisariam estar lá, assuntos que não precisariam ser discutidos, traduzindo, uma perda significativa no seu precioso tempo.

Todos os dias, cada um de nós recebe exatamente 24 horas. Mesmo com esse igualitarismo, um consegue realizar mais tarefas do que outros, que enquanto isso, ao final do dia sente que não fez nada, e um dia perdido não consegue jamais ser recuperado. Nos dias em que vivemos hoje, a maior escassez do homem não é apenas dinheiro, ou matéria-prima, mas sim tempo.

Quem tem tipo não é aquela pessoa que não faz nada, e sim aquela pessoa que sabe o que fazer com o tempo que tem, administrando todas suas tarefas e as classificando de acordo com suas necessidades. E estar sempre ocupado e sem tempo também não é necessariamente que a pessoa é produtiva, pelo contrário, podem estar gastando todo o tempo que dispõe com total improdutividade, fazendo coisinhas daqui e dali, se finalizar nada ou sem conseguir fazer absolutamente nada.

É por estas questões, que para conseguirmos administrar nosso tempo, temos que, além de definir nossas prioridades, temos que ter visão de futuro, saber onde queremos chegar, seja daqui a dois dias, ou daqui a cinco, dez ou vinte anos. Devemos traçar metas, objetivos, planos para nossa vida. Em segundo passo, temos que transformar nossos objetivos em metas, e iniciar a especificar como estas metas e em quanto tempo elas deverão ser alcançadas. O terceiro passo é criar planos e estratégias para poder alcançarmos tais metas, como conseguir, se for necessário dinheiro, como conseguir, etc. Em quarto lugar, colocar em prática e fazer o que deve ser feito para que alcancemos as metas e objetivos por nós propostos.

Devemos lembrar que tempo é muito mais que tudo isso que discutimos, tempo é vida, se desperdiçarmos tempo, estamos desperdiçando nossas vidas. Podemos chegar à conclusão de que, quem administra seu tempo, ganha tempo, e acaba ganhando vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Ganharmos tempo dentro do tempo que temos em nossa vida é algo que está ao alcance de todos nós.

Uma verdade é fato: quem não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca irá chegar, mesmo que tiver tempo!

Organização de arquivos

Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.

• Lugar onde se guardam documentos
• Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes etc.
• Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.

Segundo a  Associação de Arquivistas Brasileiros arquivo têm a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Vamos tomar atenção para não confundir ARQUIVO com o nome do móvel onde se guardam os documentos.

Toda empresa têm uma grande demanda de papéis que devem ser arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre outros. E estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa achá-los com extrema facilidade.

A existência de um arquivo vem da necessidade do armazenamento documentos que a empresa necessita, arquivo é mais que um lugar para armazenamento de documentos, é onde está toda a trajetória da empresa, sua história ao longo do período que ela existe. Organizar os arquivos da empresa é um investimento, jamais pode ser encarado como uma despesa.

A necessidade de mantermos um arquivo, é a necessidade de poder conservar os documentos.

Esses documentos podem ser:

Secretos: que exigem absoluto sigilo e cuja divulgação prejudica a segurança das partes envolvidas.

Confidenciais: tratam de assuntos pessoais ou de interesse da empresa, e que deve ser do conhecimento do menor número de pessoas possível.

Reservados: os quais devem ser guardados o sigilo por um determinado tempo. Quando terminado esse período, podem ser divulgados.

Ostensivos: devem ser exibidos ou divulgados, pois é do interesse de todos.

Fiscais: todo documento comercial que está sujeito a uma fiscalização por um órgão municias, estadual ou federal. O documento fiscal pode ser solicitado para comprovar uma transação efetuada pela empresa. Tais como notas fiscais, guias de recolhimento de ISS, ICMS, IPI, INSS, balanços, faturas etc.

Estes documentos devem estar separados, e para tal feito, é necessário ler o documento e analisar sua origem. A organização dos arquivos deve ser feita no mínimo anualmente, e conferir e guardar os documentos que realmente são importantes, porque 75% dos papéis gerados pelas empresas é exclusivamente lixo. Devemos organizar para saber quais documentos devemos mover para o arquivo inativo, os que já não ter serventia porque já venceram na tabela de temporalidade, e que, portanto devem pertencer ao arquivo morto. Devo ter em meu arquivo corrente (ou dinâmico), apenas documentos do ano em curso, pois são deles que mais vou precisar.

·  Arquivo Corrente ou Dinâmico – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.

· Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semiativo. São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.

·  Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.

Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”.

Para alcançamos a plenitude do nosso arquivo, devemos ter nele: organização, segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, fácil acesso e uniformidade.

O móvel onde podemos armazenar os documentos são:

•  Gaveteiros: que geralmente são de pastas suspensas. A desvantagem é que se ele for muito alto e enchermos mais as gavetas de cima e menos as de baixo, corremos o risco de ele tombar em nosso corpo quando for aberto. Se o utilizar, evite deixar as gavetas aberta, e /ou as pastas muito abarrotadas, pois quando for pegar uma pasta, outra virá junto e cairá.
•   Armários: podemos guardar as pastas A-Z, pastas normais, pastas sanfonadas, em caixas, como caixas de arquivos suspensos. A vantagem é que pode ficar uma organização mais visível e ao alcance.
•     Deslizantes: ele se contrai e se expande, se adequando à lugares pequenos, ou com volume muito grande de documentos. Geralmente é mais utilizado em bibliotecas, para o armazenamento de livros.

Para uma melhor estática aos nossos documentos, podemos nos atentar a alguns detalhes, como, para separar documentos, utilizar pastas “L”; preferir grampear os documentos ao prendê-los com clipes, e sempre lembrando que o grampo deve estar na parte superior esquerda; documentos com furos devemos reforçar com adesivos próprios para esse fim; e quando retirarmos algum documento do arquivo, marcar esta parte para devolver o documento para o mesmo lugar.

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COMO CAUSAR UMA PRIMEIRA IMPRESSÃO INCRÍVEL - SETE DICAS

"Estar bem vestido e arrumado, sem exageros, passando uma imagem profissional, é o primeiro passo para causar uma boa impressão"

Julgar um livro pela capa é uma atitude quase inevitável para o ser humano. De acordo com o professor de psicologia Nicholas Rule, da Universidade de Toronto, nós não só formamos primeiras impressões, como fazemos isso muito rápido, e encontramos grandes dificuldades para tentar mudar a ideia inicial que temos sobre alguma coisa ou alguém.

É muito importante, portanto, causar uma boa primeira impressão, especialmente em ambientes de negócios e networking. Como fazer isso? Na ciência encontramos algumas respostas e conselhos para aplicar ao conhecer alguém. Veja alguns abaixo, que encontramos em artigo da escritora Jessica Stillman.

1. Cuide da aparência

Esse primeiro ponto é um tanto óbvio e não precisa de tanto esforço: estar bem vestido e arrumado, sem exageros, passando uma imagem profissional, é o primeiro passo para causar uma boa impressão.

Por mais que não gostemos, a realidade é que, ao conhecermos alguém, a aparência conta muito. Se você tem tatuagens ou piercings, ou algum outro elemento visual que desperte nas pessoas certa ideia sobre você, busque se adaptar às situações de encontro profissional. Não precisa mudar sua aparência, mas adequá-la ao ambiente ou pessoa que você conhecerá.

2. Defina uma intenção

Ter objetivos ao conhecer gente nova é tão importante quanto em outras áreas da vida. Ao marcar presença em um evento, por exemplo, pense antes sobre que tipo de pessoas deseja conhecer e como você quer se portar diante delas. Isso ajuda a preparar a mente e colocar o foco na energia que você quer transmitir.

3. Deixe a outra pessoa falar primeiro

Uma forma de ganhar a confiança de uma pessoa é ouvi-la. Se você conseguir lutar contra o impulso de falar sobre sua própria vida, voltando a atenção para o que o outro quer dizer, terá mais chances de causar uma impressão de familiaridade. Nem todo encontro de negócios é uma negociação e precisa ser iniciado por você. Deixar o outro falar, e demonstrar interesse, gera uma impressão de bondade e um sentimento de empatia.

4. Não desvie o olhar

O blog da Sociedade Britânica de Pesquisa em Psicologia publicou estudo mostrando que pessoas que olham nos olhos são percebidas - inconscientemente - como mais inteligentes. Procure não desviar o olhar, portanto, mas busque olhar de forma natural, para não criar uma tensão na pessoa com que você está interagindo.

5. Não fale muito devagar

O mesmo estudo da Sociedade Britânica de Pesquisa em Psicologia mostrou que pessoas que demoram muito para concluir suas frases, e usam muito "hum" ou "ah" passam a impressão de não serem sinceras. A pesquisa consistiu em colocar gravações com pessoas falando para outras ouvirem. As que falavam muito devagar foram consideradas menos persuasivas, menos verdadeiras e menos fluentes.

6. Não esconda seus defeitos

Por mais que seja importante tentar ser agradável ao conhecer alguém, não é preciso tentar ser perfeito. Seja aberto e busque demonstrar interesse e atenção, mas não se preocupe em dar respostas ideais e fingir que não tem defeitos. Esse tipo de comportamento soa falso e pedante. Conversar sobre coisas que não vão também à sua vida, deixando de lado a tentativa de criar uma imagem de perfeição, pode ser uma ótima forma de gerar empatia.

7. Conheça pessoalmente

Ao precisar encontrar com alguém importante pela primeira vez, tente fazer isso pessoalmente. Uma série de estudos da Universidade da Columbia Britânica mostrou que primeiras impressões formadas por contato em vídeo são diferentes das formadas pessoalmente. Os primeiros encontros feitos por vídeo na pesquisa, com mais de 1000 pessoas, tiveram muito mais feedbacks negativos do que os feitos pessoalmente.

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/7-dicas-para-causar-uma-primeira-impressao-incrivel/91204/