QUAL O JEITO CERTO DE CONJUGAR "VER E VIR" ?

ENCONTRE A CRIANÇA QUE EXISTE EM VOCÊ

CINCO PILARES DO RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

Entre os relacionamentos que temos na vida, os de trabalho são diferenciados por dois motivos: um é que não escolhemos nossos colegas, chefes, clientes ou parceiros; o outro é que, independentemente do grau de afinidade que temos com as pessoas do ambiente corporativo, precisamos funcionar bem com elas para realizar algo juntos.

Esses ingredientes da convivência no trabalho nos obrigam a lidar com diferenças de opinião, de visão, de formação, de cultura, de comportamento… Fazer isso pode não ser fácil, mas é possível se basearmos nossos relacionamentos interpessoais em cinco pilares: autoconhecimento, empatia, assertividade, cordialidade e ética.

Autoconhecimento – Fundamental para administrar bem os relacionamentos, autoconhecimento implica reconhecer nossos traços de comportamento, o impacto que nos causamos outros e que comportamentos dos outros nos incomodam. Por exemplo: uma pessoa objetiva e dinâmica, que gosta de agir com independência e rapidez para atingir seus objetivos, pode ter conflitos na interação com um colega de perfil mais cauteloso e metódico, que segue regras à risca e tem um ritmo mais lento por se preocupar com detalhes. Porém, se pelo menos um dos dois tiver autoconhecimento, pode utilizar estratégias que minimizam o conflito com o outro.

Empatia – Trata-se de considerar os outros, suas opiniões, sentimentos e motivações. Sem isso, não há como chegar a uma negociação ganha-ganha, fruto de um relacionamento equilibrado. A empatia também nos torna capazes de enxergar além do próprio umbigo e ampliar nossa percepção da realidade com os pontos de vista dos outros. Entre as várias coisas que se pode fazer para praticá-la, a mais básica é saber ouvir.

Assertividade – Para ter relacionamentos saudáveis, não basta ouvir: é preciso também falar, expressar nossas opiniões, vontades, dificuldades. É aí que entra a assertividade, a habilidade para nos expressar de forma franca, direta, clara, serena e respeitosa.

Cordialidade – Tratar as pessoas com cordialidade é ser gentil, solícito e simpático, é demonstrar consideração pelo o outro de várias formas. Pode ser com o “bom dia” com que saudamos o destinatário de nossa mensagem de e-mail, com o ato de segurar a porta do elevador para alguém entrar  ou apanhar do chão um objeto que o colega deixou cair. Dizer “obrigado” olhando a pessoa nos olhos, oferecer-se para prestar uma ajuda,  cumprimentar aquele com quem cruzamos no corredor, mesmo saber seu nome… A cordialidade desinteressada, que oferecemos por iniciativa própria, sem esperar nada em troca, é um facilitador do bom relacionamento no ambiente de trabalho.

Ética – Ser ético é ter atitudes que não prejudiquem os outros, não quebrem acordos e não contrariem o que se considera certo e justo. Podemos ter muito autoconhecimento, ser altamente empáticos e assertivos, mas, se não nos conduzirmos pela ética, não conseguiremos manter relacionamentos equilibrados.

Fortalecer esses pilares traz melhorias não só para nossas interações no trabalho, mas também para as de outras áreas da vida – familiar, afetiva, social, de amizade. Vale a pena investir nisso – afinal, os relacionamentos são a melhor escola para o nosso desenvolvimento pessoal. 

DICAS DO HOMEM-ARANHA PARA O SEU SUCESSO PROFISSIONAL

Esta semana, estava conversando com um amigo meu sobre cinema e depois de muito discutir, nos demos conta que estávamos falando sobre sucesso profissional (que não tinha nada a ver com o assunto inicial). Acontece que, no meio da conversa, os dois assuntos se uniram e eis que surgiu a idéia para um texto mais “extrovertido” e simples aqui no blog.

Os filmes (nem tão recentes) do Homem-Aranha possuem algumas lições que podem ser adaptadas para nosso dia-dia profissional. Essas lições podem ser observadas no desenrolar das conhecidíssimas aventuras de Peter Parker e sua vida como super-herói, no cinema e nos quadrinhos.

Apesar de não ser um aficionado nem por cinema, nem por quadrinhos, tentarei expor três dessas observações às quais não é preciso ser profundo conhecedor do personagem para compreender. Perdoem-me algum erro acerca das informações do personagem em si, aqueles que são verdadeiras “enciclopédias” sobre o herói.

Lição 1: Ouça os mais experientes

Como sabemos, o Homem-Aranha possui uma força sobre humana, sem falar de todas as habilidades e poderes de aranha: lançar teias, escalar paredes, instinto super  apurado, dentre outras coisas. Apesar disso, sempre que o herói se encontra com dúvidas ouve sua frágil e doce Tia May que, quase sempre, dá conselhos que resolvem seus conflitos. Ou seja, apesar de toda sua competência, habilidade e conhecimento na luta contra o crime, a experiência de sua Tia May supera todos os superpoderes do herói.

Assim é também em nossa vida profissional. Apesar de sua capacidade técnica, conhecimentos, habilidades ou capacitação, é importante que não cometa o erro de achar que esses “poderes” o fazem superior àqueles mais experientes, mesmo que esses, aparentemente, não tenham tais poderes.

Lição 2: Seja profissional

Peter Parker possui uma paixão, inicialmente platônica, por sua amiga de infância Mary Jane e, como Homem-Aranha, consegue finalmente conquistar seu amor. Porém, isso não é tão fácil quanto parece, uma vez que Peter se encontra sempre entre seus deveres como super-herói e a segurança do amor de Mary Jane. Muitas vezes, o herói se encontra entre assistir a peça teatral de sua garota e alguma ameaça aos habitantes (pessoas que nem conhece) da cidade. E, na maioria das vezes, seu dever como super-herói fala mais alto.

Mas calma, gente. Não estou afirmando que devemos abandonar nossas famílias, namoradas, noivas ou esposas, fazer horas-extras, trabalhar no final de semana, ou o que quer que seja, para fazer um relatório, tomar uma decisão na empresa ou conferir se alguma documentação está errada. O que quero frisar aqui é o COMPROMETIMENTO COM SEU TRABALHO (nas devidas proporções), responsabilidade com prazos e com seus superiores e subordinados. Ou seja, realmente estar disposto a fazer as coisas acontecerem em seu trabalho, e não ficar alheio a ele.

Lição 3: Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades

A terceira e última lição vai, de certo modo, ao encontro da primeira. Ela é citada pelo Tio Ben, tio de Peter, cujas sábias contribuições nos foram dadas logo na primeira sequência da história.

Quantos sonham com promoções, reconhecimento do chefe, autonomia de trabalho ou projetos desafiadores? Com certeza todos que leem esse artigo! Porém, nem todos estão preparados para assumir tais responsabilidades. Autonomia, reconhecimento e desafios trazem cobranças mais severas e maior responsabilidade com o resultado final da organização. Um técnico tem menos “poder” que um coordenador, por exemplo, porém suas responsabilidades são exponencialmente maiores e cabe a quem assumi-las estar preparado para a oportunidade, ou como Tio Ben disse: poderes. Dessa forma, cabe ao gestor ter consciência e estar preparado para as grandes responsabilidades que vêm com o poder dentro da organização.

Sei que muitas destas dicas já foram apresentadas por diversas pessoas ou até mesmo pelo consenso geral, mas a comparação, até certo ponto extrovertida, com o super-herói é valida para dar uma contribuição, ainda que pequena, a vocês, leitores do blog. Espero que tenham gostado! Comentem!

http://www.sobreadministracao.com/dicas-do-homem-aranha-para-o-seu-sucesso-profissional/

DEZ MANDAMENTOS DA ÉTICA NO TRABALHO

1. Seja honesto, honrado e digno em qualquer situação;

2. Nunca faça algo que você não possa assumir perante sua equipe, seus superiores, seus subordinados ou o público;

3. Seja humilde, tolerante, flexível e disposto a ouvir críticas e sugestões;

4. Críticas e repreensões devem ser feitos primeiro à pessoa a quem se referem, cara a cara. Se houver o dever de levá-los a mais alguém, que não seja pelas costas;

5. A privacidade do colega, do cliente e de todos os demais é inviolável. Independentemente de questões de propriedade corporativa, mexer na mesa, gaveta, informações ou documentos alheios exige autorização (de norma ou da pessoa envolvida) em qualquer circunstância;

6. Em ações e discussões internas, assuma sempre seus valores e princípios e as consequências dos atos a que eles conduzirem, mesmo que isso signifique ficar contra a maioria – mas jamais procure obstruir o direito de expressão e voto no posicionamento alheio;

7. Fique longe de fofocas e comentários maldosos, mesmo que pareçam fazer parte da cultura do grupo. Muitas vezes, o simples fato de dar ouvido a elas pode ser suficiente para identificá-lo com o rótulo de fofoqueiro;

8. A relação hierárquica e de equipe não deve considerar amizades nem antipatias. O subordinado amigo deve ao seu chefe o mesmo tratamento que os demais, e o chefe amigo precisa cuidar para jamais privilegiar o subordinado que lhe é próximo. Da mesma forma, antipatias pessoais não têm espaço no ambiente profissional. Reserve-as para seu íntimo e procure oportunidades para superá-la. No trabalho, trate o colega com o respeito comum, mantenha distância se possível, e não comente com outros a antipatia que sente;

9. Sempre dê crédito a quem merece, sem jamais aceitar elogios ou recompensas pelo mérito alheio;

10. Ao errar, reconheça, sem exageros. A atitude esperada é “não foi um erro intencional, vou providenciar para que não ocorra de novo e vou remediar o acontecido”.

Fonte: Blog CMMI

BARREIAS À COMUNICAÇÃO NO TRABALHO

Como ter uma comunicação fluida e eficaz?  Uma comunicação fluida e eficaz é um requisito indispensável em qualquer ambiente de trabalho. Saber transmitir uma mensagem, garantindo que esta vai ser corretamente percebida por quem a recebe é, sem dúvida alguma, um ponto chave nas relações profissionais.

Para ajudá-lo a melhorar as suas competências nesta área, selecionamos alguns dos principais obstáculos a uma comunicação eficaz.

Atitudes defensivas / agressivas.  Muitas pessoas perdem facilmente a razão quando são confrontadas com uma critica ou um reparo menos favorável, deixando-se levar pelo lado emocional e reagindo de imediato com hostilidade. É importante manter uma postura equilibrada, ouvir o que a outra pessoa tem a dizer e defender a sua opinião com argumentos plausíveis, pois só assim a comunicação se pode fazer de forma eficaz.

E-mails confusos, pouco claros.  As dificuldades de comunicação associadas a e-mails tanto podem acontecer quando é partilhada demasiada informação como quando as mensagens são muito sintéticas e acabam por não transmitir uma mensagem compreensível. Sendo o e-mail uma das formas de contato mais utilizadas no ambiente profissional é necessário ter cuidados extra para evitar este tipo de falhas de comunicação.

Estar desatualizado.  Transmitir informação desatualizada ou dar uma opinião sem estar munido de todos os dados relevantes pode gerar confusão nos seus destinatários, que ficam sem perceber se a situação voltou a um passo anterior ou se quem comunica está errado. Certifique-se sempre em que ponto da discussão se encontra e reúna todos os elementos necessários para saber do que se trata.

Falar muito.  É um erro pensar que o segredo de uma boa comunicação está no excesso de informação transmitida.  Seja com um cliente, um colega ou mesmo o seu chefe, o facto de não se cingir à informação essencial e fazer perder muito tempo com pormenores irrelevantes, faz com que a paciência se esgote rapidamente e a atenção ao que está a dizer se perca, com prejuízo para informações que poderiam ser realmente importantes.

Apresentações/Discursos.  Não transforme as suas exposições orais em momentos aborrecidos para a audiência, seja em apresentações para clientes ou em simples reuniões de equipa. Se não se preocupar em estabelecer uma relação de proximidade com a audiência, corre o risco de facilmente perder a sua atenção e de não conseguir fazer chegar a sua mensagem.

Não “olhar para fora”.  Quando uma pessoa está muito “por dentro” de um determinado assunto acaba, muitas vezes, por assumir que os outros têm a mesma familiaridade com o tema fazendo com que não seja muito esclarecedora.

Não ouvir.   Para bem comunicar, saber ouvir é tão importante como saber falar. Aprenda a assimilar e compreender a informação que lhe está a ser transmitida e deixe o seu interlocutor chegar ao fim do raciocínio, antes de discordar ou interromper com dúvidas sobre o que está a ser dito.

Não pensar antes de falar.  O segredo de uma boa comunicação também passa pelo cérebro. Parece óbvio, mas a verdade é que algumas pessoas não são capazes de transmitir uma mensagem articulada simplesmente porque não pensam nas suas ideias antes de as exporem. Concentre-se mais na mensagem como um todo do que nas palavras, porque é mais fácil encontrar alternativas se surgir uma “branca”.

Não reconhecer que não sabe.  Ao contrário do que poderia à partida parecer, não assumir a falta de conhecimentos ou competências em determinada área, apenas faz aumentar a sua vulnerabilidade a discussões infundadas e falhas de comunicação. É preferível escusar-se a dar uma opinião, até aprofundar um pouco o tema, do que falar do que não sabe, originando discussões desnecessárias e pondo em risco a sua credibilidade geral.

Não ser consistente.  A comunicação não é só aquilo que dizemos, mas também as mensagens que, através do corpo e do olhar, transmitimos a quem nos rodeia. Tentar passar uma mensagem que a sua linguagem corporal está a contrariar é um erro e facilmente detectado pelos seus receptores. Por exemplo, tentar passar uma mensagem de otimismo demonstrando tiques de preocupação e ansiedade irá descredibilizar a mensagem transmitida.

Ouvir música através de auscultadores.  As opiniões divergem: algumas pessoas são da opinião que ouvir música diminui a produtividade, enquanto que outras consideram que ajuda a manter a concentração. Quando a música não é comum a todo o espaço de trabalho e para ouvi-la tem de usar auscultadores pode passar a ideia de que prefere estar isolado ou de que está no “mundo da lua”, criando uma barreira forte à comunicação com os seus colegas de trabalho.

Porta fechada.  Atualmente já são muitas as empresas que têm openspaces para, entre outras coisas, eliminar barreiras comunicacionais. Mas, em muitas outras empresas, as pessoas continuam em gabinetes e com barreiras físicas a prejudicar a sua comunicação. Nestes casos, manter a porta fechada pode transmitir a ideia de que não quer ser incomodado, devendo reservar a porta fechada para situações em que realmente precisa de alguma privacidade (em reuniões, por ex.) ou para quando for essencial ter algum sossego para concentrar-se.

Selecionar destinatários.  Ser demasiado restritivo ou inclusivo na lista de destinatários de e-mail ou de pessoas convocadas para uma reunião pode gerar mal entendidos ou confusões desnecessárias. Apesar de a regra deva ser a da comunicação transparente e sem bloqueios, o excesso de partilha, sobretudo quando abrange quem não tinha qualquer envolvimento na questão, poderá originar alguma desordem e pôr em causa os objetivos propostos.

http://emprego.sapo.pt/executivo/guia-carreira/artigo/10/artigo.htm

O REGIME MILITAR: DESCENTRALIZAÇÃO EM TEMPO DE AUTORITARISMO

O governo militar no Brasil ocorreu entre o ano de 1964 e 1985. Essa foi uma fase contraditória, pois restringiu diversos direitos civis e as eleições diretas para presidência da república, mas proporcionou certos avanços do ponto de vista dos marcos legais para a gestão pública.

Do ponto de vistas das políticas públicas, Gentil (2006) cita que:

Em 1966, durante a ditadura militar, o Decreto n° 72 unificou os IAP’s, com exceção do Instituto de Previdência e Assistência dos Servidores do Estado (IPASE). A unificação da legislação, no que diz respeito ao custeio e aos benefícios previdenciários, já havia sido feita em 1960. O que se fez, seis anos depois, foi uma reforma essencialmente política e administrativa, com a fusão das instituições previdenciárias no Instituto Nacional de Previdência Social (INPS), vinculado ao Ministério do Trabalho, responsável, a partir daí, pelos benefícios previdenciários dos trabalhadores urbanos.

A criação do Instituto Nacional de Previdência Social – INPS foi um marco importante para a política de proteção social e previdência pública, pois foi a culminância de uma série de mudanças iniciadas pela Lei Orgânica da Previdência Social – LOPS. Essa lei padronizou as contribuições sociais e os planos e benefícios dos diversos institutos existentes evitando legislações específicas e, por vezes, contraditórias.

No campo da gestão pública, Pimenta (1998, p. 184) cita que nos anos 60 “foi implantada uma filosofia de descentralização e de delegação de competências, promovendo profundas mudanças na gestão pública, tanto estruturais quanto conceituais”. Utilizando a filosofia implantada nessa época, o Estado procurou criar movimentos de redução de controles formais e que tinham um alto custo, bem como as centralizações para padronizações. Conforme aponta Pimenta (p. 184), “os princípios da gestão pública dessa época eram: coordenação, descentralização, delegação de competência e controle”.

A lei que mais representou essa filosofia foi o Decreto-Lei 200/1967. Esse decreto distinguia a administração direta e administração indireta. Essa distinção é importante, pois permite espaço para a discussão de Administração direta é a gestão pelo conjunto de órgãos integrados nas estruturas das esferas federativas (União, Estados e Municípios). Esse princípio está associado ao conceito de desconcentração.

Administração indireta é a distribuição de competência para outra pessoa jurídica associada ao princípio de descentralização. Atividades tipicamente públicas desenvolvidas no âmbito da administração direta, ou pelas autarquias, quando sua execução exigisse uma gestão administrativa e financeira descentralizada, daquelas atividades que o Estado fosse levado a executar por força de conveniências ou contingências que justificassem a exploração de atividade econômica (PIMENTA, 1998, p. 184).

Nos anos de regime militar (21 no total) existiu uma grande vontade desenvolvimentista, plano que foi auxiliado por um governo autoritário. Nessa época, a postura governamental foi de grande intervencionismo no campo econômico, sendo possível visualizar um novo processo expansionista na administração pública. Contudo, a distinção desse período de expansão para a década de 30, que também ampliou a máquina administrativa pública, foi que nesse período a expansão esteve associada à administração indireta, portanto descentralizada.

Nacional-Desenvolvimentismo: Período de governo ditatorial e intervencionista no campo econômico.

Administração indireta: Com a normatização do Decerto - Lei 200/67, a administração pública passou a utilizar estruturas diretas e indiretas.

Concentração dos regimes de previdenciário: Criação do INPS a partir da Lei Orgânica da Previdência Social.

GENTIL, Denise Lobato. A política fiscal e a falsa crise da seguridade social brasileira: análise financeira do período 1990–2005. 2006, 245f . Tese (Doutorado em Economia) - Instituto de Economia, Universidade Federal do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, 2006.

PIMENTA, Carlos César. A reforma gerencial do estado brasileiro no contexto das grandes tendências mundiais. Revista de Administração Pública. São Paulo: FGV, v. 32, n. 5, p. 7 a 23, set/out, 1998.

ERROS COMUNS DE PRONÚNCIA

PIADA DE SECRETÁRIA

EMPREGADA OU SECRETÁRIA?

Uma não substitui a outra; uma não é melhor do que a outra. Ambas são indispensáveis, cada uma em seu ambiente de trabalho. Ouvi em algum lugar que o número de empregadas domésticas tem diminuído de ano a ano no Brasil. É uma boa notícia. A oferta de empregos aumentou e essas profissionais estão buscando colocação em outros setores, onde possam ganhar mais e alinhavar um plano de carreira. 

Pode ser bom inclusive para seus empregadores, que terão que se adaptar a um novo estilo de vida: eles próprios farão os afazeres domésticos, convocando a família inteira para colaborar. Ninguém morre se tiver que cozinhar e lavar uma louça, e me parece digno que os filhos entrem nesse mutirão, se preparando melhor para a vida. Hoje não mexem um dedo porque tem uma Maria que faz tudo por eles. Pois a Maria, segundo estatísticas, não quer mais ser empregada doméstica, e sim ter um status mais elevado. Quem sabe, ser uma secretária. 

Muitas pessoas chamam suas empregadas de secretárias, na boa intenção de prestigiá-las. Acho estranho. Então devemos chamar as verdadeiras secretárias de quê? Empresárias? Pessoas que promovem verbalmente suas funcionárias acreditam estar valorizando-as, mas parece o contrário: demonstram que ser empregada doméstica não é honroso, a ponto de fingirem que elas são outra coisa. Se eu me referisse à minha empregada como "secretária", creio que estaria revelando desdém a sua real função. Seria o mesmo que chamar o peão-de-obra de engenheiro ou a garçonete de chef de cozinha. 

Um upgrade de mentirinha. Algumas empregadas domésticas ainda não são totalmente alfabetizadas. Não dominam o uso do computador. Não controlam a agenda profissional de seus patrões. São exímias cozinheiras, arrumadeiras, braços direitos das famílias, mas não fazem o que uma secretária faz. Assim como secretárias podem não saber fritar um ovo e nem passar direito uma camisa. Uma não substitui a outra. 

Uma não é melhor que a outra. Ambas são imprescindíveis, cada uma em seu ambiente de trabalho. Se a palavra "empregada" parece pejorativa, pode-se chamá-la de funcionária, que é o que ela é também. Já chamá-la de secretária apenas expurga a culpa do patrão, que não quer parecer um senhor do engenho, do tipo que tem escravos. Ou seja, ele se utiliza de um eufemismo para provar que respeita todos os direitos trabalhistas da sua funcionária. 

Nem se dá conta de que esse pudor com a palavra empregada talvez desmereça as profissionais que tiveram a chance de estudar mais e que fizeram cursos preparatórios para trabalhar numa empresa e não numa casa de família. 

Secretárias não fazem trabalho doméstico, e sim de escritório. Apesar de eu nunca ter lido nenhuma pesquisa a respeito, tenho a impressão de que elas devem se sentir desconfortáveis ao verem as duas funções confundidas. 

Eu, às vezes, me confundo. Outro dia me disseram: vou te levar lá em casa para provar o suflê de queijo que a minha secretária preparou. Logo pensei: coitada, fazendo hora extra. 

(Martha Medeiros)

A ARTE DE SECRETARIAR

Para ser uma secretária com excelência, não basta ser eficiente: é preciso ser eficaz. Ao secretariar alguém, você deve realizar essa tarefa com precisão e confiança. 

Agendar reuniões e atender ao telefone faz da secretária uma profissional eficiente, porém para ser proativa e dinâmica é necessário saber lidar com os improvisos do dia a dia, que o local de trabalho impõe. 

Saber contornar situações de maneiras claras, rápidas e sólidas faz de você uma secretária eficaz e, é claro, apresenta pontos positivos na relação chefe e funcionário. 

Daí vem à pergunta: como ser eficaz e não apenas eficiente? 

Tudo começa com uma boa apresentação de um currículo bem elaborado, sem lamentações de falta de oportunidade ou mesmo fracassos. 

Seja clara: coloque apenas as informações que realmente importam para o empregador, quais seus objetivos para o novo emprego, quais as tarefas desempenhadas com sucesso na sua jornada de trabalho. 

Ao ser entrevistada, seja coesa, fale somente o que interessa; se o entrevistador mudar de assunto, é porque você esta fugindo do tema em questão. Sendo assim, mude o rumo da conversa. 

1º passo dado – objetivo alcançado, vamos em frente: 

Saiba lidar com os demais colegas de trabalho, sejam eles gerentes ou o faxineiro da empresa. O bom relacionamento e “empatia” faz com que todos notem sua personalidade. 

Seja rápida, dinâmica e organizada, sem passar por cima dos outros. Tenha ideias e apresente-as, mas lembre: sugestões com fundamentos (aponte o problema e a solução) e não faça seu chefe perder tempo com assuntos sem base concreta. 

Nosso emprego é como uma casa: se não fizermos de maneira sólida o alicerce, ela desaba e aí voltamos na busca de uma nova colocação no mercado. 

Faça mais do que é esperado, surpreenda sempre. As empresas não precisam apenas de profissionais que preencham vagas; as instituições precisam de profissionais que ajudem a solucionar problemas. 

Procure realizar as tarefas que estão ao seu alcance, auxiliando os demais colegas, se necessário. 

Saber secretariar com precisão é uma arte. Você só precisa seguir pelo caminho certo e estar sempre aberta a dicas, sugestões e, principalmente, críticas construtivas. 

Uma secretária seja ela júnior, sênior, executiva, bilíngue, trilíngue, deve fazer o diferencial da empresa, como: 

• Conheça bem o seu local de trabalho; 
• Atenda ao telefone com calma; 
• Quando não entender alguma coisa, peça que, por favor, lhe expliquem de novo; 
• Possua uma agenda de contatos atualizada; 
• Tenha sempre à mão caneta e bloco de anotações; 
• Esteja sempre a postos quando for chamada pelo chefe; 
• Decore o nome e a razão social dos principais clientes; 
• Procure manter sua mesa sempre organizada de maneira fácil de encontrar com agilidade o que for necessário; 
• Evite se alimentar ou maquiar-se na mesa de trabalho. Isso pode ocasionar acidentes irreparáveis; 
• Seja sempre simpática, mas sem exagero; 
• Saiba agradecer com classe um elogio; 
• Se despeça educadamente de um cliente, pois o fracasso de muitas pessoas é não saber se comportar adequadamente no local de trabalho; 
• Ao entrar na sala de seu chefe, sempre peça licença; 
• Sente-se só quando for convidada; 
• Nunca grite. Vá até a pessoa que deseja seu auxílio e responda à pergunta; 
• Não fique de conversa paralela nos corredores. Isso causa má impressão; Trate os clientes sempre por Sr. Sra. Dr. Doutora
• Se vista de acordo com seu local de trabalho. Saias justas ou decotes podem demonstrar coisas que não são, como seu caráter, por exemplo. 

Mulheres e homens que desempenham essas funções têm papel especial nas organizações e, ao contrário do que muitos podem acreditar, não existe um executivo que não necessite de um braço direito, ou esquerdo, ou quem sabe até mesmo dos dois braços.

Administradores.com - Artigo

Vanessa Queiroz

 http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/a-arte-de-secretariar/24381/

SIGNIFICADO DO SÍMBOLO DE SECRETARIADO EXECUTIVO

Você sabe o que significa a simbologia de Secretariado? 

A serpente enrolada no bastão representa o oriente, a sabedoria, que pode ser usada tanto para construir como para destruir. 

A pena no livro representa a história deste profissional, desde os tempos dos escribas, cuja atuação sempre esteve vinculada ao ato de escrever. Este simbolo representa ainda o escrever a própria história.

Quanto a pedra e a cor do anel é uma safira azul.

http://simararodrigues.blogspot.com.br 

PROFISSIONAL DE SECRETARIADO: LER É PRECISO

“Todo mundo que escreve deve deixar o leitor o esforço de pensar sobre o que leu, e não o sacrifício de adivinhar o que se queria ter dito – Este é o ponto” Gustavo Bernardo.

Entre as atribuições do Profissional de Secretariado está a redação de documentos, e-mails, relatórios, atas, pautas, sem deixar de mencionar a boa comunicação verbal/falada. Em algumas situações, por exemplo, o domínio da comunicação é um dos requisitos para promover alguém, uma vez que escrever bem é um diferencial. 

E cá entre nós, nada mais trágico do que uma Secretária falando que está "Meia estressada com tanto trabalho" ou "Espero que eu seje a nova acessora da Presidência". 

É claro que isso não significa saber todas as regras gramaticais, embora não invalide nosso compromisso com a organização de ideias, clareza, concisão e o bom domínio de vocabulário.

Para isso, algumas dicas podem contribuir: 

Leitura – Tenha como hábito a leitura de diversos tipos de textos. Ao diversificarmos a leitura aprendemos palavras dos mais variados assuntos e campos de atuação, isso inclui revistas, livros, jornais, etc.

Consulte o dicionário: Tenha como hábito sublinhar ou anotar palavras desconhecidas e acima de tudo, tenha a curiosidade em descobrir o significado. Isso, seguramente, contribuirá para uma melhor escrita. 

Xô preguiça – Ao redigir um texto não tenha preguiça de se expressar. Considerando que vivemos o momento das “urgências” corremos ainda o grande risco de confundir objetividade com falta de informação. Por isso, sempre se coloque no lugar do leitor/receptor de sua mensagem. 

Treine - Escreva. Quanto mais você se acostuma a escrever, mais aprimora sua comunicação escrita. Redija e-mails, cartas, participe de fóruns, blogs (elogiando, comentando, criticando).  

Revise o que escreve: Tenha como regra revisar tudo o que escreve, até mesmo uma simples mensagem enviada por torpedo merece sua atenção. Lembre-se: a pressa é inimiga da perfeição. 

Atualize-se: “tudo o que você sabe é nada, diante do quanto você ainda pode aprender”. JACK WELCH. Por isso, invista em conhecimento e capacitação continua. Particularmente, Corroboro com a teoria de Malcolm Gladwell quando afirma ser necessário muito treinamento para que seja alcançada a excelência. 

Otimize seu tempo - O dia tem 24 horas para todos. Não tem ninguém que tenha um minuto a mais. E essas 24 horas, teoricamente, estão divididas em três blocos de 8 horas. No primeiro bloco de oito horas, descansamos, dormimos. No segundo trabalhamos e no terceiro bloco de oito horas, o que fazemos? Portanto, não procure desculpas. Otimize seu tempo. Faça com que as horas "perdidas" no trânsito e na fila do banco trabalham a seu favor.

Tenha ânimo: sabemos que culturalmente somos um povo que não cultiva o hábito da leitura. Segundo especialistas, a média de leitura do brasileiro é de quatro livros por ano, sendo que, somente cerca de 50% da população brasileira cultiva o hábito de leitura. Fazendo uma comparação com outros países, na França a média é de 12 livros por ano, na Espanha, 11, nos Estados Unidos, 10, na Argentina, 6, no Chile, 5. Então não desanime. Comece por uma leitura simples e por temas de seu interesse e quando menos esperar você estará em pleno domingo se deliciando pelos corredores de uma livraria, e falo isso por experiência própria. 

Penso que para desenvolvermos novos patamares culturais, intelectuais e profissionais, precisamos necessariamente ampliar nosso acervo de conhecimento, por isso, torna-se fundamental a leitura. 

A capacidade do cérebro humano é enorme, e uma vida inteira de estudo e leitura não serão suficientes para esgotar uma pequena fração de nossa capacidade.

POR: Simara Rodrigues

Blog Secretariar é uma Arte

http://simararodrigues.blogspot.com.br/2013/09/ler-e-preciso.html

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SECRETÁRIA EXECUTIVA, GESTORA E LÍDER: NOVO PERFIL DA SECRETÁRIA

Em virtude das alterações advindas do cenário globalizado competitivo, onde a troca de experiências e conhecimentos ocorre em ritmo acelerado, cada vez mais a secretária executiva passa a exercer eficazmente suas habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente às exigências das organizações. Torna-se imprescindível que ela tenha uma visão estratégica de negócios para poder atuar em parceria com seu executivo e equipe, priorizando atividades, gerenciando informações, compreendendo os objetivos e metas a serem alcançados e se comprometendo com a organização.

A nova secretária executiva possui habilidades gerenciais fortemente definidas: comunicação assertiva, ênfase no relacionamento interpessoal, capacidade de lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de coordenar uma tarefa, de supervisionar seus subordinados, de resolver problemas, de tomar decisões e de melhorar a qualidade e produtividade do trabalho.

A secretária executiva atua hoje como multiprofissional, assumindo papéis polivalentes que permitem a ela administrar o fluxo de informações com competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor e eficácia, bem como gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência emocional para enfrentar obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente de interação. Hoje, a secretária busca alcançar os objetivos e as metas se preocupando não só com a produtividade e qualidade de seu trabalho, mas também buscando desenvolver parcerias com a equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento com assuntos corporativos e seu posicionamento na organização como facilitadora e multiprofissional.

No cenário atual as secretárias executivas assistem a vários executivos e equipe, assim como têm diversos subordinados sob sua supervisão, exigindo habilidades específicas para administrar várias tarefas e liderar vários colaboradores que necessitam de sua supervisão. Nota-se que as organizações estão assimilando essa mudança de perfil e estão procurando investir em treinamentos gerenciais para que elas possam desenvolver seu potencial e realizar suas atividades com eficácia.

Há uma compreensão por parte dos colegas, superiores e de toda organização quanto ao novo perfil da secretária assessora multifuncional. Em virtude dessa nova percepção, elas estão participando ativamente de reuniões estratégicas, inteirando-se dos assuntos corporativos, propondo ideias e sugestões, sendo ouvidas e reconhecidas como profissionais competentes, hábeis e aptas a gerir processos e pessoas.

Há ainda um ponto a ser aprimorado referente à delegação de tarefas. Talvez, devido ao extenso período em que realizavam as atividades por si mesmas, as secretárias ainda têm dificuldade em exercer uma liderança mais democrática junto a seu subordinado. Ainda há um controle autoritário, por meio do qual elas determinam como as atividades serão executadas pelos seus auxiliares. Isso decorre do receio de que sejam responsabilizadas por possíveis erros que sua equipe possa cometer. Porém, esse comportamento vem se modificando aos poucos, já que as secretárias se predispõem a sanar dúvidas e a orientar seus subordinados durante a execução da atividade, o que demonstra já uma preocupação em treinar, orientar e direcionar o time em busca de um resultado.

Com a assimilação desse perfil mais empreendedor, as próprias secretárias visualizam mudanças em sua formação, por meio da realização de cursos de administração que propiciem uma visão mais estratégica e empreendedora, bem como o desenvolvimento das habilidades gerenciais e de liderança que a auxiliarão na sua performance executiva.

Mesmo não exercendo cargos diretivos na organização em que trabalha o que automaticamente lhe daria autoridade e poder gerencial, a secretária executiva pode atuar como gestora de informações e processos e líder dos colaboradores que se reportam a ela. 

A secretária executiva tornou-se um elemento chave na organização, através de uma postura gerencial condizente com as tendências do mercado atual, englobando gestão de pessoas, comunicação interpessoal e comportamento organizacional. Com esta nova visão administradora, somando-se à habilidade de liderança, delegação de tarefas e capacidade de lidar com diferentes estilos de personalidade, esta profissional é capaz de assessorar de modo eficaz, não só seu gestor, como também a equipe com a qual trabalha.

Por Ligia Ribeiro

REFERÊNCIA

CARVALHO, Antonio Pires (org.). Talentos brasileiros do secretariado executivo. São Paulo: Secretária Multifuncional, 2004.

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 15. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1999.

Fonte: CATHO EDUCAÇÃO EXECUTIVA - Cursos Online, Cursos executivos, Cursos de formação, MBA, MBA Online, Artigos

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