CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Em tópico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos

documentos ou ainda teoria das três idades.

VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que este documento apresenta e que justifica a

sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário.

Valor Primário

Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional.

Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido às suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, este valor desaparece. É a chamada prescrição do

documento.

Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.

Valor Secundário

Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico.

Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico). Ao contrário do valor primário, o valor secundário é definitivo, ou seja, uma vez considerado histórico, o documento será guardado em caráter permanente, e sua guarda se dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo permanente.

ARQUIVO CORRENTE

O arquivo corrente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é assim definido por Marilena Leite Paes: “É o arquivo constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou produziram ou em dependências próximas e de fácil acesso”. 

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente apresenta as seguintes características: É a fase em que os documentos são produzidos;] É constituídos pelos documentos mais novos da instituição;

Apresenta grande freqüência de consulta aos seus documentos;

Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e

Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados freqüentemente, devem estar localizados nos próprios setores que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fácil acesso (arquivo central ou geral).

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo.

Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqüência de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.

Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.

Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os documentos considerados importantes na preservação da memória da instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente, onde serão guardados em caráter definitivo.

Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características, recebeu o nome de limbo ou purgatório. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.

ARQUIVO PERMANENTE 

No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os documentos que, já tendo cumprido a sua função administrativa, são conservados pelo valor secundário ou histórico que apresentam para a instituição.

Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor definitivo, ou seja, não prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais serão eliminados.

A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a história da instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão disponíveis para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituição, como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.

Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que provem como a instituição foi organizada (origem) e como a mesma funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é necessária uma análise de suas características, de forma a identificar os prazos que cada tipo de documento levará para cumprir sua finalidade administrativa (valor primário), bem como sua importância histórica (valor secundário).

Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de documentos e será desenvolvida por uma comissão formada por pessoas que conheçam bem a estrutura e o funcionamento da instituição avaliada.

Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma vez que é ali que o mesmo tem sua origem.

A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento, sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente diretamente para a permanente.

As passagens dos documentos para as fases intermediária e permanente recebem os nomes de transferência e recolhimento, respectivamente.

Transferência: é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

Recolhimento: é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente.

Vantagens da avaliação para a instituição. 

Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada documento da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a instituição: 

1. Ganho de espaço físico; 
2. Maior facilidade na organização e recuperação da informação, uma vez que a massa documental terá seu volume reduzido; 
3. Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e materiais empregados na guarda dos documentos nos arquivos.

O QUE É SER ADMINISTRADOR?

Administradores são profissionais que organizam, planejam e orientam o uso dos recursos financeiros, físicos, tecnológicos e humanos das empresas, buscando soluções para todo tipo de problema administrativo. Criam métodos, planejam atividades, organizam o funcionamento dos vários setores da empresa, calculam despesas e garantem a perfeita circulação de informações e orientações. 

O objetivo é evitar falhas de comunicação, escassez ou excesso de empregados, gastos desnecessários ou outros problemas que gerem desperdício, ineficiência, prejuízo à produção, déficit orçamentário. Podem trabalhar em diversas áreas das empresas: material, marketing, produção, organização e métodos, recursos humanos, administração financeira. 

Passam por várias etapas dentro de uma empresa, podendo trabalhar como analistas, exercer chefias intermediárias, gerência, coordenação, direção superior; atuar em pesquisa e planejamento, assessoria e consultoria. 

Quais as características necessárias para ser um administrador? É necessário ter boa capacidade de análise, raciocínio abstrato e aptidão numérica. 

Também deve ter liderança e ser sociável. Características desejáveis: autoconfiança, capacidade de adaptação a novas situações, capacidade de decisão, capacidade de negociação, capacidade de organização, capacidade de pensar e agir sob pressão, capacidade de planejamento, capacidade de resolver problemas práticos, dinamismo, espírito empreendedor, habilidade para mediar conflitos, habilidade para trabalhar em equipe, iniciativa, noção de prioridades, objetividade, senso de oportunidade, senso de responsabilidade.

http://paradministrador.blogspot.com.br/search/label/O%20que%20%C3%A9%20ser%20Administrador%3F

CÓDIGO DE ÉTICA DOS PROFISSIONAIS DE ADMINISTRAÇÃO

(Aprovado pela Resolução Normativa CFA nº 393, de 6 de dezembro de  2010)

PREÂMBULO

I        -     De forma ampla a Ética é definida como a explicitação teórica do fundamento último do agir humano na busca do bem comum e da realização individual.

II       -     O exercício da atividade dos Profissionais de Administração implica em compromisso moral com o indivíduo, cliente, empregador, organização e com a sociedade, impondo deveres e responsabilidades indelegáveis.

III    -    O Código de Ética dos Profissionais de Administração (CEPA) é o guia orientador e estimulador de novos comportamentos e está fundamentado em um conceito de ética direcionado para o desenvolvimento, servindo simultaneamente de estímulo e parâmetro para que o Administrador amplie sua capacidade de pensar, visualize seu papel e torne sua ação mais eficaz diante da sociedade.

CAPÍTULO I

DOS DEVERES

Art. 1º São deveres do Profissional de Administração:

I        -     exercer a profissão com zelo, diligência e honestidade, defendendo os direitos, bens e interesse de clientes, instituições e sociedades sem abdicar de sua dignidade, prerrogativas e independência profissional, atuando como empregado, funcionário público ou profissional liberal;

II       -     manter sigilo sobre tudo o que souber em função de sua atividade profissional;

III      -     conservar independência na orientação técnica de serviços e em órgãos que lhe forem confiados;

IV     -     comunicar ao cliente, sempre com antecedência e por escrito, sobre as circunstâncias de interesse para seus negócios, sugerindo, tanto quanto possível, as melhores soluções e apontando alternativas;

V      -     informar e orientar o cliente a respeito da situação real da empresa a que serve;

VI     -     renunciar, demitir-se ou ser dispensado do posto, cargo ou emprego, se, por qualquer forma, tomar conhecimento de que o cliente manifestou desconfiança para com o seu trabalho, hipótese em que deverá solicitar substituto;

VII    -  evitar declarações públicas sobre os motivos de seu desligamento, desde que do silêncio não lhe resultem prejuízo, desprestígio ou interpretação errônea quanto à sua reputação;

VIII   -     esclarecer o cliente sobre a função social da organização e a necessidade de preservação do meio ambiente;

IX     -  manifestar, em tempo hábil e por escrito, a existência de seu impedimento ou incompatibilidade para o exercício da profissão, formulando, em caso de dúvida, consulta ao CRA no qual esteja registrado;

X        -     aos profissionais envolvidos no processo de formação dos Profissionais de Administração, cumpre informar, orientar e esclarecer sobre os princípios e normas contidas neste Código.

XI     -     cumprir fiel e integralmente as obrigações e compromissos assumidos, relativos ao exercício profissional;

XI     -     manter elevados o prestígio e a dignidade da profissão.

CAPÍTULO II

DAS PROIBIÇÕES

Art. 2º É vedado ao Profissional de Administração:

I        -     anunciar-se com excesso de qualificativos, admitida a indicação de títulos, cargos e especializações;

II       -     sugerir, solicitar, provocar ou induzir divulgação de textos de publicidade que resultem em propaganda pessoal de seu nome, méritos ou atividades, salvo se em exercício de qualquer cargo ou missão, em nome da classe, da profissão ou de entidades ou órgãos públicos;

III      -     permitir a utilização de seu nome e de seu registro por qualquer instituição pública ou privada onde não exerça pessoal ou efetivamente função inerente à profissão;

IV     -     facilitar, por qualquer modo, o exercício da profissão a terceiros, não habilitados ou impedidos;

V      -     assinar trabalhos ou quaisquer documentos executados por terceiros ou elaborados por leigos alheios à sua orientação, supervisão e fiscalização;

VI     -     organizar ou manter sociedade profissional sob forma desautorizada por lei;

VII    -  exercer a profissão quando impedido por decisão administrativa do Sistema CFA/CRAs transitada em julgado;

VIII   -     afastar-se de suas atividades profissionais, mesmo temporariamente,  sem razão fundamentada e sem notificação prévia ao cliente ou empregador;

IX     -     contribuir para a realização de ato contrário à lei ou destinado a fraudá-la, ou praticar, no exercício da profissão, ato legalmente definido como crime ou contravenção;

X      -     estabelecer negociação ou entendimento com a parte adversa de seu cliente, sem sua autorização ou conhecimento;

XI     -     recusar-se à prestação de contas, bens, numerários, que lhes sejam confiados em razão do cargo, emprego, função ou profissão, assim como sonegar, adulterar ou deturpar informações, em proveito próprio, em prejuízo de clientes, de seu empregador ou da sociedade;

XII    -     revelar sigilo profissional, somente admitido quando resultar em prejuízo ao cliente ou à coletividade, ou por determinação judicial;

XIII   -     deixar de cumprir, sem justificativa, as normas emanadas dos Conselhos Federal e Regionais de Administração, bem como atender às suas requisições administrativas, intimações ou notificações, no prazo determinado;

XIV  -     pleitear, para si ou para outrem, emprego, cargo ou função que esteja sendo ocupado por colega, bem como praticar outros atos de concorrência desleal;

XV   -     obstar ou dificultar as ações fiscalizadoras do Conselho Regional de Administração;

XVI   -     usar de artifícios ou expedientes enganosos para obtenção de vantagens indevidas, ganhos marginais ou conquista de contratos;

XVII -     prejudicar, por meio de atos ou omissões, declarações, ações ou atitudes, colegas de profissão, membros dirigentes ou associados das entidades representativas da categoria.

CAPÍTULO III

DOS DIREITOS

Art. 3º São direitos do Profissional de Administração:

I        -     exercer a profissão independentemente de questões religiosas, raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, condição social ou de qualquer natureza discriminatória;

II       -     apontar falhas nos regulamentos e normas das instituições, quando as julgar indignas do exercício profissional ou prejudiciais ao cliente, devendo, nesse caso, dirigir-se aos órgãos competentes, em particular ao Tribunal Regional de Ética dos Profissionais de Administração e ao Conselho Regional de Administração;

III      -     exigir justa remuneração por seu trabalho, a qual corresponderá às responsabilidades assumidas a seu tempo de serviço dedicado, sendo-lhe livre firmar acordos sobre salários, velando, no entanto, pelo seu justo valor;

IV     -     recusar-se a exercer a profissão em instituição pública ou privada onde as condições de trabalho sejam degradantes à sua pessoa, à profissão e à classe;

V      -     participar de eventos promovidos pelas entidades de classe, sob suas expensas ou quando subvencionados os custos referentes ao acontecimento;

VI     -     a competição honesta no mercado de trabalho, a proteção da propriedade intelectual sobre sua criação, o exercício de atividades condizentes com sua capacidade, experiência e especialização.

CAPÍTULO IV

DOS HONORÁRIOS PROFISSIONAIS

Art. 4º Os honorários e salários do Profissional de Administração deverão ser fixados, por escrito, antes do início do trabalho a ser realizado, levando-se em consideração, entre outros, os seguintes elementos:

I        -     vulto, dificuldade, complexidade, pressão de tempo e relevância dos trabalhos a executar;

II       -     possibilidade de ficar impedido ou proibido de realizar outros trabalhos paralelos;

III      -     as vantagens de que, do trabalho, se beneficiará o cliente;

IV     -     a forma e as condições de reajuste;

V      -     o fato de se tratar de locomoção na própria cidade ou para outras cidades do Estado ou do País;

VI     -     sua competência e renome profissional;

VII    -     a menor ou maior oferta de trabalho no mercado em que estiver competindo;

VIII   -     obediência às tabelas de honorários que, a qualquer tempo, venham a ser baixadas, pelos respectivos Conselhos Regionais de Administração, como mínimos desejáveis de remuneração.

Art. 5° É vedado ao Profissional de Administração:

I        -     receber remuneração vil ou extorsiva pela prestação de serviços;

II       -     deixar de se conduzir com moderação na fixação de seus honorários, devendo considerar as limitações econômico-financeiras do cliente;

III      -     oferecer ou disputar serviços profissionais, mediante aviltamento de honorários ou em concorrência desleal.

CAPÍTULO V

DOS DEVERES ESPECIAIS EM RELAÇÃO AOS COLEGAS

Art. 6° O Profissional de Administração deverá ter para com seus colegas a consideração, o apreço, o respeito mútuo e a solidariedade que fortaleçam a harmonia e o bom conceito da classe.

Art. 7° Com relação aos colegas, o Profissional de Administração deverá:

I        -     evitar fazer referências prejudiciais ou de qualquer modo desabonadoras;

II       -     recusar cargo, emprego ou função, para substituir colega que dele tenha se afastado ou desistido, visando a preservação da dignidade ou os interesses da profissão ou da classe;

III      -     evitar emitir pronunciamentos desabonadores sobre serviço profissional entregue a colega;

IV     -     evitar desentendimentos com colegas, usando, sempre que necessário, o órgão de classe para dirimir dúvidas e solucionar pendências;

V      -     tratar com urbanidade e respeito os colegas representantes dos órgãos de classe, quando no exercício de suas funções, fornecendo informações e facilitando o seu desempenho;

VI     -     na condição de representante dos órgãos de classe, tratar com respeito e urbanidade os colegas Profissionais de Administração, investidos ou não de cargos nas entidades representativas da categoria, não se valendo dos cargos ou funções ocupados para prejudicar ou denegrir a imagem dos colegas, não os levando à humilhação ou execração;

VII    -     auxiliar a fiscalização do exercício profissional e zelar pelo cumprimento do CEPA, comunicando, com discrição e fundamentadamente aos órgãos competentes, as infrações de que tiver ciência;

Art. 8° O Profissional de Administração poderá recorrer à arbitragem do Conselho Regional de Administração nos casos de divergência de ordem profissional com colegas, quando for impossível a conciliação de interesses.

CAPÍTULO VI

DOS DEVERES ESPECIAIS EM RELAÇÃO À CLASSE

Art. 9° Ao Profissional de Administração caberá observar as seguintes normas com relação à classe:

I        -     prestigiar as entidades de classe, propugnando pela defesa da dignidade e dos direitos profissionais, a harmonia e a coesão da categoria;

II       -     apoiar as iniciativas e os movimentos legítimos de defesa dos interesses da classe, participando efetivamente de seus órgãos representativos, quando solicitado ou eleito;

III      -     aceitar e desempenhar, com zelo e eficiência, quaisquer cargos ou funções, nas entidades de classe, justificando sua recusa quando, em caso extremo, achar-se impossibilitado de servi-las;

IV     -     servir-se de posição, cargo ou função que desempenhe nos órgãos de classe, em benefício exclusivo da classe;

V      -     difundir e aprimorar a Administração como ciência e como profissão;

VI     -     cumprir com suas  obrigações junto às entidades de classe às quais se associou, inclusive no que se refere ao pagamento de contribuições, taxas e emolumentos legalmente estabelecidos;

VII    -     acatar e respeitar as deliberações dos Conselhos Federal e Regional de Administração

CAPÍTULO VII

DAS INFRAÇÕES DISCIPLINARES

Art. 10. Constituem infrações disciplinares sujeitas às penalidades previstas no Regulamento do Processo Ético do Sistema CFA/CRAs, aprovado por Resolução Normativa do Conselho Federal de Administração, além das elencadas abaixo, todo ato cometido pelo profissional que atente contra os princípios éticos, descumpra os deveres do ofício, pratique condutas expressamente vedadas ou lese direitos reconhecidos de outrem:

I        -     praticar atos vedados pelo CEPA;

II       -     exercer a profissão quando impedido de fazê-lo ou, por qualquer meio, facilitar o seu exercício aos não registrados ou impedidos;

III      -     não cumprir, no prazo estabelecido, determinação de entidade dos Profissionais de Administração ou autoridade dos Conselhos, em matéria destes, depois de regularmente notificado;

IV     -     participar de instituição que, tendo  por objeto a Administração, não esteja inscrita no Conselho Regional;

V      -     fazer ou apresentar declaração, documento falso ou adulterado, perante as entidades dos Profissionais de Administração;

VI     -     tratar outros profissionais ou profissões com desrespeito e descortesia, provocando confrontos desnecessários ou comparações prejudiciais;

VII    -     prejudicar deliberadamente o trabalho, obra ou imagem de outro Profissional de Administração, ressalvadas as comunicações de irregularidades aos órgãos competentes;

VIII   -     descumprir voluntária e injustificadamente com os deveres do ofício;

IX     -     usar de privilégio profissional ou faculdade decorrente de função de forma abusiva, para fins discriminatórios ou para auferir vantagens pessoais;

X      -     prestar, de má-fé, orientação, proposta, prescrição técnica ou qualquer ato profissional que possa resultar em dano às pessoas, às organizações ou a seus bens patrimoniais.

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. Caberá ao Conselho Federal de Administração, ouvidos os Conselhos Regionais e a categoria dos profissionais de Administração, promover a revisão e a atualização do CEPA, sempre que se fizer necessário.

Art. 12. As regras processuais do processo ético serão disciplinadas em Regulamento próprio, no qual estarão previstas as sanções em razão de infrações cometidas ao CEPA.

Art. 13. O Conselho Federal e os Conselhos Regionais de Administração manterão o Tribunal Superior e os Tribunais Regionais, respectivamente, objetivando o resguardo e aplicação do CEPA.

Art. 14. É dever dos CRAs dar ampla divulgação ao CEPA.

Aprovado na 19ª reunião plenária do CFA, realizada no dia 3 de dezembro de 2010.

Adm. Roberto Carvalho Cardoso

Presidente

CRA/SP nº 097

A CONCISÃO

O QUE SIGNIFICA “IDEOLOGIA”

Já faz algum tempo que tenho procurado entender a motivação de algumas pessoas em negar fatos óbvios, mesmo para questões de simples entendimento, e que beneficia a todos. A procura me levou ao uso distorcido da palavra Ideologia

O texto adaptado de Carlos Lopes Pires, retirado do Blog de Rerum Natura, me proporciona o entendimento até então sem resposta, e que aqui compartilho:

"A palavra ideologia não assume sempre a mesma conotação: por vezes é utilizada com um sentido positivo, outras vezes com um sentido negativo.

Pode remeter para um conjunto de ideais e princípios, ou seja, ideias acerca do modo como as coisas deveriam ser, nomeadamente na política. Por exemplo: o socialismo e o liberalismo são ideologias políticas. Dito por outras palavras:“qualquer sistema abrangente de crenças, categorias e maneiras de pensar que possa constituir o fundamento de projetos de ação política e social é uma ideologia: um esquema conceitual com uma aplicação prática” (Blackburn, 1997, 219).

Mas pode remeter também para um conjunto de preconceitos, de ideias anteriores à experiência e à análise crítica e racional e que, nas palavras de Blackburn (1997, 219), funcionam como “uma espécie de óculos que distorcem e dissimulam” a realidade. Nesta acepção, a ideologia leva a ajustar os fatos à teoria e não a teoria aos fatos, ou seja, é uma maneira de pensar que deturpa e ilude.

Nem sempre é óbvio se estamos perante o primeiro ou no segundo sentido de ideologia. Sucede por vezes que os adversários de uma ideologia no primeiro sentido (por exemplo, alguns socialistas quando criticam o liberalismo ou alguns liberais quando criticam o socialismo) a tentam reduzir ao segundo sentido.

E, em certos casos, são os próprios defensores de uma ideologia a fazer essa redução do primeiro ao segundo sentido: agarram-se tão cega e teimosamente aos seus ideais que estes se tornam meros preconceitos - ideias cristalizadas incapazes de explicar o mundo e as suas mudanças, repetidas com convicção e paixão mas de modo acrítico.

Poderemos dizer que “a marca segura de ideologia, tanto na ciência e filosofia como na política, é a negação de fatos óbvios” (McGinn, 2007, 63)."

Obras referidas:

- Blackburn, Simon (1997). Dicionário de Filosofia. Lisboa: Gradiva

- McGinn, Colin (2007). Como se faz um filósofo. Lisboa: Bizâncio.

http://viccari.blogspot.com.br/

.

COMO LIDERAR UMA EQUIPE

Liderar nos dias de hoje é uma tarefa complexa, pois o líder atual necessita não só de habilidades técnicas para gerir colaboradores e equipes, mas também da capacidade de desenvolver seus liderados, atendendo expectativas pessoais e profissionais, alinhando com os interesses das organizações.

Profissionais inspiradores, motivadores, flexíveis, bons comunicadores, gerenciadores de conflitos, planejadores, estrategistas e sobre tudo desenvolvedores, são as particularidades encontradas em um bom líder, que deve saber conduzir, orientar e levar os colaboradores e equipes a desempenharem suas funções e alcançar os resultados esperados.

O Coaching é o método que auxilia líderes a potencializarem suas habilidades e capacidades em gerir e desenvolver pessoas, de modo a motivar constantemente seus colaboradores, e também visa à aceleração de resultados. Ao adotar a cultura de Coaching nas organizações, principalmente nas lideranças os processos de trabalho serão maximizados, pois o líder vai apresentar aos seus colaboradores uma visão ampla das atividades, delegar responsabilidades, motivá-los e conduzi-los, atingindo assim os resultados esperados em um curto espaço de tempo, atendendo tanto expectativas pessoais como profissionais.

Algumas dicas para liderar uma equipe:

Não seja muito formal, alivie as tensões do ambiente de trabalho, faça reuniões e encontros menos formais;

Elimine as burocracias, avalie tudo o que pode ser melhorado ou eliminado e agilize os processos de decisão;

Seja realista, encare as coisas de maneira imparcial, e considere todas as alternativas;

Seja simples, simplifique os processos de trabalho, ouça as opiniões dos colaboradores;

Encare as mudanças como oportunidades, aprendendo a lidar com o novo, estimulando a capacidade de antecipação e preparando sua equipe e colaboradores;

Desafie as tradições, descubra por que as coisas funcionam daquela forma na empresa, estimule os colegas a darem sugestões, não tenha medo;

Motive-os, demonstre como os esforços de cada colaborador estão ajudando a empresa, envie agradecimentos por e-mail para clientes e liderados;

Estimule as ideias, recompense as melhores e aposte em treinamentos contínuos, tanto técnico como de desenvolvimento humano;

Arrisque, não tenha medo de errar, dedique-se;

Gerencie menos, delegue a cada colaborador sua responsabilidade e deixe que ele desempenhe a atividade;

Envolva todos, seja participativo e estimule a participação de todos os envolvidos no processo;

Seja organizado, faça listas, use agenda, desenvolva planos de ação com objetivos, metas e prazos;

Tome decisões rápidas, não hesite ao tomar uma decisão, seja rápido e agilize os processos;

Prime pela qualidade;

Dê feedback, é de suma importância que colaboradores e equipes, tenham ciência dos resultados dos projetos, dos pontos fortes e dos pontos a serem melhorados para as próximas atividades;

E por último, mas não menos importante, celebre cada conquista com sua equipe.

http://www.ibccoaching.com.br/tudo-sobre-coaching/lideranca-e-motivacao/como-liderar-uma-equipe/

SEIS DICAS SOBRE COMO SE COMPORTAR EM UM ALMOÇO DE NEGÓCIOS

Almoços de negócios são grandes oportunidades para firmar parcerias e se aproximar do cliente. No entanto, apesar de ser uma ocasião menos formal que um encontro no escritório, as regras de etiqueta empresarial continuam sendo fundamentais.

Para ajudar o empreendedor em como se comportar em um encontro como esse, Fernanda Abreu, diretora de Pessoas, Projetos e Gestão do Instituto Aquila, consultoria de gestão avançada, listou seis dicas.

1.   Local: normalmente, quem indica o restaurante é o empreendedor. Se não houver indicação, escolha ambientes acolhedores e mais silenciosos, pois o barulho tende a atrapalhar a conversa. Atenção, também, aos gostos do cliente. Perguntar quais as preferências gastronômicas é uma ótima forma de evitar constrangimentos e deixá-lo mais à vontade. 

2.   Vestuário: fuja do exibicionismo. As mulheres podem combinar as cores da moda, mas sem exageros. Para os homens, a combinação de calça, meia e sapatos é essencial. Se a calça for escura, a meia também deverá ser deste tom. Se for bege, por exemplo, a meia terá esta cor e, o sapato será marrom. Combinações são questões de etiqueta. Se tiver dúvidas sobre usar ou não determinada peça de roupa, desista dela.

3.   Odores: acredite, perfumes e outros cheiros também podem se tornar empecilhos em um almoço de negócios. Tanto o excesso de perfume quanto o cheiro do cigarro são desagradáveis. Portanto, borrife um pouco da fragrância e controle a vontade de fumar antes da refeição.

4.   Bebidas alcoólicas: se o cliente oferecer, você pode aceitar, mas apenas beberique, desde que não vá dirigir após o almoço. É mais educado deixar o copo cheio do que o vexame de ficar embriagado.  

5.   Celulares: atender ligações na frente do cliente é muito deselegante. Mas, se precisar fazê-lo, peça desculpas ou avise logo no início que está aguardando um telefonema e que terá de atendê-lo. Não deixe o aparelho em cima da mesa e, se possível, guarde-o no bolso, desligado ou no modo reunião.

6.   Assuntos: quem guia a conversa é o cliente. Se ele o convidou para almoçar, é porque se interessa por seu trabalho. Espere, então, que demonstre isso. Talvez ele prefira iniciar a conversa profissional na hora do café, e não durante o prato principal.

Para Fernanda, o bom profissional sabe distinguir o cliente do amigo. “Não queira ser amigo do cliente. Uma coisa é estar próximo e ter empatia por ele, outra coisa é ser íntimo e falar sobre assuntos pessoais”, observa a executiva. Por último, concluído o encontro, se tiver dúvida sobre quem pagará a conta, lembre-se que o responsável será sempre quem fez o convite para reunião.

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/seis-dicas-sobre-como-se-comportar-em-um-almoco-de-negocios/76727/

ONDE ESTÃO OS FRACASSADOS?

“Quero fazer o seguinte”, disse eu, inocentemente ao meu orientador de Mestrado: “vamos pegar um grupo de empresas que deram certo em um setor e comparar com um grupo parecido de empresas que não deram certo. Então identificamos as diferenças”, continuei, do alto dos meus vinte e poucos anos. Meu orientador (que depois virou um grande amigo com o qual escrevi um livro) sorriu e respondeu: “tudo bem, mas onde você vai achar os perdedores?”

Sem saber, eu tinha acertado em cheio em um dos grandes problemas da Administração (e por que não, da vida em geral?). Pegamos os bons exemplos, vemos e estudamos o que fizeram certo, deciframos suas características, na esperança de fazer o mesmo e chegar a um nível de sucesso parecido.

Entre em qualquer livraria -- Quer saber? Nem as publicações científicas escapam disso -- e o que você vai ver são exemplos e mais exemplos de sucesso. Da última dieta da moda ao fulano que promete milhões na bolsa, de livros didáticos a biografias de presidentes e empreendedores famosos, a maioria esmagadora dos textos e estudos será sobre o sucesso.

Os fracassos são varridos, jogados fora, esquecidos. Muitas empresas dão errado sem causar impacto suficiente para serem estudadas ou para seus donos serem sequer encontrados. Mesmo em grandes empresas decadentes, a coleta de dados é difícil, praticamente impossível. Como já disseram, a vitória tem muitos pais, o fracasso, nenhum.

Para saber se uma dieta funciona, não basta mostrar apenas os casos que deram certo. É preciso estudar as pessoas que desistiram dela, incluindo possivelmente as que tiveram efeito diferente do esperado. No mundo das empresas isso é ainda mais complicado: pegue dois restaurantes extremamente parecidos, coloque um ao lado do outro. Em alguns anos um pode estar fazendo sucesso enquanto o dono do outro está em casa coçando a cabeça e tentando entender o que aconteceu. Há variáveis demais para se apontar dedos a esse ou aquele fator. Dizer que algo funciona de modo geral é mais difícil do que parece.

O que fazer então? Desistir de estudar técnicas promissoras? Jogar as mãos para o alto e parar de tentar?

Pelo contrário. A única opção é aceitar que somos incapazes de compreender a totalidade do mundo que nos cerca. Que o universo em que vivemos é tão complexo que a hora que aprendemos uma “técnica garantida”, a situação pode mudar e levar todo mundo para o buraco. Aceitar que não se pode prever o futuro. Podemos fazer estudos, desenhar cenários, estabelecer rotas, mas o que acontecerá amanhã, por definição, só ficará claro quando o sol nascer de novo.

Em minha experiência, é uma conclusão difícil de aceitar. Gostamos de respostas certas, de receitas, de métodos infalíveis para o sucesso em administração, saúde, relacionamentos, (insira aqui o que quer que seja). Infelizmente, não existe tal coisa.

Ou melhor, felizmente. Se todos os livros, receitas mágicas e conselhos estivessem certos. Que graça o mundo teria? O que podemos fazer é estudar, nos esforçar, aprender o máximo possível. E essa é a graça da coisa. Pensando bem, o que seria do amanhã sem as surpresas, os casos estranhos, aquelas coisas que nos pegam de repente, e nos deixam sem saber o que fazer?

http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/onde-estao-os-fracassados/72504/

  

Fábio Zugman, 

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À ENTIDADE QUE O MANTÉM

De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.

Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas físicas ou jurídicas).

QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA 

Considerando as características dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados.

São arquivos especiais: aqueles que mantém sob sua guarda documentos de formas físicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação.

Em resumo, são aqueles arquivos que guardam documentos que, se não forem conservados de maneira especial, terão sua conservação seriamente comprometidas em virtude de suas características físicas.

São exemplos de arquivos especiais:

- arquivo de fotografias;

- arquivo de CD´s;

- arquivo de disquetes;

- arquivo de microfilmes; e

- arquivo de fitas de vídeo

São arquivos especializados: arquivos que mantém sob sua guarda documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não misturam assuntos diversos em seu acervo.

São exemplos de arquivos especializados:

- arquivos de engenharia;

- arquivos médicos;

- arquivos de imprensa;

- arquivos de arquitetura.

QUANTO À EXTENSÃO DE SUA LOCALIZAÇÃO

Esta classificação é utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados. Em geral, o arquivo pode ser instalado nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando são chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituição, pode ser instalado em um único local, recebendo os documentos provenientes dos diversos setores da instituição, quando é chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.

Nos dois casos (setorial ou central), deverá existir uma unidade

de controle/coordenação centralizada, de forma que as atividades de

arquivo (normas, procedimentos e operações) sejam realizadas de

maneira padronizada.

QUANTO AO ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DE SEUS DOCUMENTOS

Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade).

Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda não prescreveram serão armazenados nos arquivos intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memória (história) da instituição, serão armazenados no arquivo permanente.

OITO REGRAS PARA UM BOM ATENDIMENTO

Um bom atendimento é fundamental para o sucesso de qualquer instituição. Atendimento de qualidade é aquele que deixa o cidadão feliz e com vontade de voltar.

Os oito passos

Um dos segredos de um atendimento de qualidade é estabelecer um relacionamento com seus clientes/cidadãos. Mas como fazer isso? Certifique-se de que sua instituição está seguindo estas regras simples, e você verá o resultado da satisfação de sua clientela interna e externa.

1. Atenda ao telefone - Se você não está perto do telefone, selecione alguém para fazer isso. Em último caso, utilize o serviço de “call forward”, que automaticamente transfere as ligações de um telefone para outro. Quem liga está sempre esperando falar com alguém, e não encontrar sempre uma mensagem gravada.
2. Não prometa o que não pode cumprir - Confiança é uma das chaves para a fidelização e um bom relacionamento com o cliente/cidadão. Ele precisa saber que pode confiar no que você e sua instituição prometem.
3. Escute com atenção seus clientes - Não há nada mais frustrante que perceber que o seu interlocutor não estava prestando atenção ao que você dizia. Certo? Pois isso se aplica também ao atendimento ao cliente/cidadão. Deixe o cliente falar a vontade e mostre que você está ouvindo, fazendo comentários sobre o que é dito. Faça perguntas complementares e sugira soluções.
4. Saiba lidar com as reclamações - Ninguém gosta de ouvir reclamações, mas se você der atenção a quem reclama, certamente você tem muito mais chances de satisfazer o cliente descontente. Escute e tente solucionar o problema.
5. Seja prestativo - Quando você mostra vontade de ajudar, sem interesse em ganhar alguma coisa em troca, é muito mais fácil conquistar as pessoas, ao perceberem que o bom atendimento é uma prática constante na empresa.
6. Treine seus funcionários para serem sempre prestativos, atenciosos e bem informados - Você mesmo pode fazer isso, ou contratar alguém com experiência em treinamento de pessoal. Fale com os funcionários regularmente sobre bom atendimento e o que isso significa. Tão importante quanto isso é sempre oferecer informação sobre os acontecimentos da instituição para que eles estejam sempre preparados para responder às perguntas dos cidadãos.
7. Vá um passo além - Se alguém entra em sua sala e pergunta se você pode ajudar a solucionar uma pendencia, não diga nunca “está logo ali”, e continue o que estava fazendo. Pergunte sobre suas demandas e faça o possível para satisfazê-lo. Se você quer atender bem, esse é o caminho.
8. Faça alguma coisa extra - Faça mais do que é esperado de você. Pequenos gestos causam uma ótima impressão nos clientes/cidadãos e aumentam significativamente as chances de retorno.

Seguindo essas regras simples, sua instituição ficará conhecido como exemplo de atendimento de qualidade.

OBJETIVIDADE NA ESCRITA