AS SUTILEZAS E AS “CAVALICES” DA COMUNICAÇÃO

Desde muito pequenos, aprendemos que “quem não chora, não mama”. Fazemos testes com nossos pais, tios e irmãos e, mesmo sem falar, aprendemos o que funciona melhor para atingir nossos objetivos e como transmitimos nossos desejos e necessidades. E isso é só o começo. Aprendemos expressões, gestos, sons, a falar e escrever, falar com as mãos e comunicar através do olhar. Imitamos, adquirimos tics e tocs e continuamos a aprender novas formas ou como aprimorar a nossa própria forma de comunicação.

São tantos recursos de linguagem e tantas possibilidades que a simples mudança de tom de voz ou da entonação pode provocar os mais variados entendimentos e fazer toda a diferença. Alto, fraco, bravo, calmo, agressivo, gago, firme ou vacilante. Mostre-me como falas e saberei como és, como ages e quem és.

Ao nos comunicarmos, mostramos a nossa personalidade e fazemos escolhas o tempo todo. Falar ou calar. Ser direto ou ser sutil. Aconselhar ou ignorar. Acalmar ou inflamar. Sorrir ou fechar a cara. Ter otimismo ou pessimismo. Através da fala ou da escrita, podemos alegrar, encantar, enriquecer, agredir ou ferir. Podem surgir belos poemas, músicas, filmes, textos de gratidão, oratórias com histórias inspiradoras, livros de autoajuda, orações, ensinamentos.

Por outro lado, a comunicação pode ser utilizada para assédio moral, bullying ou fofoca. Há pessoas que escolhem usar a comunicação para fazer fofoca e através de suas palavras repassam, sem critério, informações confidenciais. Transmitem com maldade e tomam para si como verdade histórias que chegaram aos seus ouvidos, fazendo de uma fofoca outra maior ainda. Parece até hobby e dos bons, porque o fofoqueiro demonstra ter prazer nisso. Um telefone sem fio, que raramente compartilha algo com fins dignos, muito pelo contrário, consciente ou inconscientemente prejudica alguns, envenena outros, aproxima muitos e isola outros tantos. A fofoca passa, mas deixa rastros.

A mesma frase escrita ou falada seguida de um por favor, ou um obrigada, muda todo o contexto. Nós escolhemos o tempo todo como vamos utilizar a comunicação e, através destas escolhas, mostramos a nossa educação, cultura, conhecimento, humor. Ou seja, mostramos a nossa verdadeira essência.

Comunicação é base e também pode ser começo, meio ou fim. Um pedido de noivado, a entrega de um prêmio, uma briga de casal, um pedido de desculpas, uma prova oral, de redação, um discurso de formatura, entrevista de emprego, rompimento, trato, advertência, destrato, divórcio, laudo médico, demissão, casamento, negociação, compra, venda, anúncio, marketing, promoção, um feedback, um "eu te amo".

Temos grande responsabilidade pelo que transmitimos e como transmitimos, pois deixamos marcas e rastros. Somos exemplo e deixamos o nosso legado. Desempenhamos multi papéis em nosso dia a dia: hoje filhos, amanhã pais, avós, colegas, irmãos, funcionários, colegas, chefes, professores, alunos, aprendizes. Então, vamos pensar antes de falar ou escrever e respirar antes de transmitir com impulsividade, focar em construir e não destruir, porque palavras têm muito poder e quando soltas ao vento não voltam mais para o lápis, computador ou para boca.

Que sejamos sempre incansáveis aprendizes!

http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/as-sutilezas-e-as-cavalices-da-comunicacao/87818/

FEEDBACK E CRÍTICA: QUAL A DIFERENÇA?

Você sabe como diferenciar uma crítica de um feedback? Sabe o quanto um feedback pode auxiliar no cumprimento de metas e na motivação dos funcionários? Tem ciência de quanto à crítica pode minar o clima organizacional de maneira negativa?

Essas duas maneiras, bastante diferentes, de informar colegas profissionais sobre seu desempenho têm efeitos bastante marcantes na performance das equipes e individualmente. Vamos entender melhor como isto está estruturado.

Qual a diferença entre o feedback e a crítica?

Um feedback se diferencia da crítica principalmente por oferecer alternativas para melhorar o que não está tão bom. Ele tem como intenção ajudar o indivíduo a se desenvolver, dando opções para que ele corresponda à expectativa do empregador, sempre apontando, de maneira neutra, onde houve falhas e quais são as possibilidades ou alternativas de melhora.

A crítica, por sua vez, se refere somente ao que está errado, sem oferecer possibilidades de melhora. Por vezes a crítica é tão destrutiva que não está nem fundamentada em dados e constatações, ou seja, é um juízo de valor. Ela geralmente tem o objetivo de enquadrar alguma situação ou trabalho como “certo” ou “errado”, possui carga emocional vinculada e frequentemente conta com acusações e julgamentos. Enquanto o foco da crítica é o indivíduo, o foco do feedback é a situação.

Por que o feedback é recomendado?

O feedback traz resultados positivos para todos os envolvidos. Ao tornar a prática dele constante, por exemplo, o profissional que o recebe tem a chance de desenvolver melhor a auto percepção, além de contribuir para o desenvolvimento das relações de confiança dentro do ambiente profissional. Um feedback não relata apenas aquilo que precisa ser melhorado, mas também analisa e expõe o que está sendo bem realizado. Ou seja, elogios também fazem parte de um bom feedback. Desta maneira, o profissional se abre, relata inseguranças e pode ser ajudado pelos demais – colegas e superiores. Agindo desta forma, ele pode mudar atitudes, aprender maneiras mais saudáveis de se relacionar e também tem a chance de produzir mais e melhor, pois o bom feedback ajuda a criar autoconfiança.

Enquanto isso, a crítica apenas ressalta o aspecto negativo, sem oferecer soluções, e ignora o lado positivo do trabalho do profissional.

Como dar um bom feedback?

É importante ter algumas ideias em mente antes dar o feedback a qualquer profissional:

Fique atento ao momento e ao local. Lugares com outras pessoas e momentos de tensão devem ser evitados. Além disso, é preferível que não haja interrupções durante o processo.

Utilize linguagem direta, sem rodeios. Ao ser prolixo, pode-se dar a entender que há um eufemismo em jogo. Apontar a situação com base nas constatações é o mais recomendado.

Ressalte os pontos positivos antes de partir para as observações de melhoria. Isso é importante para que a pessoa não se prenda somente ao fato negativo e tenha motivação para continuar o bom trabalho e melhorar onde é necessário.

Dê as alternativas para que os resultados necessários sejam atingidos. É importante, sobretudo, focar na tarefa, e não na pessoa.

Um bom feedback é imparcial e, mais importante ainda, impessoal.

O outro lado da moeda

Algo raro, mas que pode funcionar muito bem, é o gestor pedir um feedback aos subordinados. Veja bem, é um feedback, não uma crítica, e se baseia no mesmo conceito do que é dado a um subordinado: é preciso ressaltar pontos positivos e negativos, e apresentar alternativas para melhorar o que não está tão bom assim. Este tipo de retorno tem a capacidade de mostrar o impacto do gestor como líder de um grupo, de dar-lhe a real noção de como é visto e percebido pela equipe.

http://www.gazetadopovo.com.br/colunistas/conteudo.phtml?tl=1&id=1436284&tit=Feedback-e-critica-qual-a-diferenca

DICAS PARA O SUCESSO DE UMA SECRETÁRIA

Deixo aqui umas dicas de bom secretariado, há uns tempos retiradas da internet cujo autor desconheço, mas que têm a sua utilidade, para avaliado e avaliador:

Postura Profissional

1 – Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: “QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”

2 – Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu diretor, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido.

3 – Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo.

4 – Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior.

5 – O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental. “Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu chefe vai render muito mais.

6 – Torne seus contatos com secretárias de outras empresas menos impessoais, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘a empresa ou executivo que ela atende.

7 – Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:

Atenda rapidamente às ligações;

Planeie cada chamada;

Tenha sempre lápis e papel na mão;

Fale claro e pausadamente;

Fale com o telefone próximo à boca;

Repita o nome da pessoa;

Evite expressões afetivas;

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;

Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;

Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.

8 – Lembre-se sempre:

As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!

As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!

As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?

As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!

As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!

A palavra mais importante é: NÓS.

A palavra menos importante: EU.

9 – Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:

Você ouve o que ela tem a dizer;

Você explica o motivo da resposta negativa;

Você a trata com delicadeza e respeito;

Você a encaminha para a área indicada;

Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião.

10 – Nunca diga amem a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realmente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista.

11 – Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: “O senhor pode atendê-lo?” Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o “Presidente” da reunião, e ele falará em voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o aparelho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua presença será bem notada e apreciada.

12 -Para secretárias principiantes:

a) Em seu escritório não poderá faltar:

Dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;

Livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretárias;

Formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre atividades que exerce. Por exemplo: caso você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidação das Leis da Previdência Social e Manual da Prática Trabalhista, entre outros.

b) Você deve, ainda, buscar conhecimentos novos, além de informações orais.

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar melhor suas atividades.

13 – Para se ter sucesso no trabalho:

Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois você a representa.

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.

Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quanto quiser…

Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.

Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e, provavelmente, nunca saberá o porquê.

14 – Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profissão. “Dicas” sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, são bastante úteis.

15 – Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma com segurança e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura como profissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária. Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de decisão, não passando nunca por cima de seus superiores.

16 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suas oportunidades de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se dos altos padrões que se esperam de você. Eles demonstram o respeito devido à sua profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:

Sustente a política da firma.

Apoie a política de seu chefe.

Seja o amortecedor de seu chefe.

Mostre que é fidedigna.

Nunca repita mexericos.

A vida particular de seu chefe é confidencial.

Aprenda a guardar segredos profissionais.

17 – Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeças a ideia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a técnica do Feedback, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu.

18 – Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um “Bom Dia!”, pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.

Caso peça para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso não tenha sido, procure ajudá-lo.

Não se aventure a informar o que não sabe com segurança.

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou não.

Lembre-se, todas as chamadas são muito importantes, e a primeira impressão é a que fica…

19 – As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez por excesso de zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transações que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comunicação. É claro que cabe à secretária fazer uma triagem. Há, porém, uma grande diferença entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone é parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuidado ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa empresa.

http://arlindopinto.com/

SECRETÁRIA EXECUTIVA: LER É PRECISO

“Todo mundo que escreve deve deixar o leitor o esforço de pensar sobre o que leu, e não o sacrifício de adivinhar o que se queria ter dito – Este é o ponto” Gustavo Bernardo.

Entre as atribuições do Profissional de Secretariado está a redação de documentos, e-mails, relatórios, atas, pautas, sem deixar de mencionar a boa comunicação verbal/falada. Em algumas situações, por exemplo, o domínio da comunicação é um dos requisitos para promover alguém, uma vez que escrever bem é um diferencial. 

E cá entre nós, nada mais trágico do que uma Secretária falando que está "Meia estressada com tanto trabalho" ou "Espero que eu seje a nova acessora da Presidência". 

É claro que isso não significa saber todas as regras gramaticais, embora não invalide nosso compromisso com a organização de ideias, clareza, concisão e o bom domínio de vocabulário.

Para isso, algumas dicas podem contribuir: 

Leitura – Tenha como hábito a leitura de diversos tipos de textos. Ao diversificarmos a leitura aprendemos palavras dos mais variados assuntos e campos de atuação, isso inclui revistas, livros, jornais, etc.

Consulte o dicionário: Tenha como hábito sublinhar ou anotar palavras desconhecidas e acima de tudo, tenha a curiosidade em descobrir o significado. Isso, seguramente, contribuirá para uma melhor escrita. 

Xô preguiça – Ao redigir um texto não tenha preguiça de se expressar. Considerando que vivemos o momento das “urgências” corremos ainda o grande risco de confundir objetividade com falta de informação. Por isso, sempre se coloque no lugar do leitor/receptor de sua mensagem. 

Treine - Escreva. Quanto mais você se acostuma a escrever, mais aprimora sua comunicação escrita. Redija e-mails, cartas, participe de fóruns, blogs (elogiando, comentando, criticando).  

Revise o que escreve: Tenha como regra revisar tudo o que escreve, até mesmo uma simples mensagem enviada por torpedo merece sua atenção. Lembre-se: a pressa é inimiga da perfeição. 

Atualize-se: “tudo o que você sabe é nada, diante do quanto você ainda pode aprender”. JACK WELCH. Por isso, invista em conhecimento e capacitação continua. Particularmente, Corroboro com a teoria de Malcolm Gladwell quando afirma ser necessário muito treinamento para que seja alcançada a excelência. 

Otimize seu tempo - O dia tem 24 horas para todos. Não tem ninguém que tenha um minuto a mais. E essas 24 horas, teoricamente, estão divididas em três blocos de 8 horas. No primeiro bloco de oito horas, descansamos, dormimos. No segundo trabalhamos e no terceiro bloco de oito horas, o que fazemos? Portanto, não procure desculpas. Otimize seu tempo. Faça com que as horas "perdidas" no trânsito e na fila do banco trabalham a seu favor.

Tenha ânimo: sabemos que culturalmente somos um povo que não cultiva o hábito da leitura. Segundo especialistas, a média de leitura do brasileiro é de quatro livros por ano, sendo que, somente cerca de 50% da população brasileira cultiva o hábito de leitura. Fazendo uma comparação com outros países, na França a média é de 12 livros por ano, na Espanha, 11, nos Estados Unidos, 10, na Argentina, 6, no Chile, 5. Então não desanime. Comece por uma leitura simples e por temas de seu interesse e quando menos esperar você estará em pleno domingo se deliciando pelos corredores de uma livraria, e falo isso por experiência própria. 

Penso que para desenvolvermos novos patamares culturais, intelectuais e profissionais, precisamos necessariamente ampliar nosso acervo de conhecimento, por isso, torna-se fundamental a leitura. 

A capacidade do cérebro humano é enorme, e uma vida inteira de estudo e leitura não serão suficientes para esgotar uma pequena fração de nossa capacidade.

POR: Simara Rodrigues

Blog Secretariar é uma Arte

http://simararodrigues.blogspot.com.br/2013/09/ler-e-preciso.html

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS

A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.

Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo essa, um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA - A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.

COMUNICAÇÃO - A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando, nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam inteiradas das metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.

http://www.revistaeficiencia.com.br/Edicao3/arquivos/expansao_SemImagem3.htm

CULTIVE UM APURADO RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

Sei que muitos já escreveram sobre isso... Sei que você já ouviu isto em mais de três palestras que participou... Mas, sempre é prudente escrever mais uma vez...

Numa época em que se vivenciam mudanças, ao mesmo tempo radicais e muito rápidas, com grande fluxo de informações, faz-se necessário a excelência empresarial e profissional, com ênfase nos relacionamentos organizacionais, com a valorização do capital humano.

A formação dinâmica, nas áreas de Ciências Humanas e de Sociais Aplicadas, permite ao profissional de assessoramento executivo agregar conhecimentos de diversas áreas, dentre as quais está a gestão de pessoas. Suas funções são valorizadas pelo fato de agregar valores e responsabilidades no seu agir profissional, e por ter a sensibilidade de perceber a importância do valor do capital humano no mundo corporativo – principal gerador de riquezas deste século.

Por este motivo é uma categoria profissional que deve procurar desenvolver, concomitantemente as habilidades técnicas, habilidades na área humana, tais como: capacidade de relacionamento, trabalho em equipe, gestão e liderança, que proporcionaram sua ascensão no mundo corporativo.

Como professora e consultora tenho acompanhado situações de desvalorização profissional, estimuladas por gestores com uma visão restrita e desatualizada. Ainda vivem a realidade administrativa dos anos 60 quando os profissionais de secretariado eram considerados meros executores de tarefas rotineiras ao lado de dirigentes com a visão de “manda quem pode, obedece quem tem juízo”. São gestores que dificultam oportunidades para o profissional demonstrar seus conhecimentos construídos na graduação ou habilidades desenvolvidas nas experiências profissionais.

Quem assessora deve ter habilidade técnica para visualizar e propor mecanismos para a racionalização de processos e procedimentos administrativos com os quais está diretamente envolvido, para simplificar e agilizar determinada atividade e, por consequência, tornar seu trabalho mais efetivo na consecução das metas organizacionais. Tendo assim, seu próprio tempo otimizado para gerenciar mais atentamente o relacionamento com clientes internos e externos.

O que se percebe é que o relacionamento com clientes internos e externos, muitas vezes, é prejudicado pela ausência de racionalização de procedimentos administrativos e execução de atividades meramente operacionais. O assessor deixa de pensar em caminhos que podem contribuir com a equipe gestora no aperfeiçoamento de ferramentas voltadas à otimização do processo decisório em si, pelo fato de estar “apenas” na execução de tarefas repetitivas e, quem sabe, muitas vezes desnecessárias.

O assessor executivo, que entende e chama para si pensar e fazer a gestão de determinados processos e procedimentos administrativos, está exercendo o seu verdadeiro papel de “secretário/assessor analista-simbólico”, corroborando com a classificação dada por Robert Reich, em seu livro O trabalho das Nações (1994). Lembrando que para o autor um analista-simbólico soluciona e identifica problemas e promove a venda de soluções por meio da manipulação de dados.

Ressaltando, quem assessora, além da capacidade técnica e específica da sua área de atuação, precisa cultivar um apurado relacionamento interpessoal, capacidade de trabalhar em equipe e administrar conflitos. Isto porque no seu dia a dia administra situações envolvendo toda a rede de relacionamento, seja interna – colaboradores da empresa - ou externa – clientes, fornecedores e parceiros. Porém, esta habilidade ainda passa despercebida dentro de muitas organizações.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2011/04/cultive-um-apurado-relacionamento.html

ETIQUETA PARA SECRETÁRIOS

Com uma boa vestimenta, podemos ficar elegantes e sérios, na medida necessária para bem atendermos e sermos discretos.

Porém, nenhuma vestimenta cairá bem se o secretário não souber se portar com os clientes ou com qualquer outra pessoa que adentrar a empresa. Por isso, segue hoje dicas de etiqueta e boas maneiras para secretários, que farão com que todos elogiem o comportamento deste profissional.

Vamos às dicas?

1. Sorria! Não importa o humor em que a pessoa esteja, se ela vê um sorriso franco e receptivo, ela se sentirá também receptiva. Por isso, dê o seu melhor sorriso sempre que avistar alguém entrando na empresa.

2. Nada de e-mails pessoais. Local de trabalho não é local de cuidar da sua vida pessoal. Parece grosseria, mas é verdade. A vida pessoal tira muito da concentração da pessoa, e o secretário deve estar 100% focado na empresa e nos clientes.

3. Nada de intimidades com os clientes ou com superiores: e isso vale mesmo quando ele estiver tentando ser mais simpático. O comportamento deve ser sempre formal. Cumprimentos na hora de chegada e saída, e se possível com o tratamento de “senhor” ou “senhora”. Por exemplo: “Bom dia, senhora _____, posso pegar sua bolsa?” ou “Posso acompanhá-lo até a porta, senhor _____?”. Educação e bons modos nunca são demais.

4. Usar sempre as regras de etiqueta ao telefone

5. Uma grande qualidade da secretária é saber ouvir! Tente, sempre que puder, ouvir mais e falar menos. As pessoas transmitem muitas informações importantes quando estão falando, então tente se atentar a tudo e filtre aquilo que é mais importante. O que nos leva ao próximo item…

6. Nada de fofocas! Essa é uma dica que fala por si só e vale para qualquer profissão.

7. Estude e pratique o bom português. Muito de sua imagem vem da forma como você se expressa. Uso de gírias, verbos mal conjugados, piadas, tudo pode depor contra você.

8. Procure sempre se atualizar. O mundo muda muito depressa, e as profissões também. Sempre use a internet a seu favor, para procurar dicas, inscrever-se em congressos e cursos, conhecer novas técnicas e métodos. Um profissional atualizado vale ouro!

Essas e outras dicas de comportamento e providências podem ser aprendidas em um bom curso de Secretariado.

http://www.blog.institutomonitor.com.br/index.php/2013/05/27/dicas-de-etiqueta/

CERIMONIAL E PROTOCOLO: A ÓTICA DE RELAÇÕES PÚBLICAS

Sempre que se trata do assunto cerimonial e protocolo surgem várias ideias ligadas a preciosismos desnecessários e supérfluos ou mesmo, numa linguagem vulgar, excesso de preocupações com detalhes, entendidos como “frescuras” que não levam a nada.

Na prática, isso representa um verdadeiro preconceito ou estereótipo adotado por muitas pessoas, que desconhecem o tema, sua abrangência e importância no dia-a-dia da vida pessoal, das atividades sociais e profissionais de todos nós e das empresas onde atuamos.

Interessante notar que a primeira lembrança sobre cerimonial com a qual lidamos está ligada à expressão comumente usada ao se receber um amigo em nossa residência ao dizer-lhe: deixe de cerimônia no intuito de fazer com que se sinta à vontade. Na verdade, o que se quer dizer, neste exemplo, é que a pessoa se comporte sem formalismos. Isso porque a ideia inicial que se tem de cerimonial é algo ligado a formalidades, a atos formais e solenes.

Conceitos

Para desenvolver essa ideia inicial, vale apontar e entender alguns conceitos próprios de cerimonial:

• Cerimônia - sequencia de partes que integram um evento ou ato formal;

• Solenidade - evento no qual a “pompa” se faz necessária, em função da característica protocolar e mais formal;

• Protocolo = conjunto de preceitos e normas legais que devem ser obedecidas, para dar maior solenidade (“pompa”) possível a determinados eventos ou atos, cuja grande significação convém ser ressaltada e destacada em determinada programação.

Na prática, pode-se inferir que o Protocolo é um conjunto de regras, aplicadas e seguidas pelo Cerimonial. E de modo mais enfático ainda: quanto mais solene for o evento, maior protocolo deve ser adotado.

Outro detalhe fundamental do qual não se pode afastar é a ligação e a interdependência entre Cerimonial, Protocolo e Eventos, o que corresponde à visão tríplice apresentada na Figura 1, que traduz a ideia de que quem faz eventos deve conhecer e dominar as técnicas do cerimonial e as normas e regras de protocolo:

Funções do Cerimonial

Pode-se também entender a inter-relação entre cerimonial, protocolo e eventos, pela simples identificação das funções do cerimonial que, na prática, são resumidas em:

• Disciplinar (regular precedência e adotar outras normas protocolares); 

• Organizacional (definir rituais, gestos, honrarias e privilégios, símbolos do poder, ordenando-os sincronicamente, como partes de um evento ou cerimônia);

• Semiológica (prever a linguagem formal, internacional e diplomática, e as formas de cortesia, de etiqueta social, de tratamento, de redação e expressão oficial)

• Legislativa (codificar a legislação, as regras, os costumes e preceitos, em normas de protocolo, no plano interno e externo);

• Pedagógica e Ética (comunicar e ensinar para transmitir valores, formas de etiqueta e boas maneiras, de acordo com as culturas e civilizações, comunidades ou organizações públicas ou privadas;

• Informal (realizar e comemorar datas e eventos sociais de toda ordem).

A ótica de Relações Públicas

A ótica de Relações Públicas é ressaltada a partir da visão do evento como um Veículo de Comunicação Dirigida Aproximativa – VCDA e o único a propiciar a interação e a integração entre a organização e seus públicos, constituindo-se em instrumento essencial à comunicação integrada ou global da organização: “uma questão estratégica no composto da comunicação” (onipresença).

Nesse contexto, Cerimonial apresenta-se como ferramenta de qualidade, que quer agregar emoção e destaque ao evento como o seu diferencial. Isso acontece a partir da ordenação e orientação para realização do evento (suas partes/ sequencia e programação geral), para cumprir e fazer cumprir as regras de Protocolo, de conformidade com o planejamento e em paralelo ao da organização, da coordenação e do controle, mediante o uso de instrumentos essenciais como o plano, o cronograma e o check-list do evento.

Na ótica de Relações Públicas não se admite mais o evento emergencial, o famoso “churrasquinho quebra-galho”, de última hora, que nada resolve, pois neste tipo de ação perde-se tempo e investimento.

A partir da premissa que evento sem planejamento é uma ficção, hoje, mais que nunca, além de concorrer para a construção da imagem positiva e fortalecimento do conceito corporativo, as Relações Públicas também contribuem para os resultados mercadológicos da empresa, por isso manter a visão tríplice de Cerimonial/ Protocolo/ Eventos/, é fundamental na dinâmica e na vida das empresas.

FONTE: http://www.sinprorp.org.br/canal/Canal122/artigo1.htm

Paulo Regis Salgado

Profissional de Relações Públicas

Assessor de Cerimonial e Protocolo 

Professor de Cerimonial e Etiqueta 

HABILIDADES DE COMUNICAÇÃO

O que devo levar em consideração para saber se - como profissional do secretariado - tenho habilidades de comunicação?

Objetivamente respondendo, são habilidades de comunicação:

• Expressar ideias com clareza e objetividade;
• Saber dialogar;
• Boa dicção;
• Fazer-se entender;
• Correção gramatical e ortográfica;
• Coesão, poder de síntese;
• Saber ouvir;
• Saber perguntar e falar;
• Poder de argumentação;
• Sistematizar e redigir textos e documentos corporativos;
• Compreender, interpretar, analisar informações e documentos, e recomendar encaminhamentos;
• Utilizar diferentes tipos de linguagem diante da diversidade de situações.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2013/05/habilidades-de-comunicacao.html

NETIQUETA: REGRAS DE ETIQUETA NA INTERNET

Regras de comportamento são necessárias em qualquer tipo de convívio social e, na internet, isso não é diferente. Com a dificuldade em interpretar emoções e conotações na comunicação via web, uma etiqueta virtual se torna imprescindível.

A netiqueta (neologismo oriundo da fusão das palavras net + etiqueta) cumpre o papel de intermediar a boa comunicação e prezar por uma vivência virtual harmônica. Para promover essas regras, montamos um guia com algumas regras básicas de netiqueta e também o que não é aceitável no mundo da web. Confira!

Netiqueta – mensagens

Evite escrever em letras maiúsculas

Na hora de escrever uma mensagem (seja um e-mail profissional ou uma conversa em rede social), evite escrever em letras maiúsculas. Como a internet tem suas limitações na hora de imprimir emoções, as letras maiúsculas acabam sendo usadas como “grito”. Uma mensagem inteira assim pode denotar outro sentido, mesmo sem querer. Também é interessante escrever seus textos de forma clara e objetiva. Negritos, itálicos e sublinhados são utilizados apenas em pontos específicos de detalhe. Abusar de gifs animados e fontes coloridas também não é uma boa escolha.

Evite escrever em outra língua

Evite escrever em outra língua, a não ser que seja solicitado. Não dá pra saber se todo mundo irá compreender a sua mensagem, principalmente fora de ambientes corporativos.

Divida seu texto em blocos

Na hora de escrever uma mensagem longa, divida o seu texto em blocos e, se possível, por subtítulos. Mensagens grandes e contínuas são cansativas, ainda mais em uma tela de computador.

Mande e-mails em cópia oculta

Na hora de mandar e-mails para mais de uma pessoa, opte por mandar em cópia oculta, principalmente se essas pessoas não se conhecem. Isso diminui a possibilidade de spams e mensagens indesejadas.

Netiqueta – fóruns e redes sociais

Respeite as regras do grupo

Antes de disparar mensagens em algum grupo, entenda o funcionamento dele. Muitos grupos têm documentos com regras e orientações aos participantes.

Procure antes de perguntar

Procure no histórico do grupo se a sua dúvida ou mensagem já não foi tema de debate. Caso tenha sido, mas você deseja realizar um novo comentário, não abra outro tópico. Escreva no tópico existente e “reaviva” a discussão.

Não repita mensagens

Não mande as mesmas mensagens várias vezes. Isso é uma forma de spam e torna os fóruns desagradáveis.

Seja educado e respeitoso

Seja sempre educado e respeitoso com todos os participantes e acate as decisões de moderadores. Eles estão ali exatamente para conduzir os fóruns de uma forma benéfica a todos.

Evite escrever mensagens acaloradas

Com o “anonimato” que a internet oferece, é muito comum que as discussões atinjam níveis que, na realidade, não atingiriam. Lembre-se que a internet é um espaço de convívio como qualquer outro e o bom senso deve sempre falar mais alto.

Netiqueta e o falso anonimato da internet

Já se tornaram rotineiros o aparecimento de casos de agressão verbal, violência, ameaças e preconceito na internet. Por estarmos atrás de uma tela de computador, temos a falsa sensação de que estamos impunes, protegidos pelo anonimato e que a internet se torna um espaço aberto para falarmos o que quisermos, da maneira que quisermos e para quem quisermos. Na realidade, isso não é assim.

Nunca devemos esquecer que o contato feito via web é sempre recebido por outra pessoa e não simplesmente por uma máquina. Direitos civis e privacidade devem ser respeitados em qualquer lugar, inclusive na web. A máxima de “faça para os outros o que você deseja que façam para você” nunca foi tão necessária em nosso tempo.

Atente-se para a maneira que você se porta na internet para que ela seja um espaço de aprendizado, compartilhamento saudável e boas relações.

Outras dicas de netiqueta

Vídeo produzido pelo Olhar Digital: http://olhardigital.uol.com.br/

http://www.dicasdeetiqueta.com.br/netiqueta/

ABRAÇOS... (NÃO "BEIJOS"...) É UM E-MAIL CORPORATIVO.

Sempre foi assim... Independentemente da tecnologia que temos à nossa disposição, a comunicação escrita empresarial sempre exigiu de nós muita responsabilidade e habilidade ao redigir. Afinal de contas, como o próprio nome já diz - “empresarial” ou “corporativo” - quem escreve, escreve em nome de uma corporação e não de seu próprio.

Como profissionais de secretariado, estamos a serviço de uma corporação e de gestores que têm uma imagem a zelar e preservar. A redação e o layout de uma carta, por exemplo, devem retratar o que é a instituição. Como ela quer ser vista pelo mercado. O que confere a quem escreve um e-mail em nome da empresa dupla responsabilidade.

Todos, que se utilizam de ferramentas eletrônicas de comunicação, devem ter o conhecimento mínimo dos códigos de ética e relacionamento que regem este espaço. Regras de Netiqueta. Isso vale para quem elabora e-mails corporativos.

Assim como há normas e um padrão para a elaboração de ofícios, memorandos e demais documentos empresariais, também há para o e-mail.

Por se tratar de uma comunicação eletrônica, a velocidade é a tônica. Dá a muitos profissionais o entendimento de que não se precisa obedecer normas e critérios. Que é só apertar o send....e foi.....

Claro que não é bem assim. Estamos tratando de um tipo de correspondência corporativa. Mais informal, porém do mesmo modo precisa ser respeitosa e com uma linguagem objetiva, coesa, clara, sem erros gramaticais e ortográficos.

Por ser um instrumento de comunicação mais informal, sua saudação é mais direta: “bom dia, Fulano de Tal”, “Olá, Senhor Fulano de Tal”. É algo mais informal como é a característica do e-mail. Jamais se vai direto ao assunto. Nada de “Ilustríssimo Senhor, Fulano de Tal”.

Mais um lembrete: sempre preencher o campo Assunto, de forma objetiva. Trata-se de um campo considerado indispensável.

Finalizando-o, cabe uma despedida simpática e assiná-lo com a identificação do remetente. Dê preferência a uma assinatura padrão. Nada de símbolos e emoticons.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2013/03/abracos-nao-beijos-e-um-e-mail.html

SECRETÁRIO EXECUTIVO: VOCÊ SE ENCAIXA NISSO?

Antes de começar seu dia na empresa, já tem planejado cerca de 70% de seu trabalho.

Tem conhecimento claro e concreto dos principais eventos/compromissos da agenda de sua chefia imediata nas próximas duas semanas.

Ao invés de apenas "fazer as coisas", você analisa as necessidades da atividade e então planeja, organiza, controla e coordena o fluxo de trabalho.

Demonstra capacidade de gerenciar as informações da área que assessora, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, armazena, filtra e divulga para quem de direito.

Sua chefia lhe consulta para obter informações e dados antes da tomada de decisões.

Organiza a sistemática de seu trabalho de tal forma que permite ao dirigente trabalhar com uma temporária, caso você tenha que se afastar.

Costuma facilitar a comunicação e o relacionamento interpessoal com as pessoas que procuram o dirigente.

Tem por hábito dialogar com a chefia imediata para encontrar meios de contribuir de forma estratégica e eficaz para o desempenho do setor/departamento/área/diretoria.

Considera-se respeitado (a) no espaço de trabalho por se envolver na implementação de melhorias em rotinas e procedimentos administrativos.

Parabéns! São os primeiros e essenciais passos para quem - de fato - almeja um reconhecimento como um futuro talento na área do secretariado e assessoramento executivo.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2013/08/secretario-executivo-voce-se-encaixa.html