O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO CORPORATIVO

Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje.

Descrever o perfil atual desta profissional é nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos empresários e demais interessados a capacitação de uma Secretária Executiva formada em nível superior com competência e aptidão para atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais.

A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o Código de Ética. O curso de Secretariado é oferecido tanto em nível técnico, como superior.

Em atendimento às frequentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização, MERCOSUL e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:

Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas; 

Assessorar direta ou indiretamente executivos; 

Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma; 

Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais; 

Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social; 

Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância; 

Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos idiomas;

Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

O PERFIL SECRETARIAL ATUAL

Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.

Cabe a Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.

Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

Enfim, as atividades cotidianas das Secretárias Executivas requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição da Secretária do novo milênio.

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS

A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.

Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo essa, um elo de ligações entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA - A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.

COMUNICAÇÃO - A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.

O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

Já foi o tempo e há muito tempo atrás, a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários, porém, este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas.

Com o avanço da tecnologia, a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva, quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pela profissional Secretária Executiva. 

A Internet trouxe muitos avanços para a profissão, já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos organizacionais, principalmente com Secretárias Executivas de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações interpessoais. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A Secretária Executiva também desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral, fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo.

Hoje, essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes, têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se uma profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e assessora. A beleza pode ser importante, mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, com competitividade, segurança e qualidade

SUPORTE SECRETARIAL

Diante das profundas alterações por que vem passando o mercado de trabalho, o Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor, sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo decisório; gestor, exercendo funções gerenciais; empreendedor, com idéias e práticas inovadoras; e consultor, orientando a empresa, sua razão de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da organização, transformando ameaças em oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratégias, aumentando assim as vantagens competitivas.

A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações, tendo como atribuições: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trâmite de papéis, compras e cotação com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficácia; manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funções gerenciais; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; obter uma visão geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatórios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações.

CONCLUSÃO

A Secretária Executiva é uma profissional, que academicamente está sendo preparada para estar apta a assessorar e articular a área administrativa das empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral. A administração, planejamento e organização são conceitos que a Secretária Executiva deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparada para ser inovadora, criativa, empreendedora, comunicadora e articuladora. Como assessora e facilitadora, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora de informações administra relacionamentos e conflitos, ou seja, a profissional Secretária trabalha para a organização e não somente para o executivo. Estas características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas, econômicas e sociais tais como, a globalização, que exige cada vez mais um novo perfil deste profissional, que vem conquistando um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações, como mostra a própria organização das Nações Unidas, no livro titulado “O Trabalho das Nações”, que cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”, definindo a profissão como uma das mais proficientes e promissoras, esclarecendo que a profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas. 

Os pontos fortes da profissão são a expansão de limites com aumento de responsabilidades, cargo considerado de alta confiança, com relativa estabilidade e bom salário, considerando o padrão brasileiro. Os pontos fracos ainda são a grande variação de salários, muitas denominações para a profissão, falta de plano de carreira e de salários específicos para a profissional Secretária.

A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões. Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados esperados.

A profissão de Secretária é afetada diretamente com as mudanças e tendências do mercado por sua atuação nas organizações, pois, dentre suas habilidades estão as funções de assessoria, participação e tomada de decisão.

BIBLIOGRAFIA

ALONSO, MARIA ESTER CAMBRÉA. A arte de assessorar executivos. Edições Pulsar, São Paulo, 207 p., 2002.

CARVALHO, ANTONIO PIRES; GRISSON, DILLER. Manual do Secretariado Executivo. 3ª ed., SP, Editora D’ Livros, 606 p., 2000.

Registro Profissional. Lei de Regulamentação. Obtido via Internet, endereço www.fenassec.com.br. Acessado em 18/09/2005.

Suporte secretarial. Obtido via Internet, endereço http://www.vestibular.ufba.br/guia/secretariado.html.

A ÉTICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

O tema: Ética é por si só polêmico, entretanto causa ainda mais inquietação quando falamos sobre a ética na administração pública, pois logo pensamos em corrupção, extorsão, ineficiência, etc., mas na realidade o que devemos ter como ponto de referência em relação ao serviço público, ou na vida pública em geral, é que seja fixado um padrão a partir do qual possamos em seguida julgar a atuação dos servidores públicos ou daqueles que estiverem envolvidos na vida pública, entretanto não basta que haja padrão, tão somente, é necessário que esse padrão seja ético, acima de tudo. 

A questão da ética pública está diretamente relacionada aos princípios fundamentais, sendo estes comparados ao que chamamos no Direito, de "Norma Fundamental", uma norma hipotética com premissas ideológicas e que deve reger tudo mais o que estiver relacionado ao comportamento do ser humano em seu meio social, aliás, podemos invocar a Constituição Federal. Esta ampara os valores morais da boa conduta, ou seja, na Administração Pública contém princípios como a: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

A boa fé acima de tudo também pauta-se como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada do cidadão na sociedade, lembrando inclusive o tão citado, pelos gregos antigos, "bem viver". Outro ponto bastante controverso é a questão da impessoalidade. Ao contrário do que muitos pensam, o funcionalismo público e seus servidores devem primar pela questão da "impessoalidade", deixando claro que o termo é sinônimo de "igualdade", esta sim é a questão chave e que eleva o serviço público a níveis tão ineficazes, não se preza pela igualdade. No ordenamento jurídico está claro e expresso, "todos são iguais perante a lei”. E também a ideia de impessoalidade, supõe uma distinção entre aquilo que é público e aquilo que é privada (no sentido do interesse pessoal), que gera deste modo o grande conflito entre os interesses privados acima dos interesses públicos.

Vemos constantemente nos meios de comunicação que a corrupção no Brasil é um dos principais problemas que cerca o setor público, afetando assim, a ética. Não podemos falar de ética, impessoalidade (sinônimo de igualdade), sem falar de moralidade.

A moralidade também é um dos principais valores que define a conduta ética, não só dos servidores públicos, mas de qualquer indivíduo. O princípio moralidade na administração pública deve abranger a idéia de que o fim é sempre o bem comum, ou seja, compreender que não deve limitar-se às motivações individuais ou particulares e sim da sociedade como um todo. Em algumas situações existe a legalidade mas pode não haver a moralidade, um bom exemplo está na inexigibilidade de licitação, onde em algumas situações permite-se contratar empresas de forma mais livre, mas será que é moral comprar produtos sem licitação (mesmo a legislação facultando) em empresas de parentes de um prefeito? Pois é, nem tudo que é legal é moral.

Podemos verificar que a ética está diretamente relacionada ao padrão de comportamento do indivíduo, dos profissionais e também do político. O ser humano elaborou as leis para orientar seu comportamento frente as nossas necessidades (direitos e obrigações) e em relação ao meio social, entretanto, não é possível para a lei ditar nosso padrão de comportamento e é aí que entra outro ponto importante que é a cultura, ficando claro que não a cultura no sentido de quantidade de conhecimento adquirido, mas sim a qualidade na medida em que esta pode ser usada em prol da função social, do bem estar e tudo mais que diz respeito ao bem maior do ser humano, este sim é o ponto fundamental, a essência, o ponto mais controverso quando tratamos da questão ética na vida pública.

Freqüentemente constatamos a opinião pública desabonar o comportamento ético no serviço público. A crítica feita pela sociedade, decerto, como todo senso comum é imediatista e baseada em uma visão superficial da realidade, que entre outras coisas, trabalha com generalizações, colocando no mesmo “rol” servidores, gerentes e políticos. De fato, sabe-se que essa é uma realidade complexa e que precisa ser analisada com cautela e visão histórica, recomendando-se tratar cada situação separadamente, dentro de seu contexto e não de forma simplista e apressada.

É verdade que aquilo que a sociedade fala sobre o serviço público é o que se vê na prática através da morosidade, do descaso, do empreguismo, improbidade administrativa, má conservação dos bens públicos é motivo de descrédito da sociedade. A sociedade não tem condições de saber de quem é a responsabilidade, na ausência de tais esclarecimentos faz generalizações distorcidas, impregnadas por preconceitos que definem os funcionários públicos como preguiçosos, incompetentes e procrastinadores, quando, de fato, existem pessoas que agem dessa forma, assim como em qualquer empresa, mas existem também pessoas altamente qualificadas e preocupadas com o serviço público e com o bem comum.

Diferente do que vem sendo posto em prática, as empresas éticas devem estimular e oportunizar o advento da consciência crítica de seus colaboradores, clientes e parceiros, e não impor que eles aceitem o que lhes é apresentado. É um ato humano e ético não aceitar verdades prontas, de forma imposta, mas aquelas que a consciência crítica aponta como aceitáveis. É o ser humano quem deve decidir em quem acreditar. As organizações éticas buscam na prática, se tornar honestas, justas, verdadeiras e democráticas, por uma questão de princípio e não de conveniências na maioria das vezes muito embora esse tipo de agir também traga sucesso e reconhecimento. As empresas éticas devem escolher seus líderes e colaboradores considerando tanto suas qualidades técnicas, quanto éticas. Mesmo sabendo-se que o ser humano está suscetível à falhas, uma boa política de Recursos Humanos, ou uma ótima empresa e banca examinadora no caso dos órgãos públicos diminuem os riscos de práticas lesivas ao patrimônio público.

Além da ética individual a empresa que almeja ser ética deverá refletir seu modo de ser, pois quando se conquista a consideração e a confiança dos colaboradores desenvolve a lealdade e compromisso necessários ao crescimento e estabilidade da organização.

Quando a empresa conquista a confiança e o respeito de seus empregados desenvolve a lealdade e o compromisso com ela. Estudos confirmam que as empresas mais éticas são as mais bem-sucedidas, pois nas últimas décadas elas vêm tomando consciência disso e descobrindo que o ser humano, ou seja, os clientes, colaboradores, sociedade, fornecedores, etc., são as coisas mais importantes na organização, portanto devem agir de forma a fazer com que eles as admire, respeite, ame e não queira substituí-las por outras empresas.

Em meio a tantas altercações em relação à ética na política, a generalização da corrupção tornou-se evidente no setor público, um exemplo recente é a máfia das sanguessugas, mas não se deve esquecer que existem pessoas muito éticas e conscientes em todas as organizações. Como se percebe, há uma cobrança cada vez maior nos últimos anos por parte da sociedade por transparência e probidade, tanto no trato da coisa pública, como no fornecimento de produtos e serviços ao mercado. A legislação constitucional e a infraconstitucional têm possibilitado um acompanhamento mais rigoroso da matéria, permitindo que os órgãos de fiscalização e a sociedade em geral adotem medidas judiciais necessárias para coibir os abusos cometidos pelas empresas, espera-se que a impunidade não impere nas investigações de ilicitudes.

A falta de ética nasce nas estruturas administrativas devido ao terreno fértil encontrado ocasionado pela existência de governos autoritários, no qual são regidos por políticos sem ética, sem critérios de justiça social e que, mesmo após o aparecimento de regimes democrático, continuam contaminados pela doença da desonestidade, dos interesses escusos geralmente oriundos de sociedades dominadas por situações de pobreza e injustiça social, abala a confiança das instituições, prejudica a eficácia das organizações, aumenta os custos, afeta o bom uso dos recursos públicos e compromete a imagem da organização e ainda castiga cada vez mais a sociedade que sofre com a pobreza, com a miséria, a falta de sistema de saúde, de esgoto, habitação, ocasionados pela falta de investimentos financeiros do Governo, porque os funcionários públicos priorizam seus interesses pessoais em detrimento dos interesses sociais.

A mudança que se deseja na Administração pública sugere numa gradativa, mas necessária transformação cultural dentro da estrutura organizacional da Administração Pública, isto é, uma reavaliação e valorização das tradições, valores morais e educacionais que nascem em cada um de nós e se forma ao longo do tempo criando assim um determinado estilo de atuação no seio da organização baseada em valores éticos.

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A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Inicialmente, definiremos o que é Administração Pública e qual a finalidade dos órgãos públicos e sua importância na sociedade.

O que é Administração Pública?

Para Meirelles (1985), "em sentido formal, a Administração Pública, é o conjunto de órgãos instituídos para consecução dos objetivos do Governo; em sentido material, é o conjunto das funções necessárias aos serviços públicos em geral; em acepção operacional, é os desempenhos perenes e sistemáticos, legais e técnicos, dos serviços do próprio Estado ou por ele assumidos em benefício da coletividade. Numa visão global, a Administração Pública é, pois, todo o aparelhamento do Estado preordenado à realização de seus serviços, visando à satisfação das necessidades coletivas”.

“Estado é uma comunidade organizada politicamente, ocupando um território definido, normalmente, sob constituição e dirigida por um governo; também, possuindo soberania reconhecida internamente e por outros países” (MORAES, 1999).

Partindo-se de uma perspectiva histórica, verificamos que as administrações públicas, cujos princípios e características não devem ser confundidos com os da administração das empresas privadas, evoluiu através de três modelos básicos: a administração pública patrimonialista, a burocrática e a gerencial. Estas três formas se sucedem ao tempo, sem que, no entanto, qualquer uma delas seja inteiramente abandonada.

"No patrimonialismo, o aparelho do estado funciona como uma extensão do poder do soberano, e os auxiliares, servidores, possuem status de nobreza real. Os cargos são considerados probendas1" (FIALHO, 2005)

"A Administração Pública Burocrática surge na segunda metade do século XIX.... Constituem princípios orientadores do seu desenvolvimento e profissionalização, a idéia de carreira, a hierarquia funcional, a impessoalidade, o formalismo, em síntese, o poder racional legal" (FIALHO, 2005).

"A administração Pública Gerencial emerge na segunda metade do século XX, como resposta, à expansão das funções econômicas e sociais do Estado e, de outro, ao desenvolvimento tecnológico e a globalização da economia mundial....." (FIALHO, 2005).

Na Administração Gerencial torna-se então essencial à necessidade de reduzir custos e aumentar a qualidade dos serviços, tendo o cidadão como beneficiário.

Finalidade da Administração Pública

Ainda Meirelles (1985), “a finalidade da administração pública é a prestação de serviços aos cidadãos. Podemos ainda dizer que o fim da administração pública é o interesse público ou o bem da coletividade”.

Os fins da Administração Pública resumem-se num único objetivo: o bem comum da coletividade administrativa; toda atividade deve ser orientada para esse objetivo, sendo que todo ato administrativo que não for praticado no interesse da coletividade deve ser proibido.

Os fins da Administração unem-se em defesa do interesse público, assim entendido aquelas aspirações ou vantagens licitamente almejadas por toda a organização administrativa, ou por parte expressiva de seus membros; por isso que o ato administrativo realizado sem interesse público configura desvio de finalidade.

Funções da Administração Pública

Entende-se ainda como função pública o conjunto de trabalhadores ligados de forma profissional e estável à Administração Pública, por meio de estatuto específico e definidor dos seus direitos e deveres (GASPARINI,1995)

Apesar da existência de uma tendência de se pensar nos burocratas (classe de funcionários públicos) como uma classe distinta de cidadãos, os papéis que eles desempenham não são muito diferentes daqueles desempenhados pelos correlativos do setor privado. Praticamente todo cargo ou categoria ocupacional existente numa empresa privada tem equivalente no setor público. As empresas e órgãos do governo contratam, por intermedio de concursos, contadores, advogados, químicos, médicos, zeladores, motoristas e secretários - objeto de nosso estudo.

Nesse contexto, podemos dizer que os serviços públicos são aqueles prestados pelo poder público à população, por exemplo, os transportes, a educação, a saúde, a energia elétrica. Vale lembrar que em alguns casos partes desses serviços são prestados por organizações privadas, porém com supervisão do estado que responde juridicamente quando algo errado acontecer. Citamos a telefonia, que embora na maioria das regiões brasileiras são prestadas por empresas privadas, é de responsabilidade do estado a supervisão dos serviços e autorização das tarifas a serem cobradas.

O surgimento do profissional de secretariado
Faz-se necessário um breve histórico do surgimento do profissional de secretariado para que possamos entender sua história no mercado de trabalho.

Segundo Sabino & Rocha (2004), “a origem do secretariado remonta à Dinastia Macedônica, na época em que Alexandre Magno reinava (356 a.C - 326 a.C)".

A poderosa figura de Alexandre Magno pertence ao reduzido grupo de homens que definiram o curso da história humana. Seu gênio militar se impôs sobre o império persa e assentou as bases da frutífera civilização helenística (momento de transição entre o esplendor da cultura grega e o desenvolvimento da cultura romana).

Alexandre nasceu em 356 a.C. no palácio de Pella, Macedônia. Filho do rei Filipe II, cedo se destacou como um rapaz inteligente e intrépido. Quando o príncipe tinha 13 anos, seu pai incumbiu um dos homens mais sábios de sua época, Aristóteles, de educá-lo. Alexandre aprendeu as mais variadas disciplinas: retórica, política, ciências físicas e naturais, medicina e geografia, ao mesmo tempo em que se interessava pela história grega e pela obra de autores como Eurípides e Píndaro. Também se distinguiu nas artes marciais e na doma de cavalos.

Na arte da guerra recebeu lições do pai, militar experiente e corajoso, que lhe transmitiu conhecimentos de estratégia e lhe inculcou dotes de comando. O enérgico e bravo jovem teve oportunidade de demonstrar seu valor aos 18 anos, quando, no comando de um esquadrão de cavalaria, venceu o batalhão sagrado de Tebas na batalha de Queronéia (338 A.C.).

Depois do assassinato de seu pai em 336 a.C., Alexandre subiu ao trono da Macedônia e se dispôs a iniciar a expansão territorial do reino.

Alexandre O Grande (embora tivesse 1,53): conquistou um império que ia dos Balcãs à Índia, passando pelo Egito e Afeganistão, o maior e mais rico que já tinha existido.

"Alexandre Magno cercava-se de secretários que serviam tanto na composição de seus exércitos quantos nos registros escritos de suas conquistas". (SABINO & ROCHA, 2004).

A partir deste relato histórico, podemos verificar a participação importante dos secretários dos grandes líderes. O Secretário daquela época tinha um papel fundamental não só nos trabalhos de escritas como também eram os fiéis confidentes dos seus superiores.

A escrita e a leitura eram privilégios de poucos, portanto, para registrar a história; os secretários tinham o domínio da escrita. Foi nessa época que surgiu a profissão de Escribas. A palavra hebraica para Escribas é Sofer, ligado a Sefer, que significa “rolo, pergaminho, carta ou livro”.

Os Escribas eram homens sábios, normalmente ao serviço dos reis. Eram tanto receptores de informações como também eram os canais distribuição. Por conseqüência disto tinham o respeito tanto dos plebeus quanto dos monarcas.

Ainda Sabino & Rocha (2004) "A valorização de habilidades diversas e perfeito domínio do idioma, da literatura e da história do seu país foram características exigidas a esse assessores de Reis, Imperadores, Filósofos e líderes. Tais características incorporariam, mais tarde, o perfil do profissional de Secretariado”.

http://www.sinsesp.com.br/artigos/comport/22--a-atuacao-da-secretaria-na-administracao-publica-set2006-?start=1  

COMO PLANEJAR ROTINA

Fazer um dia funcionar bem costuma ser um grande desafio para muita gente. Mas essa pode ser uma tarefa mais simples do que parece. Se você quer garantir uma rotina incrível, aqui vão algumas dicas:

1) Um bom café da manhã pode ser rápido e fácil

Essa é uma ótima sugestão do Lifekacker (em inglês) que pode ajudar sua rotina matinal a fluir. Se você luta para tomar café da manhã todos os dias porque é muito esforço e por levar muito tempo, essa é para você: preparar seu desjejum na noite anterior ao aprontar os objetos que você vai precisar ou simplesmente cortar frutas em pedaços pode economizar tempo pela manhã. Talvez você queira optar por uma refeição mais simples, como cereal, para poupar tempo e também esforço. Se preferir algo que precise de mais tempo, como uma vitamina, você pode preparar para a semana toda em 5 minutos – perfeito para a noite do domingo antes de sua semana começar. É só fazer e congelar.

2) Encontre seu melhor momento para fazer cada coisa

Nossos corpos têm “relógios embutidos” que determinam os melhores momentos para comer, dormir, exercitar-se e trabalhar. Talvez você não tenha a flexibilidade de fazer tudo no tempo certo para si, mas tente ouvir seu relógio interno o máximo possível. Se você é daquelas pessoas cujos trabalhos criativos são melhor produzidos à noite, durante o dia, tente retirar afazeres criativos e agende mais tarefas administrativas e analíticas para a manhã. Se você achar que exercitar-se é melhor na metade do dia, pode tentar fazer isso durante seu intervalo para o almoço ou fazer uma pausa no trabalho à tarde e retornar no comecinho da noite.

3) Um alarme para acordá-lo pode não ser o suficiente – tenha um para mandá-lo dormir 

A maioria de nós possui despertadores para acordar pela manhã, mas todos nós ficamos facilmente acordados até mais tarde. Ter um alarme que nos lembre da hora certa de dormir pode ser uma grande ajuda na adoção de uma rotina regular de sono. Nos experimentos de Eric Barker com o sono, ele descobriu que colocar um alarme para dizer quando ir para a cama é ainda mais eficiente do que um despertador. Para prepará-lo para acordar novo e descansado no dia seguinte, tente simular padrões de sono mais naturais possíveis. Um despertador que simula o raiar do sol ou o gorjear dos pássaros pode gentilmente fazê-lo acordar cedo pela manhã. Deixar seu quarto totalmente escuro e manter a temperatura baixa e consistente também pode ajudá-lo a dormir com mais tranquilidade.

4) Desligue-se para dormir melhor à noite – o método de “zero notificações”

Uma rotina desacelerada à noite é algo a que prestamos atenção particularmente. Muitos de nós descobrimos que isso faz uma grande diferença ao quanto – e quão bem – dormimos. Nosso CEO, Joel, havia escrito sobre sua rotina antes, e realmente gosto de como ele explica seus desacelerados hábitos noturnos:

- Desengatar: uma atividade que permita a separação total da jornada de trabalho. Para mim, isso é representado por uma caminhada de 20 minutos, diariamente, às 21h30. Este é um período de desaceleração e me permite avaliar os feitos do dia, pensar sobre os desafios maiores, gradativamente parar de pensar sobre o trabalho e alcançar um estado de cansaço.

- Evitar reengrenar: depois da atividade, vá direto para a cama. Certifique-se de que todos os dispositivos eletrônicos estejam em um ambiente diferente do que você dorme. Uma vez na cama, não leia livros relacionados ao seu trabalho em qualquer aspecto. Para mim, isso significa ler ficção.

Você talvez queira tentar fazer uma caminhada, como Joel, ou um momento de leitura silenciosa. Outras excelentes atividades de desaceleração incluem meditação, tomar chá, sentar calmamente, alongamento e tomar banho de banheira. E como qualquer tipo de luz, incluindo telas retroiluminadas como as de computadores ou telefones, afetam o seu padrão de sono negativamente, tente evitá-las por um tempo antes de dormir.

5) Desenvolva uma rotina matinal que você também mantenha nos finais de semana

Construir uma rotina habitual pode ajudar você a começar seu dia da melhor forma. Esse é outro aspecto apreciado por Joel, e ele tem uma ótima sugestão de como criar uma consistente rotina matinal:

“Certamente acredito que é importante permitir uma imperfeição e alguma folga no fim de semana, porém, pessoalmente, cometi o erro de ter uma hora para acordar nos finais de semana que divergia bastante da minha hora de acordar nos dias úteis. Apenas uma vez que comecei a refletir sobre os finais de semana, consegui acordar cedo pela manhã por muitos dias em sequência”.

Adoro esse ponto, especialmente porque sou propensa a dormir muito e ficar acordada até tarde sábado e domingo, o que pode fazer minha rotina matinal bem mais difícil de cumprir na manhã da segunda-feira.

6) Acompanhe seu hábitos para se entender melhor

Leva tempo e esforço para rastrear tudo que você faz em um dia. Recentemente comecei a mapear minhas atividades do meio da semana e notei que lembrar cada atividade é a parte mais difícil. Dito isso, se você puder se esforçar alguns dias, talvez tenha as ideias necessárias para melhorar sua rotina diária. Entender como você vive no presente momento pode ajudá-lo a trabalhar em direção de como você quer viver.

Com os hábitos, em especial, é bom seguir o conselho de Richard Branson e começar algo antes de você se sentir pronto. É uma das coisas mais poderosas que o ajudaram a ter sucesso.

Quais outras dicas você tem para aprimorar sua rotina diária? Como é sua rotina agora? Deixe-nos saber nos comentários.

http://www.ftdr.com.br/index.php?page=servicos&id=noticias&cat=6&n=545

MANEIRAS DE POUPAR SEU TEMPO USANDO PLANEJAMENTO

Tendemos a acreditar que os recursos necessários para a realização de um bom trabalho administrativo possuem relação única com pessoas, dinheiro, maquinário, matéria prima e outros meios materiais óbvios.

Geralmente nos esquecemos de um dos recursos mais importantes, o tempo.

O tempo deve ser a base do seu planejamento, isto por que, trata-se de um recurso insubstituível, ao contrário daqueles que são materiais.

Se uma das máquinas da empresa para de funcionar, podemos substituí-la por uma melhor, se uma encomenda não chega, mandamos buscar outra, e se o prédio pega fogo, a seguradora paga, mas o seu tempo perdido não tem volta, e por isso ele é  tão valioso.

Poupar tempo com planejamento

Selecionamos, então, dez maneiras de poupar o seu tempo com um planejamento bem feito. Acompanhe as dicas abaixo e mantenha um desafio semanal de programar as suas atividades a serem realizadas com antecedência.

Você verá que os seus dias serão muito mais produtivos e planejados. Confira as dicas:

01 - Comprometa-se com suas metas

Todos nós temos metas de desenvolvimento a serem conquistadas a cada ano, e por isso é importante traduzi-las em listas de afazeres.

Criando uma destas listas você poderá visualizar melhor a trajetória que deverá ser percorrida, e correrá menos risco de perder o foco.

Organize as suas principais metas por meses, semanas e dias. Faça de uma forma que seja fácil entender os objetivos, planejar as ações e executá-las no tempo certo.

02 - Planeje seus afazeres diários no início de cada semana

Separe de 10 a 20 minutos do seu dia no início da semana para criar uma lista de afazeres.

Para facilitar este processo, organize seus objetivos em 3 categorias: A, B, e C, de acordo com a sua importância ou nível de urgência.

A intenção é determinar suas prioridades, a categoria A possui os afazeres mais importantes, a B os intermediários e a C inclui os afazeres que podem esperar um pouco mais, sem grande urgência

03 - Faça uma coisa de cada vez

Realizar diversas tarefas de uma só vez leva muito tempo e geralmente não resulta em nada. Estipule um prazo para a realização de cada tarefa e mantenha o foco para cumpri-la.

Focar nas metas individualmente é a melhor forma de resolver todos os seus problemas de forma eficiente e eficaz. Quem tenta fazer demais, acaba fazendo muito pouco e com pouquíssima qualidade.

04 - Pratique a regra do 80/20

Você pode se sair muito bem aplicando apenas 20% do seu esforço numa tarefa, a fim de alcançar 80% do que foi planejado. Nem sempre o trabalho duro, durante muitas horas, sob grande stress nos favorece. É preciso saber dosar a intensidade das nossas atitudes a fim de colher um melhor resultado no futuro.

05 - Evite abrir e-mails que não condizem com o trabalho

Você pode perder muito tempo abrindo e respondendo e-mails que só fazem com que você desperdice seu tempo e termine o seu dia frustrado.

Estipule uma pequena parte do seu tempo, possivelmente na sua hora de folga pós-almoço, ou no início do seu trabalho, para responder e-mails de amigos, familiares etc.

Não comprometa o seu tempo precioso de trabalho com distrações e informação inútil. Planejamento é tudo na hora de definir prioridades.

06 - Estabeleça regras para seus funcionários

Já que você está cuidando melhor do seu tempo, cuide para que seus funcionários não percam o tempo deles também.

Estabeleça regras claras para que eles possam se sentir mais independentes na sua ausência. Crie autonomia no seu setor para que mais problemas possam ser resolvidos quando você não estiver disponível. 

07 - Seja claro em suas regras

Pense numa maneira de ser claro em relação às suas regras para não ter que ficar dando explicações por mais de uma vez.

Evite parar suas atividades para explicar ou mostrar algo para seus funcionários, ou mesmo sua família, quando trabalhar em casa.

Economize o seu tempo e foque naquilo que precisa ser feito imediatamente. Estabeleça regras claras para que respeitem o seu momento produtivo.

08 - Dê atenção a cada detalhe do seu dia

Jamais deixe pra depois um detalhe do dia que poderia ser resolvido com duas ou três palavrinhas suas.

Ao contrário do que pode parecer, solucionar pequenos detalhes rapidamente evita que eles se tornem grandes problemas, como o acúmulo de tarefas.

09 - Carregue material de trabalho onde for

Torne o seu dia mais produtivo levando consigo material de trabalho que pode ser lido e resolvido enquanto está em uma fila de espera, por exemplo.

Mas tome cuidado para o trabalho não atrapalhar seus momentos de lazer e descanso. Esta dica só vale para quando você estiver fora do escritório, mas no horário de expediente. Em uma longa viagem, por exemplo.

10 - Programe o seu celular

Para evitar atrasos, ou para se lembrar de questões importantes, programe o seu celular para disparar lembretes.

Hoje em dia existe uma infinidade de aplicativos que podem ajudá-lo nesta tarefa. Escolha aquele que melhor se adequar às suas necessidades e faça da tecnologia uma aliada do seu planejamento diário.

O que você achou destas dicas? Tem alguma sugestão que se encaixe nesta lista? Deixe um comentário abaixo com sua opinião, participe!

http://www.sobreadministracao.com/10-maneiras-de-poupar-seu-tempo-usando-planejamento/

PODEROSAS DICAS PARA OTIMIZAR O SEU MARKETING PESSOAL

Nunca transmitimos para as outras pessoas o reflexo que vemos em nosso espelho pessoal, pois nossos semelhantes não nos visualizam sob a mesma ótica nossa. Em outros termos, o fato de você se achar engraçado, por exemplo, não necessariamente o torna assim diante dos outros, tendo em conta que cada pessoa possui sua forma de interpretar o mundo. Logo, sábio é aquele que observa as peças se movendo a sua volta e cria estratégias inteligentes para se destacar e se fortalecer socialmente, não dando margem ao erro e as atitudes negativas. 

De fato, não podemos deixar de considerar a dificuldade imensa que é a de conviver com os nossos semelhantes, porquanto essa variável faz com que sejamos por inúmeras vezes: injustiçados, caluniados e desrespeitados. Assim, os relacionamentos são um grande desafio para as nossas vidas e uma singular oportunidade de crescimento, pois iremos desenvolver atributos como: a paciência, a resiliência e, principalmente, o perdão. 

Esse fator é tão importante que todos os homens bem sucedidos que conheço são, indubitavelmente, príncipes da competência interpessoal, de sorte que muitos deles são analfabetos funcionais, contudo são pessoas carismáticas, bem humoradas e totalmente descontraídas. Deste modo, eles herdam um sucesso natural por conta de ostentarem esse tipo de comportamento. Sob uma outra perspectiva o que quero dizer é o seguinte: quem se relaciona harmonicamente com os outros possui muito mais vantagens na vida do que quem goza de títulos ou até mesmo de um intelecto privilegiado. 

Muitos amigos externam para mim os seus esforços (em vão) em tentar dominar essa questão, porém o que busco fazê-los compreender é que é impossível obter resultados rápidos em um curto espaço de tempo. Daí a importância da organização, da disciplina e também do otimismo. 

Dando continuidade ao raciocínio explanado nos parágrafos acima e conhecendo o desejo de muitas pessoas em adquirir tal competência, elaborei 9 dicas para otimizarmos nosso marketing pessoal. Confira:

1 – Tenha entusiasmo: existe uma enorme diferença entre um profissional comum e um acima da média. O primeiro apenas cumpre as tarefas delegadas, sem nenhum tipo de surpresa. Já o segundo vai muito além da excelência, entregando muito mais do que suas obrigações e transformando o seu trabalho em uma esfera de qualidade total. Em outras palavras, ele é visto na organização como alguém que produz mais do que o necessário, porquanto é diferenciado e procura se dedicar ao máximo em prol de resultados mais expressivos. 

2 – Tenha um olhar receptivo: os olhos falam muito sobre nós, pois eles transmitem nosso estado de espírito. Desta forma, tenha sempre consigo os olhos da esperança, fazendo com que as pessoas se sintam leves ao seu lado. Vale mencionar que as pessoas que amam e praticam a verdade sempre olham diretamente nos olhos das outras, não dando margem a desconfiança e a possíveis dúvidas que possam vir a existir. 

3 – Dê atenção às pessoas: valorizar o que as pessoas tem a dizer é uma das melhores maneiras de se adquirir credibilidade, de modo que a outra parte se sinta prestigiada e por ilação, possa se sentir importante do seu lado. Sem dúvidas, um homem que adquiriu a capacidade de ouvir o próximo é alguém que possui empatia e total desejo de ajudar, fazendo da servidão um dos principais pilares de sua personalidade. 

4 – Seja bem humorado: o bom humor é o maior de todos os atributos e tem o poder de transformar tabuleiros negativos em ambientes saudáveis e regozijantes. Olhe ao seu redor e note que as pessoas mais homenageadas e queridas são exatamente aquelas que valorizam a alegria e o pensamento positivo. Destarte, que possamos ser semeadores de sorrisos, criando laços de felicidade para todos aqueles que estão ao nosso redor. 

5 – Procure ter uma postura firme: algumas pessoas parecem ser "vassouras envergadas", caminhando por aí como se fossem seres desalmados e entristecidos com a vida, ou seja, elas passam uma imagem de preguiça, desânimo e total descontentamento com sua existência. Portanto, que possamos ser a antítese dessas criaturas, fazendo da empolgação e da imponência os dois princípios absolutos a serem mostrados em nossa postura diante de nossos semelhantes. 

6 – Seja congruente com sua imagem: a sua imagem realmente reflete quem você é, ou você é um propagador de fatos que não correspondem à realidade? Digo isso porque vejo inúmeras pessoas passando falsas veras em busca de obterem vantagens e isso é um ato inescrupuloso e inaceitavelmente medíocre. Sendo assim, seja natural, verdadeiro e deixe que as pessoas gostem de você do jeito que você é, evitando cenários hipócritas e ilusórios. 

7 – Seja um visionário: em uma determinada ocasião pude contemplar a eficiência de um companheiro de trabalho que sabia como ninguém como encantar pessoas. Foi mais ou menos assim: uma das líderes da organização solicitou que fizéssemos um relatório de algumas de nossas atividades, pois ela precisava dessas informações para fazer uma apresentação oral para a diretoria da empresa. Destarte, ela exteriorizou para nós quais idéias permeavam sua mente e se poderíamos complementá-las. 

Durante o curso do diálogo ela nos contou um fato interessante: ela tinha dificuldades de trabalhar com o Power Point, tendo em vista que não tinha domínio pleno da ferramenta e isso estava lhe deixando insegura, mesmo tendo uma bagagem sólida do conteúdo a ser apresentado. 

Desta maneira, meu companheiro de trabalho havia apenas sido solicitado para executar o relatório (juntamente comigo) e para auxiliá-la em suas idéias, todavia ele decidiu ir além de suas responsabilidades, propondo que ambos montassem os slides conjuntamente e também que os apresentassem a diretoria da empresa. 

Assim, ele diminuiu o peso da responsabilidade que estava nas costas da recém contratada ao mesmo tempo em que deu uma aula de pró-atividade e trabalho em equipe, tornando um ambiente frágil em uma sinergia absoluta e uma conseqüente eficiência organizacional. 

Obviamente, a apresentação foi um sucesso e todos ficaram empolgados e estarrecidos com a motivação que nosso bravo garoto havia demonstrado naquela ocasião, o que elevou o patamar do mesmo e ocasionou em uma promoção para ele no cargo de supervisor á exatos seis meses depois. 

8 – Tenha uma insígnia profissional: sua vestimenta, sua aparência física, sua postura diante das pessoas, sua maneira de se comunicar (principalmente, o vocabulário usado), seu cartão de visita, sua acessibilidade e disponibilidade para atender os outros, seu nível cultural, sua presença em eventos importantes, sua participação em atividades da comunidade, são todas atmosferas que precisam ser usadas de maneira estratégica. Deste modo, você deve sempre manter uma imagem sólida, fazendo com que as pessoas vejam o seu engajamento diante dos acontecimentos existentes. 

Vale lembrar que tudo é questão de bom senso, ou seja, você não será formal o tempo todo e tampouco se tornará um ser que existe apenas para o trabalho em si, pelo contrário, é fundamental ser descontraído e irreverente em algumas situações, fazendo as pessoas enxergarem o seu lado "irresponsável" também. 

Portanto, o segredo é usar o equilíbrio, mantendo os processos em um estado de equacionamento. 

9 – Se reinvente constantemente: as pessoas adoram novidades e não raramente sentem-se empolgadas com idéias criativas e surpreendentes. Então, se alguém é repetitivo e monótono, a reação tende a ser contrária. Isto posto, seja uma pessoa transformadora e não tenha medo da mudança, pois assim procedendo, você será sempre passível de elogios e receptividade por parte dos outros. 

Se comportar de forma inteligente diante das pessoas nessa era em que vivemos é um dos segredos para otimizarmos nossas competências e consequentemente lograrmos êxito perante o mercado. Sem dúvidas, astutos são todos aqueles que se preocupam em estabelecer relacionamentos saudáveis com seus pares, fazendo deste mundo uma aura de união e total similaridade entre todos os seres aqui presentes. 

http://www.bonde.com.br/?id_bonde=1-28--1-20140602

IMPORTANTES DICAS DE COMUNICAÇÃO QUE LÍDERES UTILIZAM

Líderes consumados dão especial atenção à comunicação porque é o canal através do qual todo o  relacionamento se concretiza. Comunicação é a atividade mais comum a qualquer pessoa. Estudos e pesquisas realizadas em organizações mostram que setenta e cinco por cento do tempo de um gestor é gasto comunicando-se com outros, seja para conversar, telefonar, ler, escrever relatórios, mandar e-mails ou administrar conflitos. Por comunicação interpessoal, refiro-me à capacidade do indivíduo de saber comunicar-se, de dialogar e de entender aos outros, bem como a de fazer-se compreender. Líderes autênticos são mestres consumados neste quesito. Sabem o que interessa às pessoas, do que elas necessitam e de como motivá-las.

Veja os 11 pontos essenciais da comunicação que eles utilizam:

1.  É impossível você não se comunicar

É bom levar em conta que tudo o que você faz e tudo o que você diz, comunica aos outros o seu modo de ser. E, mais importante ainda, tudo o que você não diz e tudo o que você não faz, comunica igualmente às pessoas que estão ao seu redor. Na condição de líder isto é vital, porque todos estão de olho em você, durante todo o tempo, mesmo que você não se dê conta disso. Os liderados, e demais pessoas à sua volta, analisam constantemente seus comentários e suas ações: como você fala, como você sorri (ou não sorri), se você presta atenção aos outros (ou não) quando conversa, se você é assertivo (ou não), se você fala ou se omite, impaciente (ou não), agressivo (ou não) e assim por diante. Portanto, é impossível você não se comunicar mesmo que esteja dentro de uma concha, porque até mesmo ao não se comunicar, você está dizendo a todos que prefere ficar isolado em vez de manter contato.

2. Comunicação começa por você

A comunicação se inicia por você, mas é processada e entendida na mente da outra pessoa. A pergunta é: o que e como a outra pessoa entendeu o que você disse? Logo, o que importa não é o que você diz, mas o que a outra pessoa entende do que foi dito. É fundamental saber comunicar-se de forma clara, objetiva e concisa. Antes de comunicar algo clarifique suas próprias ideias e a maneira de transmiti-las. Os pontos básicos  de uma boa comunicação são: objetividade (vá direto ao ponto), clareza (vá por etapas, dê as explicações necessárias, não  misture um assunto com outro), concisão (não diga em cinquenta  palavras o que pode dizer em dez, nem diga em cinco palavras o que deve dizer em vinte).

3. Ouça com atenção

Muitas vezes as pessoas acham que estão ouvindo, quando na verdade elas estão pensando no que vão dizer assim que o interlocutor parar de falar. Embora às vezes possa ser difícil, faça um real esforço para ouvir o que a outra pessoa está dizendo, porque nossa tendência é a de nos ocuparmos com algo e não de apenas ouvir. Essa impaciência é porque, muitas vezes, achamos que temos a solução e queremos colocá-la em prática o quanto antes. A verdadeira comunicação é uma via de mão dupla. Deixe de lado o que você estava fazendo e olhe nos olhos da outra pessoa, mostre que você está interessado no que ela diz, meneie a cabeça em sinal de concordância. Deixe que o interlocutor perceba que você se importa com o que ele está dizendo.

4.Dê fluência ao dialogo

Não interrompa quando o outro estiver falando. Evite atitudes agressivas ou defensivas, pois isto só irá dificultar o desenrolar da conversação e do entendimento. Ouça as sugestões, opiniões e ideias com naturalidade e aceitação. Sobretudo não se irrite nem demonstre aborrecimento se os outros expressarem pontos de vista diferentes dos seus, nem concordarem com você. Se for contra-argumentar faça-o com tranquilidade, sem afetação. Ficará surpreso de quantas ideias e soluções novas surgem, simplesmente ouvindo.

5. Faça perguntas criativas

Líderes que ajudam  os outros a crescer e inovar continuamente geram  perguntas criativas que fazem a diferença. Perguntar é uma forma ativa e criativa de fazer sondagens que auxiliam outros a crescerem. Ouvir é uma forma receptiva que também auxilia no desenvolvimento das pessoas. Essas duas formas complementares de abordagem fazem parte do ciclo de crescimento da comunicação. Líderes inovadores e que buscam soluções para os problemas concentram-se em fazer as perguntas certeiras, adequadas, muitas vezes gerando questões provocativas que obrigam as pessoas a se aprofundarem nos temas em  discussão. Ao desenvolver outros líderes através de perguntas, eles estão, não apenas, ajudando-os a crescer, mas a terem experiências singulares e diferentes. Desafie os outros e a si mesmo, procurando soluções por ângulos diferentes. Cave e aprofunde mais as experiências, perspectivas e motivações. Desafie, de vez em quando, o status quo, e leve a conversação para um outro patamar, diferente do atual. Qual seria o impacto para sua equipe e para a organização se você fizesse perguntas cujas respostas alavancariam o crescimento da empresa? O que isso poderia também significar em termos de desenvolvimento das pessoas e equipes?

6. Tenha coerência entre mensagem verbal e não verbal

Líderes sabem da importância em manter coerência entre palavras e atos. O professor Albert Mehrabian da Universidade da Califórnia pesquisou acuradamente o processo de comunicação. Os estudos revelaram que apenas 7% do significado de uma mensagem são feitos verbalmente, enquanto que 38% são transmitidos pelo tom de voz e 55% através da linguagem corporal. Isto é, comunicamos 93% da nossa mensagem de modo não verbal através do tom de voz, gestos, postura, jeito de nos conduzirmos e falarmos etc. Quando nossa linguagem verbal contradiz nossa linguagem não verbal o resultado será uma distorção de comunicação e o interlocutor acreditará, não no que você disse, mas no que ele viu e sentiu. Desse momento em diante ele passará a prestar atenção na nossa postura e ignorará as palavras.

7. Líderes são ótimos comunicadores

A capacidade de comunicação é uma das habilidades mais importantes de que o líder necessita para ser bem-sucedido em sua missão. Se você pretende liderar uma equipe, um departamento, uma organização, ou o que mais for, terá que tornar-se um “expert” em     comunicação e sentir-se tranquilo ao dialogar com as pessoas. Mantenha contato visual, respeite as opiniões das pessoas, preste atenção em sua própria comunicação não verbal (se é tranquila, defensiva, agressiva, apática, como é seu tom de voz). Examine os grandes líderes e verá que todos eles são excelentes comunicadores.  Mesmo quando discorrem sobre suas próprias ideias eles o fazem de uma maneira que fala diretamente às emoções e aspirações das pessoas, deitam raízes no âmago delas. Eles sabem que a verdadeira mensagem não é a do mensageiro (isto é, a do líder), mas ir ao encontro às necessidades e expectativas dos membros da equipe e fazer vir à tona o melhor de cada um visando arquitetar e construir objetivos que realmente respondam às necessidades da empresa e dos colaboradores. 

8. Grandes líderes entregam mais do que recebem

Os melhores líderes não são hábeis apenas em motivar e em comunicar-se, mas são também adeptos em repassar ideias, alinhar expectativas, inspirar ações e difundir a visão que trazem   consigo. Quando você se concentra mais em contribuir do que em receber terá realizado sua missão e, curiosamente, ao focalizar seus esforços em desenvolver pessoas e organizações, você aprenderá e crescerá muito mais do que se tivesse simplesmente preocupado em atingir sua própria agenda.

9. Aprenda a ler nas entrelinhas

Focalize sua atenção num grande líder, e você verá uma pessoa dotada de grande capacidade de ler nas entrelinhas. Ele tem a incrível habilidade de entender e perceber o que não foi dito, observado ou ouvido. Na era da comunicação instantânea, como a que estamos vivendo, as pessoas estão muito mais interessadas em comunicar seus pensamentos e opiniões e falham em não perceber o quanto perdem por não aprender com as ideias das outras pessoas. Mantenha seus olhos e ouvidos bem abertos, e tenha sob controle seus lábios, e ficará surpreso de como sua capacidade perceptiva da organização e das pessoas aumentará muito acima do normal.

10. Tenha um plano de contingência em comunicação

Ao comunicar-se tenha um plano de contingência. Lembre-se que para que haja uma interação bem sucedida seu objetivo deve estar alinhado com as pessoas com as quais você está interagindo. Caso sua mensagem, claridade ou empatia não estejam produzindo os efeitos desejados você tem que mudar o rumo da conversação. Enriqueça o diálogo com histórias, analogias, humor, coloque em pauta desafios para o grupo, faça perguntas que provoquem a participação de todos. Por outro lado não presuma que alguém esteja preparado para conversar com você, só porque você está preparado para conversar com essa pessoa. O ponto chave aqui é que, ao transmitir uma mensagem, assegure-se de que ela é verdadeira, correta, específica, consistente, clara e fundamentada em sólidos argumentos. E - o mais importante -, tenha em mente de que a comunicação não diz respeito a você, a suas opiniões ou sua posição. Ela diz respeito ao entendimento e comprometimento de todos em busca da satisfação das necessidades e dos interesses da empresa e do quadro de colaboradores.

11. Previna o surgimento de boatos e rumores

Boatos e rumores surgem apenas quando há pouca ou nenhuma informação sobre um assunto polêmico ou problemático, e só acabam causando mágoas, despontamentos, raiva e insegurança. É um estado de coisas que tende a aumentar na proporção exata em que aumenta a falta de informação, e também, da omissão das lideranças que comandam a empresa. Você poderá saber o nível de transparência com que sua empresa (ou setor) trata dos assuntos problemáticos, pelo número de boatos e mexericos que acontecem na organização.  Quando os colaboradores sabem o que está acontecendo na empresa, eles não ficarão adivinhando. Faça reuniões semanais com a equipe, utilize regularmente a intranet, mantenha a comunicação aberta. É fundamental que a comunicação seja a mais clara possível. Quanto mais os colaboradores forem informados a respeito de questões que lhes afetam, menor será a tensão e o estresse que porventura possa ocorrer por conta de notícias mal veiculadas ou mesmo inexistentes. 

Texto extraído e condensado do livro “O Poder da Liderança”, de Ernesto Artur Berg, Juruá

Editora. Para maiores detalhes sobre o livro acesse www.quebrandobarreiras.com.br