Como ter uma comunicação fluida e eficaz? Uma
comunicação fluida e eficaz é um requisito indispensável em qualquer ambiente
de trabalho. Saber transmitir uma mensagem, garantindo que esta vai ser
corretamente percebida por quem a recebe é, sem dúvida alguma, um ponto chave
nas relações profissionais.
Para ajudá-lo a melhorar as suas competências nesta área,
selecionamos alguns dos principais obstáculos a uma comunicação eficaz.
Atitudes defensivas / agressivas. Muitas pessoas
perdem facilmente a razão quando são confrontadas com uma critica ou um reparo
menos favorável, deixando-se levar pelo lado emocional e reagindo de imediato
com hostilidade. É importante manter uma postura equilibrada, ouvir o que a
outra pessoa tem a dizer e defender a sua opinião com argumentos plausíveis, pois
só assim a comunicação se pode fazer de forma eficaz.
E-mails confusos, pouco claros. As dificuldades
de comunicação associadas a e-mails tanto podem acontecer quando é partilhada
demasiada informação como quando as mensagens são muito sintéticas e acabam por
não transmitir uma mensagem compreensível. Sendo o e-mail uma das formas de
contato mais utilizadas no ambiente profissional é necessário ter cuidados
extra para evitar este tipo de falhas de comunicação.
Estar desatualizado. Transmitir informação
desatualizada ou dar uma opinião sem estar munido de todos os dados relevantes
pode gerar confusão nos seus destinatários, que ficam sem perceber se a
situação voltou a um passo anterior ou se quem comunica está errado.
Certifique-se sempre em que ponto da discussão se encontra e reúna todos os
elementos necessários para saber do que se trata.
Falar muito. É um erro pensar que o segredo de
uma boa comunicação está no excesso de informação transmitida. Seja
com um cliente, um colega ou mesmo o seu chefe, o facto de não se cingir à
informação essencial e fazer perder muito tempo com pormenores irrelevantes,
faz com que a paciência se esgote rapidamente e a atenção ao que está a dizer
se perca, com prejuízo para informações que poderiam ser realmente importantes.
Apresentações/Discursos. Não transforme as suas
exposições orais em momentos aborrecidos para a audiência, seja em
apresentações para clientes ou em simples reuniões de equipa. Se não se
preocupar em estabelecer uma relação de proximidade com a audiência, corre o
risco de facilmente perder a sua atenção e de não conseguir fazer chegar a sua
mensagem.
Não “olhar para fora”. Quando uma pessoa está
muito “por dentro” de um determinado assunto acaba, muitas vezes, por assumir
que os outros têm a mesma familiaridade com o tema fazendo com que não seja
muito esclarecedora.
Não ouvir. Para bem comunicar, saber ouvir
é tão importante como saber falar. Aprenda a assimilar e compreender a
informação que lhe está a ser transmitida e deixe o seu interlocutor chegar ao
fim do raciocínio, antes de discordar ou interromper com dúvidas sobre o que
está a ser dito.
Não pensar antes de falar. O segredo de uma boa
comunicação também passa pelo cérebro. Parece óbvio, mas a verdade é que
algumas pessoas não são capazes de transmitir uma mensagem articulada
simplesmente porque não pensam nas suas ideias antes de as exporem.
Concentre-se mais na mensagem como um todo do que nas palavras, porque é mais
fácil encontrar alternativas se surgir uma “branca”.
Não reconhecer que não sabe. Ao contrário do que
poderia à partida parecer, não assumir a falta de conhecimentos ou competências
em determinada área, apenas faz aumentar a sua vulnerabilidade a discussões
infundadas e falhas de comunicação. É preferível escusar-se a dar uma opinião,
até aprofundar um pouco o tema, do que falar do que não sabe, originando
discussões desnecessárias e pondo em risco a sua credibilidade geral.
Não ser consistente. A comunicação não é só
aquilo que dizemos, mas também as mensagens que, através do corpo e do olhar,
transmitimos a quem nos rodeia. Tentar passar uma mensagem que a sua linguagem
corporal está a contrariar é um erro e facilmente detectado pelos seus
receptores. Por exemplo, tentar passar uma mensagem de otimismo demonstrando
tiques de preocupação e ansiedade irá descredibilizar a mensagem transmitida.
Ouvir música através de auscultadores. As
opiniões divergem: algumas pessoas são da opinião que ouvir música diminui a
produtividade, enquanto que outras consideram que ajuda a manter a
concentração. Quando a música não é comum a todo o espaço de trabalho e para
ouvi-la tem de usar auscultadores pode passar a ideia de que prefere estar
isolado ou de que está no “mundo da lua”, criando uma barreira forte à comunicação
com os seus colegas de trabalho.
Porta fechada. Atualmente já são muitas as
empresas que têm openspaces para, entre outras coisas, eliminar
barreiras comunicacionais. Mas, em muitas outras empresas, as pessoas continuam
em gabinetes e com barreiras físicas a prejudicar a sua comunicação. Nestes
casos, manter a porta fechada pode transmitir a ideia de que não quer ser
incomodado, devendo reservar a porta fechada para situações em que realmente
precisa de alguma privacidade (em reuniões, por ex.) ou para quando for
essencial ter algum sossego para concentrar-se.
Selecionar destinatários. Ser demasiado
restritivo ou inclusivo na lista de destinatários de e-mail ou de pessoas
convocadas para uma reunião pode gerar mal entendidos ou confusões desnecessárias.
Apesar de a regra deva ser a da comunicação transparente e sem bloqueios, o
excesso de partilha, sobretudo quando abrange quem não tinha qualquer
envolvimento na questão, poderá originar alguma desordem e pôr em causa os
objetivos propostos.
