Um dos grandes dilemas da nossa vida de Profissional de
Secretariado é definir o "prioritário" e o "urgente", em
determinadas situações do cotidiano.
"Com estruturas mais enxutas nas empresas, decisões que precisam ser
tomadas assim que o novo ano começa e pendências do ano anterior, os
profissionais se perdem em um mar de tarefas em que tudo parece urgente. Aí
surge a dúvida (e o desespero): como priorizar quando tudo parece prioridade?
Por receber demandas e pressão de todos os lados, as pessoas não conseguem
entender o que é importante de fato. “Muita gente aceita as prioridades
alheias, achando que vai dar conta de tudo”, diz Andrea Piscitelli, professora
da Fundação Instituto de Administração (FIA), de São Paulo, e consultora de
gestão de pessoas.
O resultado é que, muitas vezes, as demandas que teriam maior importância na
rotina do executivo ou da empresa são deixadas de lado. “Com as tarefas também
se aplica o Princípio de Pareto, em que 20% das atividades são responsáveis por
80% dos resultados”, afirma o professor Paulo Campos, do Insper. “Saber
encontrar esses 20% é fundamental.” Aprenda, a seguir, o que você precisa fazer
para estabelecer prioridades e conseguir entregar suas metas.
Escolha um método
O primeiro passo para lidar com prioridades é organizá-las. Shane O’Grady, de
33 anos, diretor de tecnologia da Love Mondays, empresa que reúne avaliações de
empresas feitas por funcionários, de São Paulo, criou uma metodologia para
gerenciar os projetos que ele e sua equipe desenvolvem. “
Fizemos um misto de dois modelos”, afirma Shane. Um deles é o Scrum, que envolve
a realização contínua de feedbacks, e o Kanban, usado em fábricas para
sinalizar as etapas do fluxo de produção.
Compartilhe a agenda
Sempre que alguém da equipe de Sebastian Guzman, de 36 anos, consultor de
programas de melhorias na Bosch, fabricante de peças automotivas, de São Paulo,
quer marcar uma reunião, não precisa interrompê-lo para descobrir quando
estará disponível. “Deixo minha agenda aberta para que saibam quando
estou sobrecarregado”, afirma Sebastian.
O ideal é que toda a equipe compartilhe seus compromissos. Assim, os chefes
veem quem tem mais ou menos disponibilidade para lidar com eles.
Invente uma urgência
Prazos confortáveis atrapalham a conclusão de tarefas. Isso ocorre porque o ser
humano calcula mal o tempo que perde numa atividade e acha que precisará de
menos tempo do que o necessário.
O truque é eliminar a ilusão de agenda tranquila. Antes de decidir o que fazer
primeiro, pense quais tarefas escolheria se tivesse metade do tempo disponível.
Ou, se tivesse de trabalhar só 2 horas por dia. Os selecionados serão os
compromissos mais importantes.
Peça ajuda
A mente humana nem sempre é confiável quando o assunto é definir prioridades.
“Damos um peso maior às atividades em que nos sentimos confortáveis”, diz
Andrea, da FIA.
Outras tarefas que também precisariam receber atenção são deixadas de lado.
Essa situação ocorre frequentemente quando a pessoa está muito envolvida em
algum projeto.
O melhor é pedir ajuda a alguém que não tenha a mesma rotina, mas que entenda
bem sua função. Essa pessoa terá um olhar imparcial sobre o que é
importante.
Enxergue com clareza
Diante de um emaranhado de tarefas, muitas vezes fica difícil hierarquizar
prioridades. Por isso, conseguir ter uma visão do todo é um dos passos mais
importantes.
A agenda não deve ser encarada como uma simples lista de compromissos, mas como
uma ferramenta que permita visualizar o conjunto de atividades.
Para lidar com esse desafio de ter uma visão melhor das pendências, Shane, da
Love Mondays, colocou em seu escritório um quadro com post-its coloridos, em
que consegue ver com precisão o status das tarefas que ele e sua equipe têm
pela frente. “Conforme cada etapa do projeto evolui, mudamos o post-it de
posição nesse quadro”, diz Shane.
Uma rápida olhada ajuda a descobrir quais tarefas estão mais adiantadas e quais
precisam de atenção extra.
Entenda a empresa
Para estabelecer prioridades, é necessário ter clareza sobre as metas da
empresa ou da área. “Especialmente em ambientes mais dinâmicos, em que novas
demandas surgem, o profissional tem de trabalhar olhando para a estratégia”,
diz Paulo, do Insper.
É o que faz Sebastian, da Bosch. “Saber o que a empresa quer e precisa naquele
momento é um dos aspectos que mais levo em conta”, diz ele.
A principal maneira de conseguir ter essa noção clara é perguntar ao chefe.
Confira com ele se as prioridades que vêm sendo adotadas realmente são as
tarefas mais importantes para o negócio.
Aprenda a recusar
Quando a vontade de agradar chefes e colegas fala mais alto do que a preocupação
com a agenda, o resultado são tarefas em excesso. “O que é importante para os
outros nem sempre é para nós”, diz Andrea, da FIA.
Antes de aceitar uma nova tarefa, analise sua agenda. Se achar que o pedido vai
atravancar outros projetos mais importantes sem trazer um resultado
compensatório, a melhor saída é negociar um prazo diferente ou, em último caso,
encontrar uma forma de recusar a missão."
Manter a agenda de compromissos atualizada é o nosso desafio de sempre. Mas,
com organização e disciplina, tudo se resolve.
Fonte: Pesquisa publicada por Gabriel Ferreira, para revista Você S/A, Ed. Março/2015: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/199/noticias/como-definir-prioridades-quando-tudo-e-urgente. Acesso em 23/03/2015