A área de
secretariado, regulamentada há 23 anos no Brasil, tem sido a que mais cresce no
mundo, segundo dados da ONU. As novas exigências do mercado globalizado fazem
com que o profissional de secretariado assuma novo perfil no assessoramento das
organizações, tornando-se co-gestor de informações, de mudanças, do
relacionamento interpessoal, de projetos, do conhecimento e de planejamento de
sua própria carreira.
Diante da realidade do secretariado no mundo moderno, fica
cada vez mais claro que os profissionais mais requisitados são aqueles que
desenvolvem a iniciativa, conhecem o seu papel e sua função nas organizações e
estão preparados para as mudanças necessárias aos novos desafios. Para alcançar
metas e objetivos o novo profissional não pode relutar em aplicar técnicas de
gerenciamento do tempo, comunicação, resolução de problemas. O profissional de
secretariado será constantemente cobrado nas organizações em que atua no
sentido de melhorar o atendimento ao cliente, colaborar com superação de
barreiras da convivência e a gerir bem as diversas circunstâncias. A capacidade
para gerenciar e tomar decisões, intermediando conflitos de todos os níveis
será cada vez mais valorizada no mercado.
Sabendo disso, deve-se sempre buscar a construção de
atitudes saudáveis e modificar atitudes nocivas. Desta forma fluirão melhores
práticas em reuniões, administração do uso do tempo, diminuição de conflitos e
maior qualidade pessoal e organizacional.
Nesse contexto, na postura profissional adotada, deve-se ter
objetivos de se desenvolver o senso crítico, aprimorar atitudes e
comportamentos profissionais para interferir positivamente no grupo de
trabalho, buscando conviver em harmonia, administrar conflitos, motivar e
elevar a produtividade. O profissional de secretariado pode exercer a liderança
característica de seu perfil através de atitudes, tendo postura profissional em
diversas situações. Nesse processo a boa comunicação é um elemento chave.
Comunicar bem melhora muito o ambiente e a produtividade. E saber ouvir e
perguntar é essencial para implantar mudanças eficazes e construir uma visão de
futuro no trabalho.
Todas essas variáveis implicam em abordar a competência
emocional, que nada mais é que a Inteligência Emocional voltada para a prática.
Para melhorar nossa competência emocional devemos desenvolver a percepção das
emoções identificando-as no sentido da autoconsciência, autocontrole,
compreendendo o que está por trás de um sentimento e apreender meios de lidar
com emoções. Por exemplo, é preciso estar orientado sobre as várias reações
psicossociais que o fenômeno do estresse acarreta, identificando as
características resilientes como forma de prevenção; e aprender que a relação
corpo/mente/emoções é de grande importância para a qualidade de vida do ser
humano e seus relacionamentos.
Visando a Inteligência Emocional pode-se estabelecer um
programa sempre buscando aprender sobre os conceitos de competência emocional,
para então se conscientizar de para que servem as emoções, e desenvolver a
autoconsciência e autocontrole. Assim como conhecer o estresse e as formas de
lidar com ele, primando especialmente pela prevenção, objetivando uma melhor
qualidade de vida pessoal e profissional.
Benefícios práticos da Inteligência Emocional
Fica claro que o novo profissional deve aliar conhecimento
técnico com o gerenciamento das emoções. Desenvolver a Inteligência Emocional
pode contribuir para melhoria satisfatória de vários aspectos profissionais e
pessoais. Alguns benefícios do fortalecimento da competência emocional são:
- Ter um bom autoconhecimento, conhecer as próprias aptidões e fraquezas, sabendo qual sentimento está afetando o equilíbrio e como agir em cada situação;
- Autoconsciência e controle dos próprios sentimentos e emoções, sabendo lidar com situações como ansiedade, tristeza e irritabilidade;
- Fortalece o otimismo para motivar-se de maneira efetiva tendo auto-aceitação das próprias limitações, assim como motivar as outras pessoas;
- Relacionar-se bem com as outras pessoas, comportando-se corretamente em situações de conflitos e comunicando-se de forma eficaz;
- Empatia bem desenvolvida para lidar com sentimentos e emoções de outras pessoas de maneira eficiente;
- Contribuição para a prática de um bom marketing pessoal (melhora significativa da imagem pessoal e profissional);
- Conseguir colocar as emoções a serviço de uma meta ou objetivo individual ou coletivo.
Estratégias de aprimoramento em Inteligência
Emocional
Embora não seja possível afirmar com certeza a respeito da
origem da inteligência humana e em vista da grande divergência de opiniões
sobre o assunto, pode-se aumentar a própria inteligência aprendendo técnicas
que permitem agir de forma inteligente. As ferramentas disponibilizadas pela
própria mente, se usadas de forma correta, podem melhorar o desempenho em uma
atividade, impondo mudanças positivas e uma melhora contínua.
Para continuar a desenvolver a Inteligência Emocional, o
indivíduo necessita considerar alguns aspectos importantes. O primeiro deles é
que as pessoas que possuem níveis mais elevados de Inteligência Emocional são
notadamente pessoas que gostam de tentar novas coisas, que gostam de enriquecer
sua visão fazendo novas conexões entre conhecimentos. O ponto é continuar
aprendendo e praticando. É importante entrar em contato com pessoas que possuem
habilidades emocionais desenvolvidas para descobrir como elas fizeram para
chegar a tal ponto de competência, fazer perguntas sobre o que as motivou e que
valores as conduziram a seu êxito.
Em um ambiente que muda rapidamente, como o atual, é
essencial ter certeza das competências que levarão à conquista dos objetivos
pessoais e profissionais. Qualquer que seja a mudança apresentada pelo
ambiente, a resposta que o indivíduo dá a ela é que determinará os resultados.
Culpar a falta de tempo, o chefe, ou a economia pelo que está acontecendo não é
a melhor solução. Pois esses fatores não estão dentro do controle direto do
indivíduo. O que pode ser controlado é o modo como ele responde ao ambiente.
Essa resposta pode e deve ser mudada conforme necessário.
No escopo deste trabalho, não cabem descrições minuciosas e
detalhadas sobre como desenvolver a Inteligência Emocional adequadamente. No
entanto, as análises dos materiais pesquisados em livros, artigos, vídeos e
sites na Internet, possibilitam estabelecer algumas sugestões para o
profissional de secretariado buscar seu próprio desenvolvimento emocional.
No processo de aquisição de ferramentas para desenvolvimento
da Inteligência Emocional é preciso estar atento para que se possa aprender a:
- Ouvir as emoções e descobrir que mensagem elas carregam;
- Fazer as perguntas corretas e usar diferentes soluções de percepção;
- Usar a estratégia abrangente de criatividade para conseguir soluções necessárias;
- Planejamento de objetivos alinhados com o que a pessoa é;
- Gerenciar as emoções para que elas possam ajudar a alcançar objetivos;
- Usar capacidades em contextos diversificados e modelos de excelência identificados em outras pessoas;
- Resolver conflitos e viver de forma harmônica consigo mesmo e os outros.
A série de práticas para o aprimoramento no gerenciamento
das emoções, ligados ao conhecimento técnico requerido para a profissão, pode
gerar os grandes benefícios já mencionados anteriormente.
A Inteligência Emocional, segundo o autor Goleman (2007),
pode ser melhorada trabalhando-se cinco habilidades básicas que são: o
conhecimento das próprias emoções (autoconhecimento); o controle das próprias
emoções (autocontrole); a automotivação; o reconhecimento das emoções dos
outros e finalmente a arte das relações humanas.
Em relação ao autoconhecimento, o primeiro passo é
utilizar-se da autoconsciência para conhecer os próprios estados interiores,
preferências, recursos e intuições. A autoconsciência é formada pela percepção
emocional (reconhecimento das próprias emoções), a auto-avaliação precisa
(saber os próprios pontos fortes e limitações) e a autoconfiança (que é a
certeza do próprio valor e capacidade). Ou seja, é ser consciente para reconhecer
individualmente cada emoção e como é que ocorrem e entender também o porquê
daquela emoção, além de compreender os seus efeitos (bons ou maus) sobre o
comportamento. Nessa aptidão, usa-se ainda a autoavaliação, para conhecer
os próprios pontos fortes e as fraquezas, aprendendo com os erros, e tentando
sempre construir com base no que já tem numa tentativa de se tornar melhor.
A segunda habilidade é o gerenciamento das emoções, ou
seja, aprender a lidar com os próprios estados interiores, impulsos e
recursos. Isso pode ser melhorado observando os itens: autocontrole (lidar com
emoções perturbadoras e impulsos), merecer confiança (manter padrões de
honestidade e integridade), ser consciencioso (assumir a responsabilidade pelo
desempenho pessoal), adaptabilidade (flexibilidade para lidar com mudanças) e
inovação (sentir-se à vontade e aberto diante de novas idéias, enfoques e novas
informações). De forma geral, gerenciar emoções, ou ter autocontrole, é
resistir aos impulsos, manter a calma mesmo quando o caos prevalece, e pensar
sempre de forma ponderada, quando os que rodeiam não podem.
Na terceira habilidade, a automotivação, sabe-se que
existem tendências emocionais que guiam ou facilitam o alcance de metas, tais
como: vontade de realização (esforçar-se para melhorar ou satisfazer um padrão
de excelência), a dedicação (alinhar-se com as metas da equipe e/ou
organização), iniciativa (estar pronto para agir diante das oportunidades) e
otimismo ( persistência na perseguição das metas a despeito de obstáculos e
reveses). Deve-se haver a compreensão que todos cometem erros, mas a melhor
escolha é persistir, não importa quantas vezes se tenha fracassado, mantendo
sempre a esperança que o sucesso ou felicidade podem estar próximos. É
necessário ainda, possuir certa adaptabilidade, para admitir o erro quando
ele existir, permanecendo flexível diante dos obstáculos, mas nunca ser
demasiado teimoso quando é necessário mudar.
Outra área a ser focada no processo de desenvolvimento de
Inteligência Emocional é a da empatia, que é a percepção dos
sentimentos, necessidades e preocupações dos demais indivíduos. Esta habilidade
se divide em: compreender os outros (ou seja, pressentir os sentimentos e
perspectivas dos outros e assumir um interesse ativo por suas preocupações),
orientação para o serviço (antever, reconhecer e satisfazer as necessidades dos
clientes), desenvolver os outros ( pressentir as necessidades de
desenvolvimento dos outros e melhorar sua habilitação), alavancamento da
diversidade (cultivar oportunidades através de diferentes tipos de pessoas) e
percepção política (que é identificar e ler as correntes emocionais e os
relacionamentos de poder de um grupo).
A última das estratégias de aprimoramento da Inteligência
Emocional é trabalhar a habilidade para lidar com as emoções das outras
pessoas. Essa é uma aptidão natural para induzir nos outros as respostas
desejáveis. Desta forma é preciso focar os itens: influência (implementar
táticas eficazes de persuasão), comunicação (emitir mensagens claras e
convincentes), liderança (inspirar e guiar grupos e pessoas), catalisador de
mudanças (iniciar ou administrar as mudanças), gerenciamento de conflitos
(negociar e solucionar desacordos), formação de vínculos (estimular os
relacionamentos produtivos), colaboração e cooperação (trabalhar com outros,
rumo a metas compartilhadas), e a capacidade de equipe ( criar uma sinergia de
equipe, buscando atingir metas coletivas). O essencial aqui é a iniciativa,
dar o primeiro passo quando surge a oportunidade, nunca se retrair apenas
porque não é a descrição de trabalho do profissional, pois algumas vezes será
necessário flexibilizar as regras quando se trata de fazer progressos.