Como ter uma comunicação fluida e eficaz? Uma
comunicação fluida e eficaz é um requisito indispensável em qualquer ambiente
de trabalho. Saber transmitir uma mensagem, garantindo que esta vai ser corretamente
percebida por quem a recebe é, sem dúvida alguma, um ponto chave nas relações
profissionais.
Para ajudá-lo a melhorar as suas competências nesta área, selecionamos
alguns dos principais obstáculos a uma comunicação eficaz.
Atitudes defensivas / agressivas. Muitas
pessoas perdem facilmente a razão quando são confrontadas com uma critica ou um
reparo menos favorável, deixando-se levar pelo lado emocional e reagindo de
imediato com hostilidade. É importante manter uma postura equilibrada, ouvir o
que a outra pessoa tem a dizer e defender a sua opinião com argumentos
plausíveis, pois só assim a comunicação se pode fazer de forma eficaz.
E-mails confusos, pouco
claros. As dificuldades de comunicação associadas a e-mails tanto
podem acontecer quando é partilhada demasiada informação como quando as
mensagens são muito sintéticas e acabam por não transmitir uma mensagem
compreensível. Sendo o e-mail uma das formas de contato mais utilizadas no
ambiente profissional é necessário ter cuidados extra para evitar este tipo de
falhas de comunicação.
Estar desatualizado. Transmitir
informação desatualizada ou dar uma opinião sem estar munido de todos os dados
relevantes pode gerar confusão nos seus destinatários, que ficam sem perceber
se a situação voltou a um passo anterior ou se quem comunica está errado.
Certifique-se sempre em que ponto da discussão se encontra e reúna todos os
elementos necessários para saber do que se trata.
Falar muito. É um erro
pensar que o segredo de uma boa comunicação está no excesso de informação
transmitida. Seja com um cliente, um colega ou mesmo o seu chefe, o
facto de não se cingir à informação essencial e fazer perder muito tempo com
pormenores irrelevantes, faz com que a paciência se esgote rapidamente e a atenção
ao que está a dizer se perca, com prejuízo para informações que poderiam ser
realmente importantes.
Apresentações/Discursos. Não
transforme as suas exposições orais em momentos aborrecidos para a audiência,
seja em apresentações para clientes ou em simples reuniões de equipa. Se não se
preocupar em estabelecer uma relação de proximidade com a audiência, corre o
risco de facilmente perder a sua atenção e de não conseguir fazer chegar a sua
mensagem.
Não “olhar para fora”. Quando
uma pessoa está muito “por dentro” de um determinado assunto acaba, muitas
vezes, por assumir que os outros têm a mesma familiaridade com o tema fazendo
com que não seja muito esclarecedora.
Não ouvir. Para
bem comunicar, saber ouvir é tão importante como saber falar. Aprenda a
assimilar e compreender a informação que lhe está a ser transmitida e deixe o
seu interlocutor chegar ao fim do raciocínio, antes de discordar ou interromper
com dúvidas sobre o que está a ser dito.
Não pensar antes de falar. O
segredo de uma boa comunicação também passa pelo cérebro. Parece óbvio, mas a
verdade é que algumas pessoas não são capazes de transmitir uma mensagem
articulada simplesmente porque não pensam nas suas ideias antes de as exporem.
Concentre-se mais na mensagem como um todo do que nas palavras, porque é mais
fácil encontrar alternativas se surgir uma “branca”.
Não reconhecer que não
sabe. Ao contrário do que poderia à partida parecer, não assumir a
falta de conhecimentos ou competências em determinada área, apenas faz aumentar
a sua vulnerabilidade a discussões infundadas e falhas de comunicação. É
preferível escusar-se a dar uma opinião, até aprofundar um pouco o tema, do que
falar do que não sabe, originando discussões desnecessárias e pondo em risco a
sua credibilidade geral.
Não ser consistente. A
comunicação não é só aquilo que dizemos, mas também as mensagens que, através
do corpo e do olhar, transmitimos a quem nos rodeia. Tentar passar uma mensagem
que a sua linguagem corporal está a contrariar é um erro e facilmente detectado
pelos seus receptores. Por exemplo, tentar passar uma mensagem de otimismo
demonstrando tiques de preocupação e ansiedade irá descredibilizar a mensagem
transmitida.
Ouvir música através de
auscultadores. As opiniões divergem: algumas pessoas são da opinião
que ouvir música diminui a produtividade, enquanto que outras consideram que
ajuda a manter a concentração. Quando a música não é comum a todo o espaço de
trabalho e para ouvi-la tem de usar auscultadores pode passar a ideia de que
prefere estar isolado ou de que está no “mundo da lua”, criando uma barreira
forte à comunicação com os seus colegas de trabalho.
Porta fechada. Atualmente
já são muitas as empresas que têm openspaces para, entre outras
coisas, eliminar barreiras comunicacionais. Mas, em muitas outras empresas, as
pessoas continuam em gabinetes e com barreiras físicas a prejudicar a sua
comunicação. Nestes casos, manter a porta fechada pode transmitir a ideia de
que não quer ser incomodado, devendo reservar a porta fechada para situações em
que realmente precisa de alguma privacidade (em reuniões, por ex.) ou para
quando for essencial ter algum sossego para concentrar-se.
Selecionar destinatários. Ser
demasiado restritivo ou inclusivo na lista de destinatários de e-mail ou de
pessoas convocadas para uma reunião pode gerar mal entendidos ou confusões
desnecessárias. Apesar de a regra deva ser a da comunicação transparente e sem
bloqueios, o excesso de partilha, sobretudo quando abrange quem não tinha
qualquer envolvimento na questão, poderá originar alguma desordem e pôr em
causa os objetivos propostos.