No setor público, espera-se que os profissionais de Secretariado adotem um novo
modelo de gestão que envolve percepção, visão global, iniciativa, capacidade de
delegar tarefas e habilidade nos relacionamentos interpessoais. A Secretária
Executiva precisa ser polivalente, disposta a transformar as tarefas
burocráticas em tarefas mais eficientes e práticas. No entanto, nesse segmento,
pode ocorrer uma série de entraves que dificultam, inibem e restringem a
atuação da profissional.
Essas barreiras podem estar ligadas a gerências centralizadoras, processos
burocráticos, falta de estrutura nas instalações, falta de motivação de colegas
mais antigos, dificuldade em aceitar o “novo” ou mesmo desconhecimento da
profissão dentro do órgão. Nesse sentido, como lidar com resistência a
mudanças, por parte das pessoas que atuam no serviço público há mais tempo?
Em certos momentos, o medo do “desconhecido” e a saída da zona de conforto
podem ser interpretados como ameaça para alguns colegas, gerando
desentendimentos dentro da instituição. Nessas situações, as Secretárias
Executivas podem atuar como elo entre os setores, entre os diferentes níveis da
hierarquia da instituição. Podem assumir o papel de conciliadoras dos
interesses, das ideias e das necessidades de todas as partes envolvidas.
As mudanças, em ambientes mais tradicionais, quase sempre significam
insegurança, incerteza, sentimento de desvalorização do trabalho de longos
anos, competição e confrontamento de opiniões. Neste cenário, o trabalho de uma
secretária pode ficar limitado às tarefas mais operacionais, impedindo que
estabeleça melhorias no fluxo de processos. É um momento que leva a
profissional a repensar a forma como pode ganhar espaço para aplicar sua expertise.
Na Administração Pública, é comum que as atribuições sejam direcionadas pelo
modelo “sempre se fez assim” ou “isso não é comigo”, e qualquer tentativa de
alteração pode significar uma ruptura, uma desconstrução de tudo o que já é
sabido e realizado automaticamente. Considerando o dinamismo e a versatilidade
típicos do perfil do profissional do Secretariado, rotinas repetitivas, tarefas
mecanizadas representam também óbices ao envolvimento no trabalho e à motivação
a qualificá-lo. Acrescente-se a isso o fato de que pode acontecer também de a
Secretária Executiva ser alocada num setor incompatível com seus conhecimentos
e competências, não sendo o seu potencial de todo aproveitado.
O aspecto das relações de trabalho também podem bloquear a atuação da
Secretária Executiva, visto que geralmente as pessoas atribuem ao trabalho
grande sentido de interação social e estabilidade. Uma profissional que,
naturalmente age como comunicadora e vínculo de integração, pode ser vista como
alguém desestabilizando os círculos já firmados; e assim, diante de posturas
“defensivas”, ser barrada ao tentar participar mais dos processos.
Além das barreiras ligadas à resistência a mudanças e ao status quo, no
setor público, os funcionários estão sujeitos à normas e regimentos de ordem
política, que dificultam uma maior autonomia no poder de decisão e ação. Nem
sempre é possível adotar práticas que funcionam bem no setor privado, por
exemplo. Características próprias do clima e da cultura organizacional do
funcionalismo público tendem a “retardar” a expansão do trabalho da Secretária
em seu meio.
Diante desses entraves, a mudança de visão, de atitude e de posicionamento é
implantada aos poucos, quase sempre a passos lentos, de forma que a empresa ou
órgão perceba que as alterações têm por objetivo trazer benefícios ao local de
trabalho e não afetar a posição ou estabilidade dos funcionários mais antigos.
A Secretária Executiva busca conciliar, mediar essas transformações. Para isso
é necessária uma certa perícia em termos de gestão de pessoas, relacionamento
pessoal, comportamento humano e inteligência emocional. Ao profissional do
Secretariado fica a missão de tentar implementar valores contemporâneos, rumo à
modernização da Gestão Pública.
Autora: Marisa Sosmaier, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).