A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de
motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das
suas funções.
Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a
atuação eficaz de uma Secretária:
MOTIVAÇÃO -
A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma
Secretária, pois, sendo essa, um elo entre a alta hierarquia e demais clientes
internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.
A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva
da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias.
Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos
com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas,
raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de,
lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho
realizado contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem
lembradas, reconhecidas).
LIDERANÇA -
A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la
para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa
habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária
Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir
que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante
harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura
diante dos funcionários já é sempre positiva.
COMUNICAÇÃO -
A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o
entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência,
da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se
comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo
com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é
necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo
interessado.
ADMINISTRAÇÃO DO
TEMPO - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se
planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja
desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto
profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e
“eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário
nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias
horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não
tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores
que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da
Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos
treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo
executivo e a Secretária.
RESPONSABILIDADE E
DECISÕES - As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo
enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando,
nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo
exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem
sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo
satisfatoriamente às organizações.
INFORMÁTICA –
Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no
trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação
no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo,
assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um
processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar
as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em
diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o
novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não
apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e
se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e
polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos
executivos, mas também estejam inteiradas das metas e resultados.
IMPORTÂNCIA DOS
IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é
impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A
língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável
para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o
mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um
universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que
atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no
cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom
emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas
ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no
inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de
muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas,
devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês
numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no
momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça
um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.