Sempre foi assim... Independentemente da tecnologia que
temos à nossa disposição, a comunicação escrita empresarial sempre exigiu de
nós muita responsabilidade e habilidade ao redigir. Afinal de contas, como o
próprio nome já diz - “empresarial” ou “corporativo” - quem escreve, escreve em
nome de uma corporação e não de seu próprio.
Como profissionais de secretariado, estamos a serviço de uma
corporação e de gestores que têm uma imagem a zelar e preservar. A redação e o
layout de uma carta, por exemplo, devem retratar o que é a instituição. Como
ela quer ser vista pelo mercado. O que confere a quem escreve um e-mail em nome
da empresa dupla responsabilidade.
Todos, que se utilizam de ferramentas eletrônicas de
comunicação, devem ter o conhecimento mínimo dos códigos de ética e
relacionamento que regem este espaço. Regras de Netiqueta. Isso vale para quem
elabora e-mails corporativos.
Assim como há normas e um padrão para a elaboração de
ofícios, memorandos e demais documentos empresariais, também há para o e-mail.
Por se tratar de uma comunicação eletrônica, a velocidade é
a tônica. Dá a muitos profissionais o entendimento de que não se precisa
obedecer normas e critérios. Que é só apertar o send....e foi.....
Claro que não é bem assim. Estamos tratando de um tipo de
correspondência corporativa. Mais informal, porém do mesmo modo precisa ser
respeitosa e com uma linguagem objetiva, coesa, clara, sem erros gramaticais e
ortográficos.
Por ser um instrumento de comunicação mais informal, sua
saudação é mais direta: “bom dia, Fulano de Tal”, “Olá, Senhor Fulano de Tal”.
É algo mais informal como é a característica do e-mail. Jamais se vai direto ao
assunto. Nada de “Ilustríssimo Senhor, Fulano de Tal”.
Mais um lembrete: sempre preencher o campo Assunto, de
forma objetiva. Trata-se de um campo considerado indispensável.
Finalizando-o, cabe uma despedida simpática e assiná-lo com
a identificação do remetente. Dê preferência a uma assinatura padrão. Nada de
símbolos e emoticons.