Fazer uma ata requer atenção porque nenhum detalhe pode
passar despercebido. Por mais informal que seja o ambiente de trabalho, toda
reunião deve ter registrada e transmitida a todos os participantes. Este é o
melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões, assembleias e
associações pelo seu formato simples e prático. E sabe do que mais? A pessoa
que deve obrigatoriamente saber como fazer uma ata, é você. ;)
Antigamente, atas levavam a fama de serem
demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem
exigida. Mas hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e
elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos. Algumas
regras antigas ainda permanecem, como, por exemplo, as informações
imprescindíveis.
Existem algumas fórmulas para escrever uma ata de sucesso. A
que eu recomendo é:
O que não pode faltar?
Data, local, horário. Aqui é importante citar horário de
inicio e fim da reunião;
Pessoas presentes e seus cargos. Todos que tiverem acesso a
essa ata precisam saber com clareza por quem as decisões foram tomadas;
Pauta para a reunião. Aqui serão apresentados os
temas/assuntos que serão discutidos;
Discussões abordadas. Aqui será relatado o porquê que
algumas ideias não foram aprovadas, porque determinadas decisões foram tomadas.
Isso ajuda a evitar que a mesma discussão ocorra em várias reuniões.
Compromissos. É o compromisso para o pós-reunião. Aqui
fica bastante claro qual o prazo para executar as ações necessárias, quem
será responsável pelo mesmo (nessa etapa pode envolver mais de uma pessoa,
quando se trata, por exemplo, de uma equipe), qual horário, data e
participantes da próxima reunião.
Uma boa ata precisa ter todas essas informações, pois a
falta delas pode deixar o leitor com dúvidas, ainda mais para quem não esteve
presencialmente na reunião.
Fundamentalmente, a escrita deve ser clara, objetiva e
de fácil entendimento.
Antigamente as atas eram redigidas a mão, pelo “secretário”,
em texto corrido e em um único parágrafo. Era assinada por todos os
participantes no final da reunião e não era permitido nenhum tipo de rasura.
Hoje as atas estão mais modernas (thanks God!). Muitas
empresas adotaram um modelo próprio de ata, com layout e tudo mais. Isso não a
torna menos eficiente. Ao contrário, isso ajuda os participantes da
reunião, porque um modelo único facilita a redação de qualquer um,
caso a secretária não esteja presente.
Preparando-me para a reunião:
Lembre-se de levar papel e caneta para fazer todas as
anotações necessárias.
Sente-se em um local de onde possa ouvir com clareza toda a
discussão.
Se preferir redigir a ata diretamente no computador,
certifique-se que realmente digita com rapidez; caso contrário, opte por anotar
as informações a mão e, mais tarde, com calma, redigir no computador.
Verifique a questão do barulho do teclado do
computador. Acredite: ele irrita! Ainda mais em reuniões que exigem
concentração.
Arquive o documento e encaminhe por e-mail. Uma opção é
disponibilizar a ata por internet para todos os participantes.
Caso sinta-se mais segura, você poderá gravar a reunião na
forma de áudio. Isso ajuda a tirar dúvidas na hora de redigir a ata. Caso opte
por essa opção, é importante comunicar a todos que a reunião será gravada para
esse objetivo.
Após preencher as informações básicas solicitadas, começa-se
a descrever os assuntos abordados e decisões tomadas.