Em tópico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao
estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes.
Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos documentos ainda teoria das
três idades.
VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente,
intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a
importância que este documento apresenta e que justifica a sua preservação e
guarda em um arquivo. É o chamado valor do
documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário.
Valor Primário
Entende-se por documento de valor primário aquele que atende
às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda
serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer
momento, ser solicitado para resolver alguma pendência
funcional.
Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente
chamado de valor administrativo, devido às suas características. Durante um
determinado período, que varia de documento para documento, este valor
desaparece. É a chamada prescrição do
documento.
Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis
pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para
fins administrativos.
Valor Secundário
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos,
são conservados pela instituição por serem considerados importantes para
preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados
documentos de valor secundário ou
histórico.
Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos
documentos não apresentará valor secundário/histórico). Ao contrário do valor
primário, o valor secundário é definitivo, ou seja, uma vez considerado
histórico, o documento será guardado em caráter permanente, e sua guarda se
dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo permanente.
ARQUIVO CORRENTE
O arquivo corrente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é assim definido por
Marilena Leite Paes:
“É o arquivo constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente,
localizados nos próprios setores que os receberam ou produziram ou em dependências
próximas e de fácil acesso”.
Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente
apresenta as seguintes características:
- É a fase em que os documentos são produzidos;
- É constituídos pelos documentos mais novos da instituição;
- Apresenta grande frequência de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos
setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados frequentemente,
devem estar localizados nos próprios setores que os utilizam (arquivos setoriais)
ou em locais de fácil acesso (arquivo central ou geral).
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os
documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os
produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam
relação com seu conteúdo.
Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos
ao setor que os utiliza, uma vez que a frequência de uso já é bastante
reduzida. Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos
intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a
armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.
Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como
propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a
este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.
Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua prescrição, onde
serão submetidos à destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda
permanente). Esta destinação é determinada a partir da existência ou não do
valor secundário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico
devem ser destinados à eliminação. Os documentos considerados importantes na
preservação da memória da instituição, entretanto, deverão ser destinados ao
arquivo permanente, onde serão guardados em caráter definitivo.
Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características, recebeu o
nome de limbo ou purgatório.
A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais
indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados,
deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação
de todos os documentos submetidos a este processo.
ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os documentos que,
já tendo cumprido a sua função administrativa, são conservados pelo valor
secundário ou histórico que apresentam para a instituição.
Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor definitivo, ou seja,
não prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais serão
eliminados.
A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a história da
instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão disponíveis
para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas envolvidas
diretamente com as atividades administrativas da instituição, como ocorre nos
arquivos de primeira e segunda idade.
Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que provem como a
instituição foi organizada (origem) e como a mesma funcionou ao longo do tempo
(normas, regulamentos, diretrizes etc.).
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é necessária uma análise de
suas características, de forma a identificar os prazos que cada tipo de
documento levará para cumprir sua finalidade administrativa (valor primário),
bem como sua importância histórica (valor secundário).
Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de documentos e será
desenvolvida por uma comissão formada por pessoas que conheçam bem a estrutura
e o funcionamento da
instituição avaliada.
Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos
deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma
vez que é ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento, sendo que alguns
podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda,
poderão ser recolhidos da fase corrente diretamente para o permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediária e permanente recebem os
nomes de transferência e recolhimento, respectivamente.
Transferência: é o envio de documentos da fase corrente para a fase
intermediária.
Recolhimento: é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária
para a fase permanente.
Vantagens da avaliação para a instituição
Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada documento
da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a instituição:
- Ganho de espaço físico;
- Maior facilidade na organização e recuperação da informação, uma vez que a
massa documental terá seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e materiais empregados
na guarda dos documentos nos arquivos.