ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS
Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento
diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato,
gênero, espécie e tipo/tipologia.
Suporte
Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o
documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso.
Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos documentos é o papel, mas
nem sempre foi assim. Antes da invenção do papel o homem se utilizou diversos
outros suportes como o papiro, o pergaminho e até mesmo pedra ou argila.
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informações, é comum
a utilização de suportes eletrônicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD,
fita magnética, disco ótico etc.
Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de diversos tipos de
suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais
em sua guarda e conservação (arquivos especiais, vistos anteriormente).
Gênero
O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao
suporte ou forma como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns
são:
Textuais: São os documentos cuja informação se apresenta em formato de
texto (documentos escritos) como ofícios, memorandos, relatórios, certidões,
atas, atestados etc.
Iconográficos: São documentos que apresentam como informação imagens
estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e
gravuras,
por exemplo.
Cartográficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando
áreas maiores. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas.
Micrográficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem
se apresentar em formato de microfilme ou microficha.
Sonoros: Documentos cuja informação esteja registrada em forma de som.
Filmográficos: Documentos que contenham filmagens, vídeos.
Informáticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrônico.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GRAU DE SIGILO
Se considerarmos as informações contidas em um documento, podemos classificar
os documentos em ostensivos ou sigilosos.
Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contêm informações comuns,
cuja divulgação não comprometa a segurança ou o bom andamento das atividades
rotineiras da instituição e que, por isso, não exijam medidas especiais de segurança
e guarda no que se
refere à sua divulgação.
Já os documentos sigilosos são aqueles que, tendo em seu conteúdo informações
de caráter restrito, requerem medidas especiais de segurança no que se refere à
sua guarda e conservação.
Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos são classificados em quatro
graus de sigilo, a saber:
Ultrassecretos: São classificados
como ultrassecretos os documentos que requeiram excepcional grau de segurança e
cujo teor ou característica só devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;
Secretos: São
classificados como secretos documentos que requeiram ato grau de segurança que
só podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao
seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento,
funcionalmente.
Confidenciais: São
classificados como confidenciais a assuntos, que, embora não requeira alto grau
de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a
um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
Reservados: São
assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.