Tendemos a acreditar que os recursos necessários para a
realização de um bom trabalho administrativo possuem relação única com pessoas, dinheiro, maquinário, matéria prima e outros meios materiais óbvios.
Geralmente nos esquecemos de um dos recursos mais
importantes, o tempo.
O tempo deve ser a base do seu planejamento, isto por que,
trata-se de um recurso insubstituível, ao contrário daqueles que são materiais.
Se uma das máquinas da empresa para de funcionar, podemos
substituí-la por uma melhor, se uma encomenda não chega, mandamos buscar outra,
e se o prédio pega fogo, a seguradora paga, mas o seu tempo perdido não tem
volta, e por isso ele é tão valioso.
Poupar tempo com planejamento
Selecionamos, então, dez maneiras de poupar o seu tempo com
um planejamento bem feito. Acompanhe as dicas abaixo e mantenha um desafio
semanal de programar as suas atividades a serem realizadas com antecedência.
Você verá que os seus dias serão muito mais produtivos e
planejados. Confira as dicas:
01 - Comprometa-se com suas metas
Todos nós temos metas de desenvolvimento a serem
conquistadas a cada ano, e por isso é importante traduzi-las em listas de
afazeres.
Criando uma destas listas você poderá visualizar melhor a
trajetória que deverá ser percorrida, e correrá menos risco de perder o foco.
Organize as suas principais metas por meses, semanas e dias.
Faça de uma forma que seja fácil entender os objetivos, planejar as ações e
executá-las no tempo certo.
02 - Planeje seus afazeres diários no início de cada semana
Separe de 10 a 20 minutos do seu dia no início da semana
para criar uma lista de afazeres.
Para facilitar este processo, organize seus objetivos em 3
categorias: A, B, e C, de acordo com a sua importância ou nível de urgência.
A intenção é determinar suas prioridades, a categoria A
possui os afazeres mais importantes, a B os intermediários e a C inclui os
afazeres que podem esperar um pouco mais, sem grande urgência
03 - Faça uma coisa de cada vez
Realizar diversas tarefas de uma só vez leva muito tempo e
geralmente não resulta em nada. Estipule um prazo para a realização de cada
tarefa e mantenha o foco para cumpri-la.
Focar nas metas individualmente é a melhor forma de resolver
todos os seus problemas de forma eficiente e eficaz. Quem tenta fazer demais,
acaba fazendo muito pouco e com pouquíssima qualidade.
04 - Pratique a regra do 80/20
Você pode se sair muito bem aplicando apenas 20% do seu
esforço numa tarefa, a fim de alcançar 80% do que foi
planejado. Nem sempre o trabalho duro, durante muitas horas, sob grande
stress nos favorece. É preciso saber dosar a intensidade das nossas atitudes a
fim de colher um melhor resultado no futuro.
05 - Evite abrir e-mails que não condizem com o trabalho
Você pode perder muito tempo abrindo e respondendo e-mails
que só fazem com que você desperdice seu tempo e termine o seu dia frustrado.
Estipule uma pequena parte do seu tempo, possivelmente na
sua hora de folga pós-almoço, ou no início do seu trabalho, para responder
e-mails de amigos, familiares etc.
Não comprometa o seu tempo precioso de trabalho com
distrações e informação inútil. Planejamento é tudo na hora de definir
prioridades.
06 - Estabeleça regras para seus funcionários
Já que você está cuidando melhor do seu tempo, cuide para
que seus funcionários não percam o tempo deles também.
Estabeleça regras claras para que eles possam se sentir mais independentes na sua
ausência. Crie autonomia no seu setor para que mais problemas possam ser
resolvidos quando você não estiver disponível.
07 - Seja claro em suas regras
Pense numa maneira de ser claro em relação às suas regras
para não ter que ficar dando explicações por mais de uma vez.
Evite parar suas atividades para explicar ou mostrar algo
para seus funcionários, ou mesmo sua família, quando trabalhar em casa.
Economize o seu tempo e foque naquilo que precisa ser feito
imediatamente. Estabeleça regras claras para que respeitem o seu momento
produtivo.
08 - Dê atenção a cada detalhe do seu dia
Jamais deixe pra depois um detalhe do dia que poderia ser
resolvido com duas ou três palavrinhas suas.
Ao contrário do que pode parecer, solucionar pequenos
detalhes rapidamente evita que eles se tornem grandes problemas, como o acúmulo
de tarefas.
09 - Carregue material de trabalho onde for
Torne o seu dia mais produtivo levando consigo material de
trabalho que pode ser lido e resolvido enquanto está em uma fila de espera, por
exemplo.
Mas tome cuidado para o trabalho não atrapalhar seus
momentos de lazer e descanso. Esta dica só vale para quando você estiver fora
do escritório, mas no horário de expediente. Em uma longa viagem, por exemplo.
10 - Programe o seu celular
Para evitar atrasos, ou para se lembrar de questões
importantes, programe o seu celular para disparar lembretes.
Hoje em dia existe uma infinidade de aplicativos que podem
ajudá-lo nesta tarefa. Escolha aquele que melhor se adequar às suas
necessidades e faça da tecnologia uma aliada do seu planejamento diário.
O que você achou destas dicas? Tem alguma sugestão que se
encaixe nesta lista? Deixe um comentário abaixo com sua opinião, participe!