A década de 90 foi marcada por uma série de fatores que
influíram sobremaneira na reestruturação de organizações nacionais e
internacionais. Proporcionou o melhor momento para a conquista de espaço do
secretário executivo, abrindo o caminho para a profissão, como resultado da
dinâmica do mercado e das profundas mudanças organizacionais, administrativas e
tecnológicas, principalmente causadas pela “Era da Informática e da Qualidade”.
Natalense (1998) corrobora esta opinião.
Nos últimos anos, as organizações foram assoladas por uma
onda de reengenharia, downsizing, programas de competitividade e
produtividade, de qualidade total e valorização do cliente. Muitas
organizações, estruturadas com base na Revolução Industrial e nas ideias
clássicas de administração, que pregam rigidez hierárquica, centralização de
poder e controle absoluto, estão se reestruturando e se adequando à nova
realidade do mercado. Um mercado cada vez mais competitivo e veloz, em
decorrência da globalização da economia, da revolução científica e tecnológica;
esta, liderada pela tecnologia de informações e de comunicações, que invadiu os
escritórios, passando a fazer parte do cotidiano das organizações que, para
sobreviverem, tiveram que ter uma integração total de informações.
Na verdade, o trabalho do secretário executivo como de
tantos outros profissionais, está impregnado de ideias e técnicas defendidas
pelos autores da escola da eficiência. Mas as profundas mudanças com as quais
nos deparamos no final do século XX, além de influenciarem as organizações como
um todo, estão alterando também, e significativamente, a atuação do secretário
executivo. Segundo Maximiano (1997, p. 25), as organizações do presente “são
profundamente influenciadas pelos computadores, que facilitaram a redução de
quadros, além de introduzir a empresa virtual e o trabalhador virtual no
cenário.”
A chegada ao mercado das secretárias eletrônicas, do
computador e, mais recentemente, da internet e do e-mail, provocou mudanças
organizacionais e administrativas, tornando as organizações mais dinâmicas e os
executivos mais independentes. Os secretários executivos tradicionais que
perceberam que deveriam evoluir, assim como a tecnologia, ganharam novas
funções. Já outros, perderam espaço.
A abolição gradativa do modelo de organização tradicional, o
crescimento dos negócios em tamanho e complexidade, a necessidade de redução
dos custos do escritório por meio de maior produtividade e automação
de tarefas repetitivas e monótonas, colaboraram para ampliar a responsabilidade
do profissional do secretariado em relação ao escritório. Para Jaderstrom et
al. (1997), o secretário executivo está se tornando um “para profissional”, que
assessora a direção a processar e organizar informações. Sustenta sua opinião
baseado na Associação Internacional de Secretárias(os), denominada Professional
Secretaries International (PSI), que define o secretário executivo de hoje como
um assessor executivo que possui prática nas rotinas de escritório, que
demonstra habilidade para assumir responsabilidade sem supervisão direta, e que
tem iniciativa e capacidade de tomar decisões sem precisar receber ordens.
As responsabilidades e cargos variam de organização para
organização. O cargo “secretário”, em algumas, está sendo substituído por
outras nomenclaturas, tais como assistente administrativo, assistente
executivo, assessor executivo, para refletir as mudanças nas rotinas e em
suas responsabilidades no escritório de hoje. Neste entendimento, convém
repetir a opinião de Natalense (1998, p. 12) sobre a classificação como
assessor. “Assessorar não é cargo. É uma função inerente a algumas profissões
como a de secretário.” A autora defende que assessorar os diversos níveis
gerenciais é a razão de ser da profissão e não é algo a ser conquistado no
futuro do secretário executivo.
Outras organizações, porém, têm eliminado de sua estrutura
de cargos e salários o de secretário devido à lei 7.377/85, que
institucionalizou a profissão e requer que o cargo seja ocupado por um
profissional com registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT). Para tanto,
deverá ter formação em nível de Segundo Grau em Técnico em Secretariado ou em
nível superior, em Secretariado Executivo. Medeiros e Hernandes (1995, p. 38),
também, concordam que “em virtude da lei, as empresas, para fugirem às multas,
se a profissional não tem curso de secretariado, registram-na com outras
ocupações.”
São muitas as denominações encontradas para o registro de um
profissional secretário. Contudo, secretário júnior é aquele com pouca
experiência, que está no início de carreira, e ainda necessita ser orientado
para a execução de tarefas. O secretário executivo, por sua vez, executa as
tarefas a partir de iniciativa pessoal e tem experiência profissional, fato
pelo qual já trabalha com os executivos da alta administração.
Existe uma diversidade de nomenclaturas que caracterizam os
vários níveis de secretariado. Medeiros e Hernandes (1995, p. 43) afirmam que,
independentemente da denominação, os profissionais realizam “as mesmas tarefas,
mas com metodologias de trabalhos diferentes, com performance diversa.”
Mas, onde está a diferença entre um profissional do secretariado e outro e, por
conseguinte, entre uma nomenclatura e outra? Está na sua “atitude profissional,
nos hábitos de trabalho, na forma de encarar as dificuldades, nas tarefas que
têm por realizar, na capacidade de tornar a rotina menos fatigante.“ (Medeiros
& Hernandes, 1995, p. 44).
Texto extraído de:
WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.
Referências bibliográficas
JADERSTROM, Susan et al. Professional Secretaries
International complete office handbook: the definitive reference for
today’s electronic office. New York: Random House, 1997.
MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso.
São Paulo: Gente, 1999.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da
administração: da escola científica à competividade em economia globalizada.
São Paulo: Atlas, 1997.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da
secretária. 6.ed. São Paulo: Atlas, 1995.
NATALENSE, Liana. A secretária do futuro. Rio de
Janeiro: Qualitymark, 1998.
REICH, Robert B. O trabalho das nações: preparando-nos
para o capitalismo do século 21. (tradução de Claudiney Fullmann). São Paulo:
Educator, 1994.
RIFKIN, Jeremy. O fim dos empregos: o declínio
inevitável dos níveis dos empregos e a redução da força global de trabalho.
(tradução Ruth Gabriela Bahr). São Paulo: Makron Books, 1995.