Do estereótipo
clássico que marcou as secretárias durante muitos anos, restaram apenas raras e
abomináveis piadas sem graça. O mundo moderno se rendeu, finalmente, ao poder
dos profissionais da área de Secretariado Executivo, que se tornam funcionários
cada vez mais importantes para as empresas de todos os setores. Uma das poucas
profissões ainda majoritariamente femininas, o secretariado se transformou em
uma função não apenas de apoio mas de complementação do trabalho do executivo,
que delega cada vez mais tarefas, por causa da falta de tempo para executá-las.
Entre as funções
de secretaria estão o controle da agenda de compromissos do superior, o acompanhamento
de reuniões e a redação de relatórios e correspondências, o atendimento do
público interno e externo, o arquivamento de documentos, entre outras
atividades da rotina específica do setor. Assim como acontece em outras
profissões, nesta também já não se pode sobreviver sem bons conhecimentos de
informática e de pelo menos mais um idioma - geralmente, é fundamental saber
inglês, mas cresce a demanda por profissionais que dominam o espanhol.
"Mas não
basta ter diploma", alerta Luiz Fernando Figueiredo, assistente de
coordenação da Faculdade de Secretariado Executivo da Universidade São Judas
Tadeu, em São Paulo. "O bom secretário executivo tem que ter respostas
para as questões que se apresentam no dia-a-dia", completa. Isso significa
que a capacidade para tomar decisões é uma qualidade indispensável. Muitas
vezes, na ausência do chefe, é preciso contornar conflitos e situações
inesperadas, de maneira a não obstruir o fluxo de trabalho. Esse profissional
também deve ter sólidas noções de administração e boa dose de diplomacia para
saber lidar com os demais funcionários e com a clientela da empresa.
Organização é
outra característica desejável, que facilita o trabalho do secretário
executivo, sempre às voltas com inúmeros compromissos - planejamento de eventos,
acompanhamento de conferências, preparação de reuniões e pagamento de contas.
Estar bem informado sobre fatos que possam ser de interesse para a companhia é
fundamental. Por isso, a leitura de jornais e revistas semanais deve ser um
hábito.
Na faculdade, o
aluno recebe uma formação global. As disciplinas vão de cultura brasileira a
psicologia, de matemática e estatística a contabilidade e Economia. Sem falar
nas matérias que dizem respeito mais diretamente à rotina profissional, como
noções de direito e ética, protocolo, administração e informática.
Em geral, o
estudante consegue emprego antes de concluir o curso. "O mercado de
trabalho é estável, mesmo em épocas de crise", informa Figueiredo. Mas,
atenção: é fundamental não desperdiçar as oportunidades de estágio que
aparecerem durante o curso. Nessa área, a experiência e o desembaraço contam
muito para uma contratação.