As recompensas das boas comunicações são grandes, mas
difíceis são os meios de se obtê-las, para isto sempre esteja atento às bases
para a boa comunicação, para que ocorra comunicação entre duas pessoas
(transmissor/receptor) é vital que se observem as seguintes regras:
Saber Ouvir -
Demonstre estar apto a ouvir informações mesmo que desagradáveis e críticas,
procurando vê-las de forma construtiva. Escute, ouça atentamente, demonstrando
interesse pelo que está sendo apresentado, não interrompa desnecessariamente.
Examine o ponto
criticado - Seja humilde e examine o ponto criticado para dar crédito
as boas ideias e ao trabalho sincero. Ao receber criticas, procure extrair
os aspectos positivos e construtivos. Posteriormente analise e estabeleça
procedimentos de ajuste e/ou correções.
Evite termos técnicos -
Não use gírias e evite termos técnicos que podem atrapalhar na comunicação, se
for imprescindível o seu uso, explique qual o significado dos termos usados.
Você pode estar falando com alguém que quer entender o que você está falando e
não consegue, provavelmente na próxima vez ele não lhe procurará. Use uma
linguagem que descreva a realidade.
Esclareça suas ideias -
Esclareça suas ideias antes de transmiti-las, faça com que elas sejam precisas.
Analise se as suas ideias estão coerentes com o que se deseja transmitir.
Expresse o seu
interesse - Entre frequentemente em contato com os seus funcionários e
escute. Expresse seu interesse pelos seus problemas e escute. Questione o
interlocutor, peça detalhes.
Ações X Informações -
Demonstre que ações são tomadas baseadas em informação, caso contrário o
pessoal pensará que não valeu a pena o tempo e o esforço dispendidos para
manter o fluxo de comunicação. Execute suas ações com base nas informações
adquiridas e validadas.
Suas ações apoiam o
que você diz? - Suas ações refletem o que você pensa e diz para os
outros.
Procure ser objetivo
- Seja objetivo, não faça rodeios, mesmo que a mensagem seja o que as pessoas
não gostariam de ouvir.
Que mensagem quero
transmitir? - Trace qual é o objetivo da mensagem, o que você deseja
que os receptores da mensagem absorvam, qual é o verdadeiro propósito da
comunicação.
A quem vou me
dirigir? - Antes de transmitir alguma informação procure conhecer qual
vai ser o público. A quem você quer afetar e qual é o momento adequado. Se
necessário, PREPARE-SE.
Consulte outras
pessoas - Consulte outras pessoas para planejar as comunicações, peça
opiniões, lembre que aqueles que o ajudam a planejar, com certeza o apoiarão.
Como transmitir? -
Como você deve transmitir a sua mensagem, esteja atento a sua tonalidade de
voz, da receptividade de quem ouve, bem como da linguagem que você irá
utilizar.
Verifique se foi
entendido - Sempre verifique se você foi entendido, faça perguntas,
pergunte o que foi entendido e não se a pessoa entendeu. Após transmitir a
informação, faça perguntas como: O que você entendeu? Você poderia repetir o
que eu transmiti?
Suas ações -
Esteja certo de suas ações apoiam aquilo que você diz, lembre que ações falam
mais alto do que palavras.
Entendimento -
Procure não só ser compreendido como compreender, seja um bom ouvinte não só
para os significados explícitos, mas também para os implícitos.
Compartilhe -
Compartilhe tanta informação quanto for possível, isto trará ganhos para todos
os envolvidos.
"FEEDBACK" -
O retorno de informações é importante para manter seus parceiros atualizados
nos processos e atividades de interesse comum, sempre retorne a informação,
mostre os resultados e ações consequentes de informação recebida anteriormente.