Segundo a Associação de Arquivistas Brasileiros
arquivo têm a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que,
independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao
longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.
Vamos tomar atenção para não confundir ARQUIVO com o nome do
móvel onde se guardam os documentos.
Toda empresa têm uma grande demanda de papéis que devem ser
arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre
outros. E estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa
achá-los com extrema facilidade.
A existência de um arquivo vem da necessidade do
armazenamento documentos que a empresa necessita, arquivo é mais que um lugar
para armazenamento de documentos, é onde está toda a trajetória da empresa, sua
história ao longo do período que ela existe. Organizar os arquivos da empresa é
um investimento, jamais pode ser encarado como uma despesa.
A necessidade de mantermos um arquivo, é a necessidade de
poder conservar os documentos.
Esses documentos podem ser:
Secretos: que exigem absoluto sigilo e cuja divulgação
prejudica a segurança das partes envolvidas.
Confidenciais: tratam de assuntos pessoais ou de interesse
da empresa, e que deve ser do conhecimento do menor número de pessoas possível.
Reservados: os quais devem ser guardados o sigilo por um
determinado tempo. Quando terminado esse período, podem ser divulgados.
Ostensivos: devem ser exibidos ou divulgados, pois é do
interesse de todos.
Fiscais: todo documento comercial que está sujeito a uma
fiscalização por um órgão municias, estadual ou federal. O documento fiscal
pode ser solicitado para comprovar uma transação efetuada pela empresa. Tais
como notas fiscais, guias de recolhimento de ISS, ICMS, IPI, INSS, balanços,
faturas etc.
Estes documentos devem estar separados, e para tal feito, é
necessário ler o documento e analisar sua origem. A organização dos arquivos
deve ser feita no mínimo anualmente, e conferir e guardar os documentos que
realmente são importantes, porque 75% dos papéis gerados pelas empresas é
exclusivamente lixo. Devemos organizar para saber quais documentos devemos
mover para o arquivo inativo, os que já não ter serventia porque já venceram na
tabela de temporalidade, e que, portanto devem pertencer ao arquivo morto. Devo
ter em meu arquivo corrente (ou dinâmico), apenas documentos do ano em curso,
pois são deles que mais vou precisar.
Arquivo Corrente ou Dinâmico – também conhecido como de
Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos
objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos
órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito
usados pela administração.
Arquivo Intermediário – também conhecido como de
Segunda Idade ou Semiativo. São Arquivos que aguardam em depósito de
armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de
uso pela administração.
Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira
Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter
definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.
Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é
considerado “morto” ou “inativo”.
Para alcançamos a plenitude do nosso arquivo, devemos ter
nele: organização, segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, fácil
acesso e uniformidade.
O móvel onde podemos armazenar os documentos são:
Gaveteiros: que geralmente são de pastas suspensas. A
desvantagem é que se ele for muito alto e enchermos mais as gavetas de cima e
menos as de baixo, corremos o risco de ele tombar em nosso corpo quando for
aberto. Se o utilizar, evite deixar as gavetas aberta, e /ou as pastas muito
abarrotadas, pois quando for pegar uma pasta, outra virá junto e cairá.
Armários: podemos guardar as pastas A-Z, pastas normais,
pastas sanfonadas, em caixas, como caixas de arquivos suspensos. A vantagem é
que pode ficar uma organização mais visível e ao alcance.
Deslizantes: ele se contrai e se expande, se adequando à
lugares pequenos, ou com volume muito grande de documentos. Geralmente é mais
utilizado em bibliotecas, para o armazenamento de livros.
Para uma melhor estática aos nossos documentos, podemos nos
atentar a alguns detalhes, como, para separar documentos, utilizar pastas “L”;
preferir grampear os documentos ao prendê-los com clipes, e sempre lembrando
que o grampo deve estar na parte superior esquerda; documentos com furos,
devemos reforçar com adesivos próprios para esse fim; e quando retirarmos algum
documento do arquivo, marcar esta parte para devolver o documento para o mesmo
lugar.