Um dos
grandes desafios do gestor é administrar o próprio tempo, sendo assim, o mesmo
precisa elaborar
estratégias para dominar eficazmente essa questão.
Se um executivo pudesse, ele fecharia um contrato
(vitalício) com o deus da mitologia grega Cronos (a personificação do tempo),
só para aumentar um pouquinho seu tempo e conseguir, dessa forma, resolver uma
quantidade maior de problemas em seu cotidiano. No entanto, apesar de ser uma
boa ideia, sabemos que fábulas e realidade não se misturam, sendo assim, tudo o
que resta para um homem de negócios é buscar, de forma planejada e
disciplinada, economizar às 24 horas diárias disponibilizadas para ele.
Com a velocidade das informações, aliada a um ambiente
mutável no qual fazemos parte, o homem moderno encontra, cada vez mais,
dificuldades de lidar com essa questão. Sendo assim, é necessário que todos
nós, busquemos, mais do que nunca, organizar e administrar nosso tempo, de modo
que, possamos otimizar os processos e trabalhar com inteligência.
Visando ajudar aquelas pessoas que reclamam que o tempo é
curto e que não conseguem dar conta de suas atividades, elaborei 20 dicas para
que uma pessoa possa, sem muito esforço, economizar seu tempo. Confira as
dicas:
1 – Você não pode ajudar o mundo inteiro: você precisa
começar a dizer não em algumas situações. Saiba argumentar e usar seu “charme”
para fugir (ao menos momentaneamente) de algumas questões que, não necessariamente,
você é obrigado a cumprir, pois, lembre-se, o trabalho em equipe é importante,
todavia, você precisa cumprir sua parte também.
2 – Não seja ansioso: organize-se para executar as
tarefas por etapas, gradativamente, pois assim fazendo, você estará agindo com
objetividade e inteligência, evitando que sua mente fique ocupada com um milhão
de coisas, que só servirão para desgastá-lo e estressá-lo.
3 – Tenha um planejamento: faça uma autoanálise de si
mesmo e busque identificar, minuciosamente, como você utiliza-se de suas 24
horas diárias. Após isso, busque criar atitudes que farão com que você
economize tempo.
4 – Durma menos: você não precisa dormir 8 horas a
semana inteira. Sendo assim, busque acordar mais cedo, de forma a alongar o seu
dia e fazê-lo render mais. Com o tempo, você vai se acostumar com a rotina e
nem se dará conta dessas horas a menos de sono que você perdeu.
5 – Utilize-se das ferramentas de otimização de tempo: os
recursos tecnológicos que possuímos hoje (smartphone, Tablet, Ultrabook, etc.)
são ótimos para economizarmos tempo, haja vista, que os mesmos, fazem com que
nossas tarefas sejam executadas de forma mais ágil, sendo assim, use e abuse
dos mesmos.
6 – Saiba ser seletivo: selecione as coisas mais
importantes e foque nelas. Digo isso porque muitas das vezes perdemos muito
tempo com coisas inúteis em nosso cotidiano e nem sempre nos damos conta disso,
sendo assim, aja com prudência e volte seu enfoque para as prioridades.
7 – Aproveite suas “brechas”: quando for esperar o atendimento
em um consultório, aproveite para ler um bom livro, ou, quando estiver em uma
fila de banco, aproveite para responder um e-mail importante, ou, quando
estiver no trânsito (parado no engarrafamento), aproveite para realizar uma
ligação (pós-venda, por exemplo) enfim, não fique “olhando para o tempo”, pelo
contrário, aproveite-o.
8 – Aprenda a delegar: distribua as tarefas e crie
responsabilidades nas outras pessoas, para que assim, você não fique
sobrecarregado. Digo isso porque, por mais eficiente que você seja, jamais
conseguirá ir muito longe sozinho, sendo assim, acredite em sua equipe e faça
com que a mesma resolva algumas situações para você, otimizando seu tempo.
9 – Cuidado com o efeito alienador das tecnologias: as
redes sociais e os celulares são instrumentos que nos ajudam muito em nosso
cotidiano, porém, se usados de forma desorganizada, tendem a nos transformar em
seres viciados em atividades fúteis e levianas, fazendo com que nosso precioso
tempo seja jogado na lata de lixo.
10 – Seja objetivo: busque encurtar as conversas (por
e-mail, pessoalmente, etc.), para que assim, você seja mais prático. Algumas
pessoas se delongam demais em suas atividades, desperdiçando tempo e sofrendo
as consequências no final do mês.
11 – Não deixe que as tarefas se acumulem: deixar as
tarefas se amontoarem é algo totalmente errado. Sendo assim, organize suas
atividades para que você não seja “engolido” pelo acúmulo de trabalhos.
12 – Busque não desperdiçar muito tempo com as refeições: obviamente,
você precisa se alimentar corretamente, mastigando vagarosamente e com
tranquilidade. Porém, o gerenciamento de tempo de suas refeições é uma das
ótimas maneiras de se economizar tempo. Um exemplo: você pode planejar e fazer
suas refeições no escritório mesmo, pois assim, você não perderá tempo para se
locomover e ganhará um tempinho a mais no seu dia.
13 – Busque frequentar alguns locais em horários
estratégicos: faça um apanhado dos locais que você frequenta
constantemente e identifique os horários de maior concentração de pessoas no
mesmo, após isso, busque adentrar esses locais somente em horários de menor
concentração de gente, pois assim, você estará fugindo um pouquinho das enormes
filas que fazem com que você perca tempo.
14 – Use a internet para pagar suas contas: pagar as
contas pela internet é uma ação confortável, fácil e rápida, sendo assim,
pratique esse hábito constantemente.
15 – Antes de ir a um determinado local, saiba exatamente o
que quer: se for comprar uma câmera digital, faça uma pesquisa na internet
antecipadamente, ou seja, verifique o preço, o modelo, a marca e as funções,
pois, isso o ajudará a economizar tempo. Outra dica é para quando você for
frequentar um local em que exista a possibilidade de deixar seu automóvel sendo
cuidado (lavagem, manutenção, etc.) enquanto você faz as compras, pois, dessa
forma, você estará matando “dois coelhos com uma cajadada só”.
16 – Use sua inteligência: se tiver que ir a algum
lugar, verifique seu não precisa executar outro compromisso perto do local, e
aproveite para fazer tudo de só uma vez. Além disso, evite ir a um local para
comprar itens diariamente, pelo contrário, faça uma lista semanal e busque ir a
esse lugar somente uma vez na semana.
17 – Busque não distanciar-se de seu local trabalho: uma
boa dica para quem busca economizar tempo é ter residência próxima do local de
trabalho, principalmente, se você mora em uma casa alugada, pois, esse fator o
ajudará a eliminar o problema do trânsito e principalmente, a não se preocupar
tanto se houver necessidade de ficar um pouco mais tarde no local (para colocar
as tarefas urgentes em dia, ou, eliminar alguns imprevistos).
18 – Faça reuniões rápidas e objetivas: em minha vida
profissional, tive o desprazer de participar de inúmeras reuniões enfadonhas,
ineficientes e extremamente repetitivas (que diziam sempre a mesma coisa,
então, eu quase sempre “adivinhava” o que o líder iria dizer). Sendo assim,
devemos ser organizados, objetivos e ágeis, transformando nossas reuniões em
processos eficazes, e não em tarefas delongadas e improdutivas.
19 – Troque a TV pela internet: a TV deixa você
limitado, portanto, busque utilizar-se mais da internet que, diferente da TV, é
volátil, rápida e contém uma gama infinita de informações, que farão com que
você tenha uma liberdade maior e consequentemente, um maior aproveitamento de
seu dia.
20 – Não perca tempo com coisas pequenas: você não
precisa se olhar 5 vezes no espelho antes de sair (mesmo sendo mulher), ou, não
precisa conversar 10 minutos com o porteiro sobre futebol todos os dias, ou,
não precisa assistir o seu programa esportivo favorito todos os dias, ou, não
precisa ser tão perfeccionista em tudo, enfim, você pode mudar, para executar
suas atividades de uma forma mais curta.
Usar o tempo de maneira estratégica é um dos segredos para
termos uma vida mais eficiente, ágil e produtiva, haja vista, que a
globalização tornou o mundo mais volátil e rápido, obrigando as organizações a
executarem os processos de forma inteligente, para que assim, as mesmas
consigam atingir o sucesso esperado.
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