O código de ética é um dos instrumentos básicos para a
atuação correta de qualquer profissional. Cada empresa tem o seu código de
ética, e o funcionário deve respeitar esse código e o código da sua profissão.
Lamentavelmente, em Portugal o profissional de secretariado
ainda não tem oficialmente um código deontológico e uma entidade que possa
regulamentar a profissão. Este código estabelecerá um elenco de orientações,
diretrizes para um nível digno de conduta profissional e princípios éticos
essenciais para orientar o comportamento das pessoas na sociedade. Seguirá
alguns princípios como honestidade no trabalho; lealdade para com a empresa;
formação de uma consciência profissional; respeito à dignidade da pessoa
humana; segredo profissional; discrição no exercício da profissão; etc.
A atitude do secretário influencia a opinião das pessoas
sobre a empresa, porque na maior parte das vezes o secretário é o elo entre a
direção da empresa e o público, tanto interno como externo, e é ele a “peça”
principal na transmissão da imagem institucional. São consideradas faltas
contra a dignidade do trabalho fazer declarações que constituam perigo de
divulgação; negar-se a prestar colaboração nas distintas dependências da
entidade para quem se trabalha; não prestar ajuda aos companheiros; ser egoísta
na transmissão de experiências e conhecimentos e fazer publicações indecorosas
e inexatas. Todas estas atitudes por parte do secretário poderão influenciar
negativamente a opinião do público sobre a empresa.
Considero que a ética é fundamental para o desempenho de
qualquer profissão. Normalmente, não temos consciência que a ética tem uma
enorme importância no decorrer de um processo negocial e, por vezes, muitos
negócios não se concretizam porque a ética não foi considerada nas relações
institucionais. O código de ética tem o objetivo de fixar normas de
procedimentos dos profissionais quanto ao exercício da sua profissão. O
profissional deveria ter como obrigação zelar pelo prestígio e responsabilidade
da sua profissão, contribuindo, através do exemplo dos seus atos, para elevar a
categoria, obedecendo aos deveres morais e legais.
O secretário deve possuir uma maturidade emocional que lhe
permita reagir com equilíbrio, tanto agradecendo os louvores como analisando os
trabalhos rejeitados, numa procura serena de possíveis correções. A falta desta
qualidade cria, inevitavelmente, um clima de tensões e conflitos que prejudicam
necessariamente um bom ambiente de trabalho.
Todo o secretário deve procurar sempre uma valorização e uma
maior facilidade não só na realização das suas tarefas, mas também na de todos
os seus colaboradores, evitando obter vantagens pessoais à custa destes ou
depreciando os seus trabalhos. Ele próprio deve ser receptivo a opiniões,
devendo emitir também os seus conselhos sem se julgar perfeito, tendo
consciência do que ainda pode melhorar.
“Ver, ouvir e... calar” é o lema do profissional de secretariado.
Os assuntos da empresa não são para serem discutidos, nem com colegas, nem com
pessoas estranhas à empresa, mesmo quando o assunto não pareça ter interesse.
E, além disso, nunca deve facultar documentos que estão à sua responsabilidade
sem autorização do chefe. Isto é segredo profissional.