O secretário executivo é um
profissional que está inserido nas organizações, atuando nas mais diversas
áreas, tais como recursos humanos, financeira, comercial, marketing, contábil,
recepção, além de atuar em cargos de assessoria e gestão, o que exige que este
profissional conheça bem o empreendimento e entenda o papel de cada departamento
para o todo da organização.
Mesmo com a profissão
regulamentada (Lei federal número 7.377, adaptada pela Lei 9.261, de
10-01-1996), os secretários atuam no mercado de trabalho com outras nomenclaturas,
como de coordenador, assessor, recepcionista, dentre outras. Isso ocorre devido
há problemas que a profissão enfrenta como “a falta de um plano de carreira e o
atrelamento à área em que trabalham. [...] Não existe promoção, e quem pertence
ao setor de finanças de uma empresa, dificilmente, poderá ir secretariar um
executivo da área de Recursos Humanos” (GUIMARÃES, 2001, p. 26). Tal visão, contudo,
esta ideia pode ser considerada antiga e preconceituosa, eis que não raramente,
nas organizações contemporâneas, secretários crescem de cargo e assumem até
mesmo a gerência da empresa.
A profissão de secretariado vem
passando por uma série de mudanças desde a sua origem. Este profissional “mudou
sua imagem nas organizações ao deixar de ser elemento de apoio do ‘chefe’ e
assumir [...] o desafio de introduzir novas metodologias no tratamento da
informação” (LIMA, 2002, p. 447), deixou de ser um executor de tarefas para
exercer funções criativas, com capacidade de opinar e decidir, preocupando-se
com o todo da organização, com a produção, com a qualidade, com as pessoas e
com os custos. Ainda é um negociador, programador de soluções, empreendedor,
mostrando iniciativa, pró atividade, comprometimento e participando em inúmeras
atividades no ambiente de trabalho. Nesta perspectiva, o secretário é um ser capaz
de pensar estrategicamente, promover mudanças e não apenas cumprir/executar tarefas
e ordens.
O profissional de secretariado
também é um mediador de relacionamentos internos e externos, sendo que nessa
condição ele tem a função de “assessorar a empresa e seus dirigentes a
administrar a mudança e a rotina da mesma” (BÍSCOLI; CIELO, 2004, p. 12).
Funciona como um elo entre o administrador e a equipe de trabalho, os clientes,
os fornecedores, o governo, etc. Assim, com habilidade e conhecimento interage
com pessoas, com processos de comunicação internos e externos da organização e
com as expectativas da equipe de trabalho, mantendo-a motivada, buscando o
crescimento contínuo e sabendo cuidar da relação com os clientes, pois eles são
responsáveis pela saúde da organização em todos os sentidos. No entendimento de
Natalense (1995, p. 24), o secretário “faz parte de uma equipe gerencial, com responsabilidade
de assessorá-la, criando condições para que esta equipe alcance os resultados
previstos”.
A evolução histórica e o
reconhecimento da profissão especialmente nas duas últimas décadas permitem
inferir que a carreira do profissional de Secretariado
Executivo está em ascensão. Essa
profissão é uma das que mais cresce, pois é nas características do secretário
executivo que os diretores encontram apoio e delegam atividades e decisões
(HILLESHEIM; TORRES, 2006). Trata-se de um perfil multifuncional, desenvolvendo
uma visão abrangente do cotidiano secretarial e organizacional e um conjunto de
atividades diversificadas e que exigem conhecimentos de várias áreas,
atividades estas repletas de imprevistos e que necessitam de soluções urgentes.
A partir destas características, o secretário conquistou espaço no campo
da gestão.
Natalense foi pioneiro na
afirmação de que o secretário executivo é um gestor. A autora considera funções
básicas do gerente o planejamento, a organização e o controle dos recursos
humanos e materiais visando o alcance dos resultados e atribui ao secretário o
papel de planejar, organizar e controlar a infraestrutura de atuação gerencial,
sendo necessário para assessorar um gerente conhecer as mesmas técnicas utilizadas
por ele: “liderança, motivação, comunicação, negociação, criatividade” (1995 p.
25-26). Essas funções são comuns no cotidiano secretarial, pois as atividades
exigem a utilização das mesmas de modo constante.
Na concepção de Natalense (1995),
o gerente e o secretário têm papéis diversos, o primeiro tem a obrigação de
gerenciar pessoas e materiais e o segundo dá apoio e condições para a tomada de
decisão do gerente. Atualmente, contudo, o secretário executivo, por ter
conhecimentos e competências gerenciais, também toma decisões próprias e
importantes para o alcance dos objetivos organizacionais.
O gestor secretarial é, na
concepção de Rodrigues (2004, p. 178), “um agente transformador de insumos,
para a obtenção dos resultados esperados pelos clientes”.
Nesse processo, desenvolve as
funções gerenciais e as operacionais, o que indica, mais uma vez, que o
secretário executivo é um gestor. Durante (2008, p. 3) explica que:
O secretário projeta ações, delineia
objetivos, define prioridades e prazos e a metodologia a ser dotada na ação,
por conseguinte, pratica o planejamento, o qual é essencial em sua rotina para
evitar desperdícios de tempo, recursos e pessoas e reduzir imprevistos. A
organização das atividades, do departamento e da empresa como um todo também é
realizada [...] A direção é percebida no cotidiano do secretário na medida em que
ele media os relacionamentos entre os diferentes stockholders, orienta e
motiva sua equipe de trabalho na busca de objetivos. O controle é ainda mais
presente: das informações, dos documentos, dos desempenhos, dos recursos, dos
processos, dos gastos, das receitas...
As atribuições iniciam com as
funções clássicas da administração, de planejamento, de organização, de
liderança e de controle, mas não se restringem a elas, especialmente nas
organizações contemporâneas voltadas ao conhecimento e a aprendizagem. Nestas,
o gestor secretarial também assume o papel de auxiliar as pessoas a aprenderem,
questionarem seus modelos mentais, ampliarem seus conhecimentos e gerenciar
esse conhecimento individual para que sejam incorporados nas estratégias
produtos e serviços do negócio (DURANTE, 2008).
Para melhor compreender a
inserção das atividades e funções de gestão no cotidiano secretarial, foi
realizado um levantamento de dados com profissionais da área secretarial. Os
procedimentos metodológicos adotados e os resultados obtidos são descritos na sequência.
ARTIGO: A GESTÃO SECRETARIAL NO CENÁRIO ORGANIZACIONAL CONTEMPORÂNEO
Adriane Lasta; Daniela Giareta Durante
REFERÊNCIA
GUIMARÃES, Márcio E. O livro
azul da secretária moderna. 19. ed. Ver. e atual. São Paulo: Érica, 2001.
LIMA, Solange F.; CARVALHO Pires
de; GRISSON, Diller (orgs). – Manual do Secretariado
Executivo.
5ª ed. Ver. e atual. São Paulo: D’livros, 2002.
BÍSCOLI, Fabiana R. V.; CIELO,
Ivanete D. Gestão organizacional e papel do secretário executivo. Revista
Expectativa. Toledo: Edunioeste, vol. 03, nº. 03, p. 11-19, 2004.
NATALENSE, M. Liana C. Secretária
Executiva: Manual Prático. São paulo: IOB, 1995.
HILLESHEIM, S.L; TORRES, A. C. A
atuação profissional dos secretários no mercado contemporâneo em Uberaba/MG. Fazu
em Revista, Uberaba, n. 3, p. 126-131, 2006.
DURANTE, Daniela G. et al.
Práticas de Gestão em Empresa Familiar: Desafio da Conciliação entre Competitividade
e Humanização. V EnEO - Encontro de Estudos Organizacionais. Belo Horizonte:
ANPAD, 2008.
.