Maria Aparecida Vieira*
Resumo: A secretária
executiva enfrentou muitos tabus e quebra de paradigmas. Confessamos que ainda,
tem muito a enfrentar, mas cada vez mais ela toma posição de destaque dentro da
organização. E, um desses destaques é a sua nova nomenclatura na estrutura da
organização: gestora.
Cabe aqui, mostrarmos que, infelizmente não são todas às empresas, a
aderirem esse novo conceito, ou seja, ainda falta muita conscientização da
valorização dessa profissional.
Palavra-chave: mudança, atuação, visão macro.
Secretária ou gestora?
Se nós relembrarmos, em meados de 1960, a secretária era
considerada uma escrava. Fazia mecanicamente, o que o seu chefe ordenava.
Hoje, no ano de 2002, a secretária é totalmente polivalente,
assessora, proativa, flexível, responsável, com bom senso, iniciativa,
competência, postura profissional, dinamismo, agente facilitador, com etiqueta
pessoal profissional e tantos outros predicativos, fez com que a secretária
formasse decisões, participando-as ao seu executivo. Com isso, não faltaram
gestores com qualidades semelhantes, para enxergar tais mudanças de
comportamento e engrenar a profissional secretária para outros desafios, como
por exemplo: ser uma gerente de marketing, tendo uma equipe de trabalho:
planejando, organizando e controlando tais colaboradores para o objetivo da
empresa e seu pleno sucesso de gerir tal departamento com êxito, lealdade e
transparência (qualidades básicas para qualquer gestor).
A secretária executiva, como líder, enfrentará grandes desafios. Um
deles, é nunca esquecer o que era, pois precisará de todos os seus antigos
atributos para acrescentar esse outros, totalmente direcionado para à
administração; para uma desenvoltura completa de sua nova posição, diante da
organização.
Primeiros desafios pessoais à
enfrentar a nova líder
Antes de qualquer coisa, a nova gestora terá que pensar como líder,
senão todo o esforço de ter chegado lá, foram em vão. Em seguida:
Aceitar e valorizar a cultura interna positivamente;
Afastar-se de fatos e pessoas negativas e negadoras. Cuidado com
notícias ruins, afaste-se delas;
Não reclamar e não falar mal dos outros;
Cultivar a alegria, o riso e o bom humor;
Ser alguém sempre pronto a colaborar, mesmo que você não seja mais a
secretária;
Surpreender à sua equipe com "momentos mágicos";
Fazer tudo com sentimento de perfeição, prestando atenção aos
detalhes, principalmente agora, que você é uma gestora;
Andar como antes: bem vestida, limpa e perfumada. Gostar sempre da sua
imagem;
Agir prontamente;
Iluminar mais o seu ambiente de trabalho. A escuridão traz depressão;
Ser um exemplo de comportamento para à sua equipe;
Nunca demonstrar medo, diante do "novo". Sentir o medo, mas
enfrentá-lo, sempre em qualquer tipo de situação;
Saber conviver com os erros e acertos. Se a gestora errar, não pensar
em desistir e voltar o pensamento de ser uma secretária executiva, novamente.
Todos erram, desde o Presidente da República até o porteiro da sua organização.
Todos são mutáveis de altos e baixos, independente de cargos. Saiba somente
administrar estas duas situações - faz parte da qualificação de um líder;
Contar com suas próprias habilidades: motivação, liderança, etc.; que
são natas em qualquer pessoa, mas melhoradas com o passar do tempo: em
conhecimentos atribuídos em uma graduação, pós-graduação, com as pessoas que
você conhece, enfim com a vida;
Qualquer atitude a tomar, com sua equipe, se tratando de pessoas. Aja
com se fosse elas. Para que você tenha um feedback sempre positivo. Magoar
incoerentemente - é perder pontos;
Pessoas difíceis sempre terão. Aprenda a lidar com as personalidades e
respeitar o limite de cada um. Infelizmente, as pessoas não são como nós
desejamos, pois afinal de contas elas não são a gente. Cada pessoa é única.
Precisará que elas nascessem iguais a você, quem sabe um clone. Foi uma
brincadeira, mas com um sentido sério. Será que um clone, melhoria ou pioraria
à sua situação?
Falar bem, devagar é de fácil compreensão para o grupo;
Faça o seu marketing pessoal e profissional de uma forma que atinja os
objetivos da empresa;
Seja uma gestora eficaz, como você era uma secretária executiva
eficaz.
Adquira sempre mais conhecimento, principalmente agora que você é
gestora. Se por acaso, não possa fazer uma pós-graduação, compre bons livros de
administração, vantagem competitiva, marketing institucional, matemática
financeira, gestão estratégica, gestão de pessoas e subjetividade,
comportamento humano nas organizações, estrutura das organizações, estratégia
empresarial, controladoria, psicologia para gestores, etc., para que você tenha
uma diretriz técnica dos procedimentos administrativos.
É importante lembrar que a gestora, tem que estar pronta para o que
der e vier. A mesma pode ser convidada para escrever um livro, um artigo, e
haverá necessidade do conhecimento da metodologia do trabalho científico, para
compor tais textos.
Não seja como o seu executivo, quando você era uma secretária. O mesmo
escolhia as referências bibliográficas, fazia os seus apontamentos e pedia para
você digitar. Como gestora, conheça todos os passos, desde a formatação, até o
completo conteúdo, para que você não dependa só da sua secretária, pois ela já
tem muitos afazeres importantes, do que os particulares que lhes são incumbidos
e, disso você sabe melhor do que ninguém no que nos referimos: você já foi uma
secretária, lembra?
Primeiros desafios
profissionais à enfrentar a nova líder
Conhecer com veemência o ramo de negócio da organização, desde a
matéria-prima até o produto acabado (isso, se o ramo for industrial, por
exemplo);
Conhecer a estrutura organizacional da empresa ( do alto escalão ao
baixo);
Ser taxativa em reuniões de acordo com as suas necessidades. Não fazer
disso, um hábito para o seu bem sucesso, como muitos gestores o fazem. Muitas
reuniões acabam confundindo o objetivo traçado, perda de tempo (em alguns
casos) e dispersão nos colaboradores que compõem o grupo. A praticidade em uma
reunião planejada e organizada com seus objetivos já traçados, faz com que a
segunda reunião (daqui mais ou menos 15 dias), faça com que o grupo participe
os resultados dos objetivos divulgados na primeira reunião;
Promover eventos cerimoniais e protocolares à sua diretoria, para
mostrar o sucesso de seu departamento, demonstrando os objetivos que foram
concretizados com vitórias;
Buscar alternativas junto à sua diretoria, para treinar à sua equipe (lute
por eles). Equipe capacitada ajudará a atrelar às suas metas, com as suas
realizações;
Desenvolva à sua habilidade de comunicação interpessoal. Participe a
todos, o que realmente você está querendo. O que você deseja deles. Nunca omita
os seus desejos, à sua decepção e alegria. Seja sempre honesta, com você e com
o seu grupo. Você sozinha não fará acontecer, somente com a união de todos.
Deixe bem claro suas intenções;
Tomar decisões acertadas, mas com calma e bom senso. Lembre-se: hoje
você é gestora, um erro será fatal para a organização. Quando você era
secretária um erro era fatal para o seu executivo. Claro, que ambas as
situações você estará fora da organização. Mas, sem dúvida o peso de um erro
como gestora, pesará muito mais em sua consciência;
Relacionar-se bem somente com o grupo, não lhe ajudará em muito.
Há a necessidade de um intercâmbio geral dentro de toda à administração.
Claro, que não podemos agradar gregos e troianos, mas é sempre bom tentar;
Dependendo da necessidade, fazer relatórios mensalmente ou
diariamente, do seu departamento para à sua diretoria, é de grande propriedade
para que esses saibam que você está empenhada em mostrar resultados. Ser um
elemento de produção e não escassez;
Reduzir os custos do seu departamento, com um planejamento bem feito,
trará pontos positivos de seus superiores. Não podemos esquecer que toda
organização deseja lucro e não prejuízo. Controle bem o seu centro de custo,
diante de todas as despesas que serão imbuídas a ele;
Faça acontecer, não espere. Que tal implantar um modelo de sistema de
informação em seu departamento. E, se já o houver, que tal sugerir alguns
implementos para à sua conservação?
O que leva o fracasso da
gestora
São muitos os fatores, porém vamos detalhar os mais importantes;
Ladrões de tempo de reunião - o motivo da reunião não é claro,
conversas e discussões inúteis, etc.;
Ladrões de tempo no telefone - conversas desestruturadas, falta
de prioridades, etc.;
Delegação insatisfatória - excesso de controle, medo de um colega
fazer o trabalho melhor do que você, etc.;
Gerente irresoluto - orientações equivocadas prefere fazer a
pensar;
Comunicações insatisfatórias: problemas de idiomas, excesso de
comunicações, etc.,
Tomada de decisões insatisfatória - falta de visão (estratégica),
alvos indistintos, etc.;
Ausência de trabalho sistemático - não há planejamento,
incapacidade de dizer não, etc.;
Defeitos no computador - o computador quebra e não consegue
acessar arquivos, a conexão da internet é lenta, etc.
O que leva o sucesso da gestora
Já é o contrário do fracasso, são poucos os ingredientes para o
sucesso. Aqui o que prevalece é: o importante é qualidade e não a quantidade.
Vamos ressaltar melhor:
Se você tem um objetivo, que foi traçado dentro de um planejamento
estratégico, tático e operacional, dentro dos conceitos estruturais da
organização, com plena autorização de todos (superiores) e sua plena
convicção, junto à sua equipe, que tudo dará certo. Não haverá fracasso. Claro,
que para essa visão macro, você precisará de outros departamentos, de outras
pessoas, para que todas as ferramentas necessárias: planilhas de custos,
planilhas econômicas e financeiras, dados contábeis, informações fiscais, etc.,
participado pelos diversos departamentos, seja de uma confiabilidade completa,
para que seus projetos tenham mensurações coesas.
Conclusão
A nova gestora tem que ter em mente, as funções administrativas, como
características básicas para à sua desenvoltura dentro dessa nova nomenclatura
que ela irá assumir. São elas:
Quadro 1. As funções administrativas e suas características.
Quadro 1. As funções administrativas e suas características.
Fonte: SILVA ( 2001:10)
Com certeza, tendo esses parâmetros básicos e um sério desenvolvimento
de cada item, com a contribuição de todos e, principalmente à sua - já se pode
pensar no sucesso como recompensa a cada objetivo traçado.
Mas, lembre-se: sem humildade e sem habilidade humana - nada será
possível!
NENHUMA TECNOLOGIA IRÁ SUBSTITUIR O RESPEITO E O BOM TRATO PARA COM OS
SERES HUMANOS.
Abstract: It's very important the manager to know the basics
knowledges about your profission new.
Keyword: contact, knowledge, challenge.
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* Professora das disciplinas de Técnicas Secretariais e Gestão
Secretarial. Orientadora do TCC do Curso de Secretariado Executivo da
Universidade Camilo Castelo Branco - UNICASTELO ( 2001 e 2002).