A pessoa que secretaria utiliza uma considerável parte de
seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato
direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão
utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório.
Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a
correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao
departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis.
Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos
básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas
inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a
ter o conhecimento macro dos assuntos.
Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos
e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você
deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes
e geradores de conflitos para a atenção e providências por parte do dirigente.
Resumidamente, podemos dizer que cabe a você captar e deter
a informação em detalhes, e como conhecedora de assuntos em seus detalhes, dará
apoio a quem não dispõe desse conhecimento. É sua responsabilidade alertar o
dirigente quando algo está fora dos padrões determinados pela organização e
indicando um procedimento alternativo.