O secretário precisa estar totalmente sintonizado com os
novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente
para o sucesso e para a lucratividade da empresa. A exigência por uma postura
participativa e gerencial aumenta diariamente. O Secretário moderno precisa e
quer ser auxiliado, igualmente moderna, atualizado e comprometido, que saiba
aperfeiçoar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o
seu perfil para um crescimento conjunto. As mudanças são rápidas e constantes,
portanto, deve estar preparado para estes novos desafios."
Definição Secretariado é o conjunto de assessores diretos de
uma determinada pessoa que ocupa um cargo de grande importância e complexidade
em uma administração pública ou privada. O profissional de Secretariado
Executivo Bilíngue é gerenciador de informações e serviços, assessor
qualificado, fluente em dois idiomas, hábil comunicador, conhecedor de
informática avançada, organizado, ativo e discreto.
Técnicas De Secretariado
1. Planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direção,
providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados:
1.1 Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões,
entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e
procedendo a eventuais alterações;
1.2 Organizar reuniões, elaborando listas de participantes,
convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela
disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o
equipamento de apoio;
1.3 Organizar deslocações efetuando reservas de hotel,
marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando
outros meios necessários à realização das mesmas.
2. Assegurar a comunicação da chefia /direção com
interlocutores, internos e externos, em língua portuguesa ou estrangeira:
2.1 Receber chamadas telefônicas e outros contatos, efetuando
a sua filtragem em função do tipo de assunto, da sua urgência e da
disponibilidade da chefia/direção, ou encaminhando para outros serviços;
2.2 Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de
reunião ou entrevista;
2.3 Contatar o público interno e externo no sentido de
transmitir orientações e informações da chefia/direção.
3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente
geral do secretariado da chefia/direção:
3.1 Selecionar, registar e entregar à correspondência
urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida
sequência;
3.2 Providenciar a expedição da correspondência da chefia/direção;
3.3 Redigir cartas/ofícios, memorandos, notas informativas e outros textos de
rotina administrativa, a partir de informação fornecida pela chefia/direção, em
língua portuguesa ou estrangeira;
3.4 Efetuar o processamento de texto da correspondência e de
outra documentação da chefia/direção;
3.5 Efetuar traduções e retroversões de textos de rotina
administrativa;
3.6 Organizar e executar o arquivo de documentação de acordo
com o assunto ou tipo de documento, respeitando as regras e procedimentos de
arquivo.
4. Executar tarefas inerentes à gestão e organização do
secretariado:
4.1 Controlar o material de apoio ao secretariado,
verificando existências, detectando faltas e providenciando pela sua reposição;
4.2 Organizar processos, efetuando pesquisas e selecionando
documentação útil a pedidos externos e internos de informação;
4.3 Elaborar e atualizar ficheiros de contatos bem como
outro tipo de informação útil à gestão do serviço.
COMPETÊNCIAS CONHECIMENTOS
1. Língua portuguesa.
2. Língua inglesa ou francesa e outra língua estrangeira.
3. Noções de organização e administração de empresas/serviço
público.
4. Organização do trabalho e gestão do tempo.
5. Noções
básicas de legislação laboral, fiscal e comercial. (Apresentações, base de
dados, agenda eletrônica, correio eletrônico e Internet)
6. Informática na óptica do utilizador (processamento de
texto, folha de cálculo)
7. Tipologia e circuitos de documentação.
8. Organização e arquivo de documentação.
9. Comunicação e relações interpessoais.
10. Atendimento e protocolo.
1. Tradução e retroversão de textos de rotina
administrativa.
12. Organização e preparação de reuniões.
13. Segurança, higiene e saúde aplicadas à atividade
profissional.
14. Materiais e equipamentos de escritório.
15. Noções básicas de normas de sistemas de gestão da
qualidade.
16. Utilizar numa perspectiva global os materiais e
equipamentos necessários à execução do trabalho administrativo.
17. Aplicar as técnicas de organização e gestão do trabalho
na preparação da rotina diária e mensal da direção/chefia e do secretariado.
18. Utilizar as aplicações informáticas e a Internet na
elaboração, organização e pesquisa de informação.
19. Utilizar as técnicas de registo e expedição de
correspondência e de outra documentação.
20. Identificar os diferentes tipos de documentos e o
circuito da documentação.
21. Aplicar as técnicas de classificação, codificação e
indexação de documentação na organização e manutenção do arquivo.
2. Aplicar as competências linguísticas na comunicação e na
redação de correspondência e de outra documentação, em língua portuguesa e em
língua estrangeira.
23. Utilizar as técnicas de tradução e retroversão de textos
de rotina administrativa.
24. Aplicar as técnicas de protocolo
empresarial/institucional no apoio a reuniões e outros eventos.
25. Aplicar as técnicas de organização e pesquisa da
informação.
26. Identificar necessidades de material de apoio e utilizar
os procedimentos adequados com vista à sua reposição.
27. Organizar o posto de trabalho de forma a permitir
responder às solicitações da chefia/direção e do público interno e externo à
empresa ou serviço público.
28. Comunicar assertivamente com os públicos, tendo em conta
os objectivos e a cultura da empresa ou serviço público.
29. Facilitar o relacionamento com interlocutores
diferenciados.
30. Promover um clima de confiança nas relações
desenvolvidas no seio da empresa.
31. Tomar iniciativa na resolução de situações concretas com
recurso à criatividade, inovação, espírito crítico e qualidade.
· Segurança, higiene e saúde no trabalho.
· Desenvolvimento pessoal, profissional e social.
DOMÍNIO CIENTÍFICO-TECNOLÓGICO · Organização e administração
de empresas
· Organização do trabalho e gestão do tempo
· Legislação laboral
· Legislação fiscal · Legislação comercial
· Informática (introdução à informática na óptica do
utilizador; aplicações de secretariado; Internet)
· Documentação e circuitos administrativos
· Técnicas de arquivo e documentais
· Comunicação e relações interpessoais
· Língua portuguesa aplicada à função (técnica; comercial;
protocolar)
· Atendimento e protocolo
· Inglês ou francês técnico e outra língua estrangeira
técnica
· Técnicas de tradução e retroversão.
· Normas de sistemas de gestão da qualidade.
Obs. Os cursos de formação profissional nesta área devem
integrar uma componente teórica e uma componente prática a desenvolver em
contexto de formação e em contexto real de trabalho.
Requisitos de uma secretária eficaz
Longe vão os tempos em que uma secretária ficava no
escritório sentado o dia todo a desenvolver unicamente tarefas rotineiras e de
baixo valor acrescentado para a empresa como o atendimento telefónico, a datilografia
de cartas, a marcação de viagens, ou até, o serviço de cafés. Estes tipos de
tarefas ainda fazem parte das atividades de uma secretária, mas estão longe de
serem as principais atribuições dessa nova profissional.
A secretária do século XXI mantém um papel cada vez mais
ativo e importante no desenvolvimento e sucesso da empresa. Ela deverá ser como
uma “sombra” do seu diretor e o principal elo de contato entre a empresa e os
clientes internos (funcionários e colaboradores) e externos (consumidores e distribuidores).
Por isso, a secretária deverá ter alguns requisitos
essenciais para desenvolver as suas importantes funções da forma mais eficiente
possível. Competências a nível de organização pessoal, flexibilidade, domínio
de línguas e das novas tecnologias, assim como uma personalidade ativa e
cativante são imprescindíveis para ser uma excelente profissional nesta área.
Fique agora a conhecer mais a fundo outros dos requisitos
essenciais para ser uma secretária eficaz:
Boa capacidade de comunicação
Grande parte das funções de uma secretária passa por
conseguir comunicar eficientemente com o seu superior hierárquico, assim como
com os restantes executivos internos ou até externos à empresa. Muitas das
vezes a secretária é o primeiro elo entre quem tenta entrar em contado com as
chefias, devendo por isso saber comunicar e prestar um bom atendimento ao
cliente.
Boas competências técnicas
A secretária dos tempos modernos precisa estar familiarizada
com a utilização de equipamentos de escritório, tais como fotocopiadoras,
máquinas de fax, computadores pessoais, entre outros. Parte das tarefas da
secretária são feitas com recurso ao computador, sendo fundamental que saiba
trabalhar com determinado software, que depende das necessidades específicas de
cada empresa e gestores.
Uma secretária está, por exemplo, encarregue de manter a
agenda do seu diretor atualizada e de marcar e controlar compromissos, reuniões
e viagens. As suas principais funções envolvem também redigir relatórios,
apresentações e outros documentos. Um dos problemas diários mais importantes de
uma secretária é o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer não só
boas capacidades de sistematização de processos, como também de organização
pessoal.
Boa gestão de tempo e tarefas
Uma secretária eficiente precisa de saber gerir todas as
suas tarefas, quer sejam diárias, semanais ou a até de longo prazo. A
secretária deve saber administrar e estabelecer os assuntos prioritários que
constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu superior. Entre essas tarefas
podemos encontrar: separar e organizar o trabalho do dia, assim como o trabalho
que se encontra pendente ou atrasado; dar apoio a reuniões e certificar-se que
está tudo organizado para o bom funcionamento destas; Fazer o levantamento da
correspondência e dos telefonemas urgentes; Determinar prazos para a assinatura
de cartas, cheques ou faturas.
Concluindo, uma boa secretária tem a capacidade de efetuar
as suas tarefas rotineiras, mas estar também preparada para resolver todos os
imprevistos que vão acontecendo ao longo do dia. A função de secretariado está
assim a ficar cada vez mais exigente, sendo esperado que uma secretária possua
determinado número de competências e também domínio em áreas como procedimentos
comerciais, gestão financeira e até em assuntos legais. A mentalidade das
empresas também está a mudar. Hoje em dia as empresas começam a ter consciência
que é essencial apostar e investir na formação deste tipo de profissionais.