Sempre é ressaltado o uso da comunicação como forma de
melhorar a eficiência interna e a imagem da organização perante seus públicos
de interesse; além de outros tantos aspectos positivos quando a comunicação é
bem desenvolvida, trabalhada e usada. Dentro destes aspectos, podemos dizer que
a comunicação tem impacto na integração da equipe de trabalho, especialmente na
busca de resultados e objetivos. E, por esses motivos, na tentativa de sempre
melhorar a coesão do grupo, a comunicação pode influenciar na motivação das
pessoas.
Comunicação é uma competência que pode ajudar na melhoria da
eficiência organizacional, e assim colaborar com a eficácia do alcance de
resultados. Vários autores concordam que o comportamento (determinado por um
conjunto de regras, códigos e normas) é base de um sistema de comunicação.
Trabalhar num ambiente em que o diálogo é algo não
praticado, as ordens são sempre dadas de cima para baixo e o feedback não
existe, o clima entre as pessoas pode ser de desconfiança, frustração,
descontentamento e de tensão; podendo resultar na falta de comprometimento com
o próprio trabalho e com os objetivos planejados. É sempre bom ressaltar que a
comunicação também tem grande impacto no clima organizacional, e sendo bem
utilizada, pode tornar o ambiente de trabalho e o relacionamento entre as
pessoas ainda melhor e mais produtivo.
Um bom comunicador não sabe apenas falar e se expressar bem,
mas sim deve saber escutar e demonstrar que entende e compreende o que está sendo
dito. Devemos saber ouvir. Não apenas com os ouvidos, mas também pela postura,
demonstrando atenção, interesse e simpatia para com os outros colegas. Procure
"ouvir" o outro olhando para ele, sendo receptivo e usando do
silêncio, ou das pausas, quando necessário. Tudo isso amplia sua força de
comunicação, reduz tensões e ajuda na promoção de um relacionamento e de um
clima organizacional mais positivo.
Para quem ocupa uma função de liderança, deve perceber como
os aspectos da comunicação emanados, seja como emissor ou receptor, estão sendo
percebidos por quem está conversando. Isso vale também para as comunicações
horizontais e de baixo para cima, ou seja, em todas as direções hierárquicas de
uma organização.
Não é somente a fala, mas também gestos e atitudes podem ter
grande impacto no processo de comunicação. Para ressaltar a importância deste
impacto, as palavras representam 7%, o tom de voz 38% e os sinais não verbais,
55%. Como será que a outra pessoa nos vê? Um bom exercício é nos vermos pelo espelho
e procurar perceber quais sinais emitimos na comunicação verbal e não verbal.
Motivação é ativada em função do entusiasmo e do movimento
que podemos ter para realizar uma ação ou um objetivo. Qualquer que seja nossa
motivação, devemos saber que é um processo interno e que varia para cada
pessoa. É um desafio conseguir despertar essa energia nos membros de um grupo
de trabalho, porém a forma que uma pessoa comunica-se ou se relaciona tem
impacto na motivação, pois mesmo sendo algo interno, sofre influências de
aspectos externos.
Para buscar a confiança de outras pessoas e usar uma
comunicação mais eficiente, procure: falar a verdade; ser consistente no que
faz, no que fala ou transmite; procure ter discrição; evite gestos exagerados
ou tocar nas pessoas (nem todas gostam de serem tocadas, uma dica é ficar à
distância de um metro, ou de um braço, da outra pessoa); use posturas abertas
ou receptivas (use do sorriso, evite braços cruzados, demonstre que está
escutando e dando atenção); seja objetivo e direto, confirme que a outra pessoa
entendeu o que você transmitiu ou falou, procure simplificar as mensagens;
mostre também que você compreendeu o que foi transmitido para você. Evite
também o gerundismo e a repetição.
As dicas acima podem ser usadas em comunicações faladas ou
escritas, especialmente por meios eletrônicos. Lembre-se do impacto do seu tom
de voz e do uso inadequado de gírias, evitando-as quando possível. Seja
cordial, paciente e empático; usar tom de voz firme e nítido (tenha fluência
oral), demonstrando segurança; evite falar alto, faça isso de forma pausada,
pois também ajuda bastante para a comunicação ser mais efetiva, e evita alguma
chateação da outra parte. Ter respeito com quem conversa ou com quem esteja
comunicando é crucial para evitar aborrecimentos e desmotivação.
Uma prática interessante e simples, mas que pode ter um
impacto muito positivo, é cumprimentar (pessoalmente ou através de um cartão,
por exemplo) um colaborador que se destacou. Mas faça isso de modo que não crie
senso de injustiça e rivalidade com os outros colegas da pessoa elogiada.
Podemos destacar algumas atitudes que ajudam a melhorar o
ambiente de trabalho, e assim promover maior integração e motivação com o
pessoal. São elas: quando for chamar a atenção de alguém, faça de modo
reservado, e justifique o motivo e descreva o que ocorreu se preciso; ser
humilde e pedir desculpas quando for necessário não demonstra fraqueza, mas sim
cortesia e respeito; se receber alguma informação errada, procure esclarecer
sem causar constrangimentos; se o clima ficar tenso, procure aliviar a tensão
sem elevar o tom de voz e não deixe o clima desagradável aumentar.
A própria arquitetura dos edifícios da organização podem
comunicar um ambiente frio ou receptivo, calmo ou inquieto, organizado ou não
etc. Verificar se há barreiras físicas, a disposição dos móveis e quais são as
cores internas, além de outros aspectos, ajudam na percepção de que tipo de
ambiente está sendo demonstrado. Será mais bem visto se apresentar
receptividade, bem-estar, qualidade e estética agradável.
Algo importante que deve ser observado é que a maioria dos
principais executivos pensam que a comunicação interna é uma ferramenta
importante; além disso, consideram os empregados como os importantes stakeholders
para aplicarem estratégias e atividades na organização. Muitos líderes
empresariais pensam que devem saber comunicar as qualidades e os pontos fortes
da empresa, e levantar juntos dos funcionários o que pode ser mal visto pela
sociedade e pelo público externo.
Percebemos, então, que a comunicação tem um papel cada vez
mais importante dentro das organizações e que, a participação de todos os
membros nos processos empresariais, é algo que deve ser estimulado. Uma
comunicação efetiva favorece o envolvimento de todos e pode ajudar na
identificação dos colaboradores com a empresa e seus valores, além de ser uma
ferramenta para promover sinergia e motivação necessárias, e assim buscar o
alcance de resultados.
Um bom profissional, qualquer que seja ele, deve ser
flexível e ético. A etiqueta profissional é uma forma de comunicação e pode
demonstrar seu comportamento perante uma pessoa ou grupo de pessoas. Buscar o
respeito e a colaboração também exige da sua ética e aparência profissional.
Geralmente uma pessoa agradável, educada e, por que não dizer, elegante,
estimula e facilita os relacionamentos com outras pessoas. Evite o uso de
mentiras e não seja um profissional omisso.
Dentre as vantagens da ética profissional, quero ressaltar a
pontualidade; a conquista da autoridade e do respeito; a ampliação do potencial
de comunicação, seja oral, visual ou escrita; a melhoria da capacidade de
resolver e gerenciar conflitos; e a melhoria no relacionamento interpessoal. Se
você quiser criar um diferencial em sua carreira, saiba comunicar e se
relacionar, de modo efetivo, com seus subordinados, superiores e demais
colegas.
Um líder, muitas vezes, é exemplo dentro da sua organização.
Procure ser um profissional correto, isso demonstra credibilidade, e saiba
comunicar e se relacionar bem com todos, pois assim agregará valor para a sua
carreira e facilitará o processo de motivação da equipe.