O domínio das técnicas secretariais, seja talvez um dos
fatores mais importantes para a secretária, pois compõe a utilização das
ferramentas que a secretária precisa utilizar no dia-a-dia.
Check – List
Quando necessitamos
organizar algo, como reuniões, viagens, coffee
Brian, casamentos, malas, etc., é sempre bom prepararmos com antecedência
um check list, para evitar esquecer
algo importante, e também para agilizar nosso trabalho.
Agenda
Ao planejar sua agenda, dê preferência às divisões semanais,
que você pode ter a visualização da semana inteira num mesmo layout.
Bloqueie sempre em sua agenda, os horários de reuniões e
compromissos. Antes de marcar um compromisso, SEMPRE verifique a
disponibilidade na agenda, e procure evitar compromissos de última hora, os
famosos “encaixes”. Sempre especifique se o compromisso será interno ou
externo, isto lhe ajudará a definir intervalos dos outros compromissos que por
ventura irá marcar.
Ao final de cada dia,
analisa o próximo dia e faça os ajustes necessários.
Procure anotar de uma
agenda para outra, todos os compromissos cíclicos, como por exemplo,
aniversários e datas comemorativas, pois você saberá quando surgir algum
compromisso neste dia, e que não será possível marcá-lo. Uma ferramenta útil
que podemos utilizar em conjunto com a agenda é o follow-up.
Programas como Microsoft Outlook pode ser útil, avisando os
horários por meio de alarmes, e pela internet existem muitos outros programas
com uma infinidade de recursos, mas não podemos confiar apenas em um, por
questão de segurança, se utilizar agenda eletrônica, mantenha sempre a velha e
boa agenda de papel.
Follow-up
É uma expressão técnica que significa acompanhamento, e
ajuda a complementar a agenda da secretária. O follow-up é uma pasta sanfonada com as 12 divisões (meses do ano),
ou com as 31 divisões (dias do mês), e a tradicional em ordem alfabética e
temos também o modelo de follow-up
eletrônico, que pode ser feito por meio de programas especializados, como
agendas eletrônicas, que avisam com e-mails alarmes os compromissos. Podemos
encontrar este tipo de ferramenta no Microsoft
Outlok, e até mesmo em programas via internet, como o Google Alerts.
Para um auxilio mais eficaz, é necessária atualização
constante do follow-up, de preferência ao longo de cada dia de trabalho, pois
nela armazenamos nossos assuntos pendentes de cada dia, e conforme vão surgindo,
vamos apenas adicionando às divisões correspondentes. Sempre ao final do
dia, checar o dia anterior, para evitar qualquer imprevisto no dia seguinte.
A secretária pode utilizar o follow-up para acompanhar seus
trabalhos e também para acompanhar os trabalhos que devem ser feitos pela
equipe, e principalmente para os assuntos de seu executivo.
Podemos utilizar o follow-up para arquivar:
- Memorandos, cartas, e-mails que necessitam de resposta que estão pendente, relatórios;
- Contas a pagar;
- Controle para renovação de contratos, assinaturas, contratos para assinar;
- Lembrete de assuntos que estão em andamento, como compromissos com clientes, reuniões, assuntos para resolver nas reuniões;
- Providências a serem tomadas, telefonemas para realizar, etc.
No follow-up não se guardam documentos originais, ou
processos inteiros, procure deixar um bilhete de referência a eles, ou uma
ficha de controle para fazer o acompanhamento sobre o assunto. Evite transmitir
de um dia para o outro por que não pôde resolver.
Administração do
Tempo
Administrar o tempo não é realizar as tarefas de forma
cronometrada, e sim saber definir a prioridade de realizá-las. É impossível
conseguirmos fazer tudo o que precisamos ou queremos. Mas falar em administrar
o tempo é falar em conseguir realizar nossas prioridades, sendo assim, temos
que saber com clareza o que nos é prioridade, pois as outras coisas que
deixamos de fazer têm quer ter consciência que talvez nunca sejam feitas.
Quem não administra seu tempo, é por ele dominado, pois
acaba fazendo as coisas com pressão, nervosismo, impaciência, e nunca na ordem,
e muito menos no momento em que desejam. Dizer que as pessoas trabalham melhor
sob pressão é talvez um dos mais absurdos mitos.
Pela lógica, devemos listar as coisas que nos são
importantes e aquelas que temos urgência em responder. Com certeza que na nossa
lista também estarão coisas que não são importantes nem urgentes, porém são
coisas que queremos, e também sei que não estarão em nossas listas coisas que
são importantes e urgentes, pois somos nós que não damos devida importância a
elas.
Vamos entender esta questão; vamos dizer que você considera
importante ficar mais tempo com a sua família, porém você trabalha 9 horas por
dia. Se o seu trabalho é mais importante do que você ficar com a sua família
tudo bem, o problema está resolvido, você trabalha e deixa sua família sem
você, mas, se você acha que sua família é mais importante, então podemos
classificar seu trabalho como urgência, no sentido de que é algo que deve ser
feito, pois senão você poderá ser demitido, perderá clientes, deixará de
cumprir com suas tarefas, etc., e sem trabalho você terá problemas em manter
sua família. É neste exato ponto que as pessoas se perdem, o que é importante e
o que é urgente.
Quando trabalhamos, não estamos ocupando o nosso tempo com
isso. Quando somos contratados, estamos cedendo nosso tempo a outros, então
quer dizer que este tempo não é mais nosso, não nos pertence mais. Temos “n”
coisas para fazer com este tempo. Não mandamos em boa parte do nosso tempo,
isso é algo real. Sendo assim, nosso tempo também é dinheiro, pois devemos
lembrar que existem empresas pagando pelo nosso tempo, não é à toa que os
ingleses dizem que “Time is Money”
(tempo é dinheiro). A questão é que, tempo tem um valor monetário para quem tem
objetivos. Na verdade o trabalho é uma troca de tempo por dinheiro, eu cedo meu
tempo produtivo, e alguém me paga por ele.
O maior problema é quando administramos mal nosso tempo no
trabalho, pois interfere no pequeno tempo que temos para nós, pois teremos que
fazer horas extras e levar trabalho para casa para compensar este tempo
perdido. Usar mal, quer dizer que usamos de forma incorreta o tempo, sem
classificar o que é importante ou urgente. Administrar o tempo não é ficar
escravo do relógio, mas ganhar autonomia de sua vida, sendo uma batalha diária,
que temos que vencer. Ser eficaz é fazer as coisas certas, porém, ser
eficiente é fazer as ociosas certas com o menor recurso possível.
Perdemos a maior parte do nosso tempo produtivo com
interrupções, tanto dos chefes, quanto dos colegas e o excesso de telefonemas
também é um grande problema. No Brasil, o excesso no tempo das reuniões é algo
mais problemático ainda, pois existem pessoas que não precisariam estar lá,
assuntos que não precisariam ser discutidos, traduzindo, uma perda
significativa no seu precioso tempo.
Todos os dias, cada um de nós recebe exatamente 24 horas.
Mesmo com esse igualitarismo, um consegue realizar mais tarefas do que outros,
que enquanto isso, ao final do dia sente que não fez nada, e um dia perdido não
consegue jamais ser recuperado. Nos dias em que vivemos hoje, a maior escassez
do homem não é apenas dinheiro, ou matéria-prima, mas sim tempo.
Quem tem tipo não é aquela pessoa que não faz nada, e sim
aquela pessoa que sabe o que fazer com o tempo que tem, administrando todas
suas tarefas e as classificando de acordo com suas necessidades. E estar sempre
ocupado e sem tempo também não é necessariamente que a pessoa é produtiva, pelo
contrário, podem estar gastando todo o tempo que dispõe com total
improdutividade, fazendo coisinhas daqui e dali, se finalizar nada ou sem
conseguir fazer absolutamente nada.
É por estas questões, que para conseguirmos administrar
nosso tempo, temos que, além de definir nossas prioridades, temos que ter visão
de futuro, saber onde queremos chegar, seja daqui a dois dias, ou daqui a
cinco, dez ou vinte anos. Devemos traçar metas, objetivos, planos para nossa
vida. Em segundo passo, temos que transformar nossos objetivos em metas, e
iniciar a especificar como estas metas e em quanto tempo elas deverão ser
alcançadas. O terceiro passo é criar planos e estratégias para poder alcançarmos
tais metas, como conseguir, se for necessário dinheiro, como conseguir, etc. Em
quarto lugar, colocar em prática e fazer o que deve ser feito para que
alcancemos as metas e objetivos por nós propostos.
Devemos lembrar que tempo é muito mais que tudo isso que
discutimos, tempo é vida, se desperdiçarmos tempo, estamos desperdiçando nossas
vidas. Podemos chegar à conclusão de que, quem administra seu tempo, ganha
tempo, e acaba ganhando vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Ganharmos tempo
dentro do tempo que temos em nossa vida é algo que está ao alcance de todos
nós.
Uma verdade é fato: quem não sabe aonde quer chegar,
provavelmente nunca irá chegar, mesmo que tiver tempo!
Organização de arquivos
Do latim archívum,
lugar onde se guardam os documentos.
- Lugar onde se guardam documentos
- Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes etc.
- Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.
Segundo a Associação de Arquivistas Brasileiros
arquivo têm a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que,
independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao
longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.
Vamos tomar atenção para não confundir ARQUIVO com o nome do
móvel onde se guardam os documentos.
Toda empresa têm uma grande demanda de papéis que devem ser
arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre
outros. E estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa
achá-los com extrema facilidade.
A existência de um arquivo vem da necessidade do
armazenamento documentos que a empresa necessita, arquivo é mais que um lugar
para armazenamento de documentos, é onde está toda a trajetória da empresa, sua
história ao longo do período que ela existe. Organizar os arquivos da empresa é
um investimento, jamais pode ser encarado como uma despesa.
A necessidade de mantermos um arquivo, é a necessidade de
poder conservar os documentos.
Esses documentos podem ser:
Secretos: que exigem absoluto sigilo e cuja divulgação
prejudica a segurança das partes envolvidas.
Confidenciais: tratam de assuntos pessoais ou de interesse
da empresa, e que deve ser do conhecimento do menor número de pessoas possível.
Reservados: os quais devem ser guardados o sigilo por um
determinado tempo. Quando terminado esse período, podem ser divulgados.
Ostensivos: devem ser exibidos ou divulgados, pois é do
interesse de todos.
Fiscais: todo documento comercial que está sujeito a uma
fiscalização por um órgão municias, estadual ou federal. O documento fiscal
pode ser solicitado para comprovar uma transação efetuada pela empresa. Tais
como notas fiscais, guias de recolhimento de ISS, ICMS, IPI, INSS, balanços,
faturas etc.
Estes documentos devem estar separados, e para tal feito, é
necessário ler o documento e analisar sua origem. A organização dos arquivos
deve ser feita no mínimo anualmente, e conferir e guardar os documentos que
realmente são importantes, porque 75% dos papéis gerados pelas empresas é
exclusivamente lixo. Devemos organizar para saber quais documentos devemos
mover para o arquivo inativo, os que já não ter serventia porque já venceram na
tabela de temporalidade, e que, portanto devem pertencer ao arquivo morto. Devo
ter em meu arquivo corrente (ou dinâmico), apenas documentos do ano em curso,
pois são deles que mais vou precisar.
· Arquivo Corrente ou Dinâmico – também
conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos
estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos
e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência
de uso. São muito usados pela administração.
· Arquivo Intermediário – também conhecido
como de Segunda Idade ou Semiativo. São Arquivos que aguardam em depósito de
armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de
uso pela administração.
· Arquivo Permanente – também conhecido como
de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em
caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.
Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é
considerado “morto” ou “inativo”.
Para alcançamos a plenitude do nosso arquivo, devemos ter
nele: organização, segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, fácil
acesso e uniformidade.
O móvel onde podemos armazenar os documentos são:
- Gaveteiros: que geralmente são de pastas suspensas. A desvantagem é que se ele for muito alto e enchermos mais as gavetas de cima e menos as de baixo, corremos o risco de ele tombar em nosso corpo quando for aberto. Se o utilizar, evite deixar as gavetas aberta, e /ou as pastas muito abarrotadas, pois quando for pegar uma pasta, outra virá junto e cairá.
- Armários: podemos guardar as pastas A-Z, pastas normais, pastas sanfonadas, em caixas, como caixas de arquivos suspensos. A vantagem é que pode ficar uma organização mais visível e ao alcance.
- Deslizantes: ele se contrai e se expande, se adequando à lugares pequenos, ou com volume muito grande de documentos. Geralmente é mais utilizado em bibliotecas, para o armazenamento de livros.
Para uma melhor estática aos nossos documentos, podemos nos
atentar a alguns detalhes, como, para separar documentos, utilizar pastas “L”;
preferir grampear os documentos ao prendê-los com clipes, e sempre lembrando
que o grampo deve estar na parte superior esquerda; documentos com furos
devemos reforçar com adesivos próprios para esse fim; e quando retirarmos algum
documento do arquivo, marcar esta parte para devolver o documento para o mesmo
lugar.