Em virtude das alterações advindas do cenário globalizado
competitivo, onde a troca de experiências e conhecimentos ocorre em ritmo
acelerado, cada vez mais a secretária executiva passa a exercer eficazmente
suas habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente às
exigências das organizações. Torna-se imprescindível que ela tenha uma visão
estratégica de negócios para poder atuar em parceria com seu executivo e
equipe, priorizando atividades, gerenciando informações, compreendendo os objetivos
e metas a serem alcançados e se comprometendo com a organização.
A nova secretária executiva possui habilidades gerenciais
fortemente definidas: comunicação assertiva, ênfase no relacionamento
interpessoal, capacidade de lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de
coordenar uma tarefa, de supervisionar seus subordinados, de resolver
problemas, de tomar decisões e de melhorar a qualidade e produtividade do
trabalho.
A secretária executiva atua hoje como multiprofissional,
assumindo papéis polivalentes que permitem a ela administrar o fluxo de
informações com competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor
e eficácia, bem como gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência
emocional para enfrentar obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente de
interação. Hoje, a secretária busca alcançar os objetivos e as metas se
preocupando não só com a produtividade e qualidade de seu trabalho, mas também
buscando desenvolver parcerias com a equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento
com assuntos corporativos e seu posicionamento na organização como facilitadora
e multiprofissional.
No cenário atual as secretárias executivas assistem a
vários executivos e equipe, assim como têm diversos subordinados sob sua
supervisão, exigindo habilidades específicas para administrar várias tarefas e
liderar vários colaboradores que necessitam de sua supervisão. Nota-se que as
organizações estão assimilando essa mudança de perfil e estão procurando
investir em treinamentos gerenciais para que elas possam desenvolver seu
potencial e realizar suas atividades com eficácia.
Há uma compreensão por parte dos colegas, superiores e de toda organização
quanto ao novo perfil da secretária assessora multifuncional. Em virtude dessa
nova percepção, elas estão participando ativamente de reuniões estratégicas,
inteirando-se dos assuntos corporativos, propondo ideias e sugestões, sendo
ouvidas e reconhecidas como profissionais competentes, hábeis e aptas a gerir
processos e pessoas.
Há ainda um ponto a ser aprimorado referente à delegação de
tarefas. Talvez, devido ao extenso período em que realizavam as atividades por
si mesmas, as secretárias ainda têm dificuldade em exercer uma liderança mais
democrática junto a seu subordinado. Ainda há um controle autoritário, por meio
do qual elas determinam como as atividades serão executadas pelos seus
auxiliares. Isso decorre do receio de que sejam responsabilizadas por possíveis
erros que sua equipe possa cometer. Porém, esse comportamento vem se
modificando aos poucos, já que as secretárias se predispõem a sanar dúvidas e a
orientar seus subordinados durante a execução da atividade, o que demonstra já
uma preocupação em treinar, orientar e direcionar o time em busca de um
resultado.
Com a assimilação desse perfil mais empreendedor, as
próprias secretárias visualizam mudanças em sua formação, por meio da
realização de cursos de administração que propiciem uma visão mais estratégica
e empreendedora, bem como o desenvolvimento das habilidades gerenciais e de
liderança que a auxiliarão na sua performance executiva.
Mesmo não exercendo cargos diretivos na organização em que
trabalha o que automaticamente lhe daria autoridade e poder gerencial, a
secretária executiva pode atuar como gestora de informações e processos e líder
dos colaboradores que se reportam a ela.
A secretária executiva tornou-se um elemento chave na organização, através de
uma postura gerencial condizente com as tendências do mercado atual, englobando
gestão de pessoas, comunicação interpessoal e comportamento organizacional. Com
esta nova visão administradora, somando-se à habilidade de liderança, delegação
de tarefas e capacidade de lidar com diferentes estilos de personalidade, esta
profissional é capaz de assessorar de modo eficaz, não só seu gestor, como
também a equipe com a qual trabalha.
Por Ligia Ribeiro
REFERÊNCIA
CARVALHO, Antonio Pires (org.). Talentos brasileiros do
secretariado executivo. São Paulo: Secretária Multifuncional, 2004.
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: o novo papel dos
recursos humanos nas organizações. 15. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1999.